Отказ работника от отпуска

Если работодатель согласен, то у сотрудника не возникнет проблем, чтобы отказаться от отпуска, предусмотренного графиком, и перенести его на другой период. Но как быть, если такая договоренность не достигнута?
Человек имеет право отказаться от ежегодного оплачиваемого отпуска по графику, если у него есть на это уважительные причины. Если же их нет, то за отказ пойти в запланированный отпуск сотруднику может грозить дисциплинарная ответственность.

Законными основаниями для отказа от отпуска и переноса его на другие даты, в частности, считаются следующие:

• работодатель нарушил срок выплаты отпускных или уведомил об отпуске сотрудника менее чем за две недели. Тогда по письменному заявлению работника отпуск нужно перенести, а новый срок согласовать с ним (ч. 2 ст. 124 ТК РФ);
• человек относится к той категории сотрудников, которые вправе пойти в отпуск в удобное для них время. Это в том числе работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ).

Если же отпуск не запланирован по графику, то работник может в любом случае от него отказаться. График отпусков должен соблюдаться и персоналом, и работодателем в силу ч. 2 ст. 123 ТК РФ. Но если отпуск в нем не предусмотрен, у человека не возникает обязанности идти отдыхать в указанный работодателем срок, что следует из ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ. Поэтому компании потребуется либо внести изменения в график отпусков, предусмотрев в нем отпуск работника, либо договориться с сотрудником о его использовании. Что нужно сделать, чтобы достигнуть такого соглашения, законодателем не установлено. Конкретный порядок может быть прописан работодателем в положении об отпусках или другом нормативном акте.

Если работодателем является микропредприятие или некоммерческая организация, которые полностью или частично отказались принимать локальные нормативные акты, то даты отпуска определяют в письменном соглашении с работником. Это следует из части 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189, ст. 309.2 ТК РФ.

Как мы видим, совсем отказаться от отпуска сотрудник не имеет права. Но при этом в некоторых ситуациях он может получить денежную выплату за часть отпуска. Так, если работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск больше 28 дней, то за каждый последующий день ему может быть выплачена компенсация. 

Если сотрудник достиг согласия с руководством компании о переносе предусмотренного графиком отпуска или же у него имеются уважительные причины на отказ от него, отмену отпуска нужно оформить. Законодатель не предусмотрел порядок оформления отказа от законных дней отдыха и переноса их на другой срок. Обычно в такой ситуации поступают следующим образом: сотрудник пишет заявление об отмене отпуска или его переносе. Руководитель организации ставит на заявлении свою подпись в знак согласия с отменой отпуска (письмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).

Если же сотрудник без законных на то оснований и без достижения согласия с работодателем попытается отказаться от отпуска, работодатель вправе, несмотря на желание сотрудника, оформить отпуск в обычном порядке. При этом администрация уведомит сотрудника об отпуске минимум за две недели до его начала, оформит приказ об отпуске, если такой порядок принят в компании, отразит отпуск в личной карточке и табеле учета рабочего времени, а также выплатит работнику отпускные в законодательно установленный срок.

Если работник попытается отказаться знакомиться с документами по отпуску под подпись, работодатель может зачитать их вслух при свидетелях и составить акт о том, что сотрудник ознакомлен устно, так как отказался поставить подпись об ознакомлении. Это позволит руководству компании при необходимости подтвердить, что сотрудника отправили в отпуск с соблюдением требований закона.

Если после этого работник в период отпуска выйдет на работу, отмечать ему явку в табеле учета рабочего времени работодателю не нужно и выплачивать заработную плату за эти дни тоже. Кроме того, как уже говорилось выше, сотрудник в такой ситуации может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. 

Сразу отметим, что законодатель установил случаи, когда запрещено переносить ежегодный оплачиваемый отпуск работника на следующий рабочий год (ч. 4 ст. 124 ТК РФ):

• если работник несовершеннолетний;
• работник занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• из-за переноса отпуска обнаружится, что человек трудился без отпуска в течение двух лет подряд.

Такой запрет обязателен как для работодателя, так и для работника. В этой ситуации сотруднику и руководству компании нужно договориться о новом сроке отпуска в текущем рабочем году.

Для переноса ежегодного оплачиваемого отпуска работник пишет заявление. Оно составляется в произвольной форме, поскольку нормативно форма не утверждена. На это указал Роструд в письме от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1.

Работодатель должен согласовать с работником новые даты ежегодного оплачиваемого отпуска, если он переносится по просьбе работника ввиду того, что ему несвоевременно выплатили отпускные или предупредили его о начале отпуска менее чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Также возможна ситуация, когда руководство обязано перенести отпуск на те даты, которые указал сотрудник. В частности, если беременная работница просит предоставить ей отпуск не по графику, а перенести на период, предшествующий отпуску по беременности и родам (ч. 4 ст. 123, абз. 4 ч. 1 ст. 124, ст. 260 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456, Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Если компания переносит отпуск, идя навстречу работнику — по его просьбе, то новые даты определяет работодатель, но с учетом пожеланий сотрудника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска не обязателен по закону. Обычно его оформляют в том случае, если ранее уже издали приказ о предоставлении работнику такого отпуска. Форма приказа произвольная, поскольку нормативно установленной формы нет. В приказе указывают, в частности:

• фамилию, имя, отчество, должность работника, структурное подразделение;
• причину переноса отпуска;
• дату начала перенесенного отпуска, если она уже определена. А если нет, то можно указать, что она будет установлена по согласованию с работником;
• количество дней отпуска, которые переносятся;
• поручения ответственным работникам. Например, специалисту по кадрам — отразить в графике отпусков сведения о переносе ежегодного отпуска.

Иногда вместо приказа о переносе отпуска удобнее издать приказ об отмене ранее изданного приказа об отпуске. К примеру, если работник написал заявление о переносе всего отпуска из-за того, что его вовремя не оплатили.

Работника нужно предупредить о времени начала перенесенного отпуска под подпись минимум за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если до даты начала перенесенного отпуска остается меньше двух недель, то все равно рекомендуется уведомить работника о времени его начала, чтобы он знал о согласованном периоде отпуска. В этом случае риски для работодателя минимальны.

Сведения о переносе отпуска должны быть внесены в график отпусков и личную карточку сотрудника. 

Заявление об отказе от отпуска составляется в произвольной форме, поскольку законодательно такая форма не установлена. В нем указывают следующие данные:

• Ф.И.О. сотрудника, его должность, структурное подразделение;
• период отпуска, который просит перенести или отменить работник;
• причину отмены или переноса отпуска – к примеру, несвоевременная оплата отпуска;
• желаемая дата начала нового отпуска и количество его дней;
• дата подачи заявления и подпись сотрудника.

На то, что заявление используется для согласования новых дат отпуска, указал Роструд в письмах от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1 и от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1.

Если работник относится к тем, кому работодатель не вправе отказать в предоставлении отпуска в удобное для них время, то к заявлению нужно приложить документы, подтверждающие право на эту льготу.