Отмена командировки

Действующее законодательство не ограничивает компанию в причинах отмены командировки. Например, отмена служебной поездки может произойти:
• в связи с призывом сотрудника на военную службу по мобилизации;
• в связи с болезнью работника;
• по семейным обстоятельствам командированного;
• по причине форс-мажора (примером может служить закрытие границ из-за пандемии коронавируса, отмена авиарейса из-за плохих погодных условий и так далее).

Рабочая поездка может просто потерять свою актуальность. Например, контрагент отказался от заключения сделки и директору не нужно ехать на подписание договора.

Процедура отмены служебной командировки законом не регламентирована. Она может быть установлена локальным нормативным актом компании. В этом случае необходимо действовать согласно документу. Если его нет, то можно руководствоваться следующим порядком.

Шаг 1. Издание приказа об отмене командировки.
Основанием для принятия решения об отмене деловой поездки может стать служебная записка. Ее составителем может выступить непосредственный руководитель сотрудника, направляемого в командировку. Например, он может известить руководителя компании о том, что поездка потеряла свою актуальность, или о том, что работника, собирающегося в командировку, призывают на военную службу в связи с мобилизацией.
Для того чтобы оформить отмену служебной командировки, необходимо издать соответствующий приказ. О том, как его правильно составить, мы расскажем ниже.

Шаг 2. Уведомление сотрудника об отмене командировки.
Работника, собирающегося в поездку нужно ознакомить с приказом об отмене командировки под подпись. Если сотрудник уже выехал, то необходимо получить от него подтверждение, что он ознакомился с документом.

Шаг 3. Предоставление сотрудником авансового отчета и проведение расчетов.
Если командированный сотрудник бронировал номер в гостинице и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). Если же на эти цели ему был выдан аванс, работник должен сдать авансовый отчет с подтверждающими документами. Сделать это нужно в установленный руководителем срок, не превышающий трех рабочих дней по возвращении, если командировка была отменена после того, как сотрудник отправился в поездку (п. 26 положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Оставшиеся денежные средства сотрудник должен вернуть.

Сотрудник может внести средства в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Кассир должен выдать ему квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения денег (пп. 5.1 п. 5 указания № 3210-У). Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты сотрудника на расчетный счет компании, то рекомендуем указать назначение платежа: «Возврат подотчетной суммы».
Если работник не вернул неиспользованные денежные средства в срок, установленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из зарплаты (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании нужно принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, который был определен для возвращения аванса. Сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Таким образом, для удержания указанных денежных сумм из заработной платы работника от него необходимо получить письменное согласие, оформленное в произвольной форме (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Если сотрудник не согласится с задолженностью, взыскать с него невозвращенные суммы аванса можно только через суд.

Унифицированной формы приказа об отмене командировки нет, поэтому работодатель составляет его произвольно. В документе указывают:
• причины отмены командировки;
• реквизиты приказа о направлении сотрудника в командировку, которая не состоится;
• Ф.И.О. и должность командированного работника;
• местоназначение отмененной поездки;
• порядок возврата неизрасходованных денежных средств, если работник уже получил командировочные, а также, например, порядок отмены бронирования гостиницы, возврата проездных документов.

В приказе нужно перечислить документы, которые стали основанием для отмены командировки, например:
• если из организации, куда направлялся сотрудник, пришло письмо о том, что в его приезде нет необходимости, следует привести реквизиты этого письма;
• если поездку отменили по причине болезни командированного – данные листка нетрудоспособности;
• если сотрудник был призван на военную службу по мобилизации – реквизиты повестки.

Копии документов необходимо приложить к приказу, с которым нужно ознакомить не только командированного сотрудника, но и других должностных лиц, которых он касается. Например, секретаря, который должен отменить бронирование отеля, бухгалтера, который будет проводить взаиморасчеты с сотрудником, и так далее.

По ссылке можно скачать образец приказа об отмене командировки.

Полученные денежные средства за возвращенные билеты доходом не признают. Нужно отразить уменьшение на эту сумму дебиторской задолженности работника или организации-перевозчика в зависимости от того, приобретался билет подотчетным лицом или напрямую организацией (п. 2 ПБУ 9/99 «Доходы организации»).

Суммы, удержанные при возврате билетов, включая сумму неустойки (штрафа), обычно относят к прочим расходам как санкции за нарушение условий договоров (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В случае отмены командировки в связи с пандемией COVID-19 сумму, удержанную при возврате билета, включают в прочие расходы в качестве чрезвычайных расходов (п. 13 ПБУ 10/99, п. 2 информации Минфина РФ № ПЗ-14/2020).

Расход признают на дату (пп. 16, 18 ПБУ 10/99):
• возврата билетов перевозчику, если они приобретались компанией;
• утверждения авансового отчета, в котором отражены стоимость билета и полученная при возврате сумма, если билеты приобретались сотрудником за счет полученных под отчет денежных средств.

Основные бухгалтерские записи при возврате билетов, купленных фирмой.

Проводки при возврате билетов, купленных подотчетным лицом.

Если при отмене командировки остались неиспользованными невозвратные билеты, то бухгалтерские записи будут аналогичными (пп. 4, 11 ПБУ 10/99).

Однако если командировка отменена в связи с чрезвычайными обстоятельствами, возможно, что ранее оплаченная сумма провозной платы может быть зачтена в оплату будущих перелетов или возвращена независимо от того, куплен билет по тарифу, допускающему возврат, или по невозвратному тарифу:
• либо на основании статьи 107.2 ВК РФ. В этом случае условия такого зачета или возврата определяются правительством. Например, может быть установлено, что плата должна быть принята перевозчиком в счет оплаты другого рейса или возвращена по истечении трех лет с даты отправления несостоявшегося рейса с процентами;
• либо по решению перевозчика в связи с невозможностью исполнения им договора перевозки.

Такой порядок обычно применяется при невозвратных тарифах на авиаперелеты (письмо Минтранса РФ от 07.07.2020 № Д1/15692-ИС).
Если компания ожидает зачета или возврата, то расход она не признает, учитывает ранее перечисленный платеж как дебиторскую задолженность (пп. 3, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерский учет сумм, выданных сотруднику, зависит от того, потрачены они или нет. Если работник приобрел билеты, то затраты, связанные с их возвратом, нужно учитывать по правилам, описанным выше.

Другие траты, оплаченные работником в связи с командировкой, например, получение визы, медицинской страховки, на дату утверждения авансового отчета нужно отнести в прочие расходы. При отмене командировки они перестают быть связаны с производством товаров, выполнением работ, оказанием услуг (пп. 4, 11, 16, 18 ПБУ 10/99).

Если причиной отмены командировки являются рекомендации (распоряжения) властей, данные в связи с распространением, например, коронавирусной инфекции COVID-19, то нужно включить эти затраты в прочие расходы в качестве чрезвычайных расходов (п. 13 ПБУ 10/99, п. 2 информации Минфина РФ № ПЗ-14/2020).

Если сотрудник не использовал полученные денежные средства, включая суточные, то они подлежат возврату в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).

Возврат неизрасходованных сумм, выданных на командировку, отражают проводкой.