Отчетность в период приостановки деятельности

Первоначально необходимо принять решение, по какой причине собственники решили приостановить работу. Это может быть конфликт между участниками, менеджментов, существенные юридические риски, резкое падение спроса на продукцию, проблемы с производством и прочие. Временный простой — это один из возможных вариантов решений проблемы, но требуется изучить другие возможности: продажа бизнеса, глубокая модернизация, изменение маркетинговой стратегии. Если собственник видит потенциал бизнеса, необходимо разработать план действий по восстановлению компании.

В обязательном порядке необходимо решить оперативные вопросы: кадровые, расчетные, юридические. Следует оценить, каких сотрудников компания оставит, а с какими решит расторгнуть трудовые договоры. При планировании приостановки деятельности необходимо зарезервировать средства для выплаты выходного пособия и других обязательных платежей. Если часть персонала будет продолжать числиться в компании, потребуются средства на выплату зарплат и уплаты страховых взносов.

Важный аспект приостановки — расчеты с контрагентами. Компания до простоя должна выполнить все свои договорные обязательства: оплатить поставленные товары, осуществить авансированные работы, выплатить иные денежные средства, предусмотренные всеми типами договоров. Нарушения условий неизбежно приведут к претензионной работе, которая потребует дополнительных расходов.

Компания должна решить вопросы с регулярными платежами: арендными, банковскими, лицензионными. Здесь необходимо найти баланс между экономией и будущими затратами на восстановление деятельности. Если у организации выгодная аренда в перспективной локации, отказываться от нее только при наличии веских причин (например, при полной ликвидации). В иных случаях возможно обсуждение с арендодателем каникул и иных возможностей для снижения затрат на период простоя.

Для сокращения представляемых в ИФНС отчетных форм компания в период приостановки деятельности имеет право составлять упрощенную декларацию. Этот отчет могут сдавать организации и ИП по налогам с отчетным или налоговым периодом квартала, полугодия, 9 месяцев, календарного года, а именно по налогу на прибыль, единому налогу при УСН, ЕСХН, НДС.

Право составлять единую декларацию имеют организации (ИП), у которых в отчетном периоде не было объектов налогообложения по налогам, отмеченным в этом отчете. Второе обязательное условие — отсутствие движения денег по расчетным счетам и в кассе.

У налогоплательщика есть выбор: сдавать единую (упрощенную) декларацию или нулевые декларации по отдельным налогам. Применение упрощенного отчета – это право, а не обязанность. Однако на момент сдачи отчетности только бухгалтер знает, выполняются все эти ограничения или нет. Поэтому он и решает, по какой форме сдавать отчетность: в виде упрощенной декларации или в виде деклараций по отдельным налогам.

Нельзя подать упрощенную единую декларацию вместо отчетности по НДФЛ, налогу на игорный бизнес, НДПИ, акцизам, водному налогу, налогу на имущество организаций. Кроме того, не подают единую (упрощенную) декларацию вместо расчетов плательщики страховых взносов.

Отчет представляется в налоговую инспекцию по местонахождению организации или месту жительства предпринимателя. Документ можно сдать в бумажной или электронной форме. Периодичность подачи единой (упрощенной) декларации – поквартальная. Декларацию нужно представить не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, полугодием, 9 месяцами, календарным годом.

Обязанность по представлению 6-НДФЛ в налоговые органы определяется наличием выплат в течение отчетного периода в адрес физических лиц. Если компания на период приостановки деятельности сохранила за сотрудниками зарплату, то независимо от выплачиваемых сумм необходимо составлять и сдавать 6-НДФЛ. В этом случае отчетная форма формируется в общем порядке по правилам, установленным действующим законодательством.

Расчет обязаны представлять налоговые агенты. Если компания не начисляла и не выдавала деньги физлицам, статуса налогового агента у нее нет, а значит, расчет 6-НДФЛ, в том числе нулевой, представлять в инспекцию не нужно. По своей инициативе организация или ИП могут сдать нулевой расчет, инспекторы обязаны его принять.

Налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет, если не получит расчет по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). У налоговиков не будет сведений, является ли компания налоговым агентом или просто забыла подать расчет, поэтому безопаснее предупредить ИФНС заранее. Для этого можно направить в инспекцию письмо в произвольной форме о том, что компания приостановила деятельность и больше не является налоговым агентом по НДФЛ. Это обезопасит от претензий проверяющих и блокировки счета.

Важно: если организация начислила и выплатила доход сотрудникам только один раз в середине года, например, в II квартале, то за I квартал расчет сдавать не надо. Но за полугодие, 9 месяцев и за год расчеты сдать придется.

Бизнес, приостановивший деятельность, обязан сдать нулевой расчет по страховым взносам, даже если не выплачивает зарплату. Если работодатель не подал в ИФНС нулевой РСВ, налоговые инспекторы начислят штраф 1 тыс. рублей и могут заблокировать расчетный счет компании.

При заполнении нулевого РСВ в него необходимо включить титульный лист, раздел 1 без приложений и раздел 3.

Подраздел 1 раздела 1 можно не заполнять – такой вариант допустим.

По строке 001 раздела 1 указывается код 2. Он означает, что начислений в пользу физических лиц за последние три месяца не было.

По строкам для сумм страховых взносов раздела 1 заполняются нули.

Строку 010 раздела 3 нужно оставить пустой.

Если в нулевой отчет решено включить подраздел 1 раздела 1, в нем необходимо указать код тарифа в строке 001. Например, код общего тарифа 01. В строке 010 отражается количество застрахованных лиц, пусть даже выплаты им не начисляли. К застрахованным лицам относится, например, директор – единственный учредитель. В строках 020–052 указывают нули, если в отчетном периоде не было выплат и взносов.

На каждого работника заполняется раздел 3 с подразделом 3.1, в котором отражают данные сотрудников – ИНН, фамилию, имя, отчество. В графах 130–210 подраздела 3.2 раздела 3 заполняются прочерки. Это графы для отражения кода категории застрахованного лица, суммы заработка, страховых взносов по единому тарифу и страховых взносов на ОПС по дополнительному тарифу.

Сопроводительное письмо или пояснительную записку к нулевому РСВ прикладывать не нужно: порядок сдачи РСВ это не предусматривает. ИФНС вправе затребовать пояснения, документы или вызвать для дачи устных пояснений должностных лиц, если возникнут вопросы.

Отчет надо сдавать, даже если нет штатных сотрудников и подрядчиков и в отчетном месяце выплаты работникам и подрядчикам не начислялись. Когда у страхователя нет сотрудников, у него остается исполнительный орган – директор, он может быть одновременно и единственным участником. На него нужно сдать персонифицированные сведения о физических лицах.

Форма отчета содержит титульный лист и лист с данными о физических лицах, суммами выплат и вознаграждений. Заполнять нужно все листы. На титульном листе указывают данные о страхователе, отчетном периоде, уполномоченном лице. На второй и последующих страницах формы заполняются персонифицированные сведения о застрахованных лицах. По каждому физическому лицу необходимо оформить отдельный блок строк 010–070.

Если в отчетном месяце работникам ничего не начисляли и не выплачивали, в отчет их все равно нужно включить. В этом случае строку 070 с суммами выплат в электронном документе можно оставить пустой, в бумажном документе обязательно проставить прочерки.

Срок сдачи персонифицированных сведений в ИФНС – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. При этом ФНС и Минфин разрешают не сдавать персонифицированные сведения о физлицах за третий месяц каждого квартала. Достаточно представлять только за первые два месяца каждого квартала.

Персонифицированные сведения нужно сдавать в ИФНС. ИП и КФХ сдают отчет в ИФНС по месту жительства, юрлица – по своему местонахождению.

Есть два способа сдать в ИФНС персонифицированные сведения – на бумаге или электронно. В цифровом виде обязаны сдавать отчет страхователи с численностью сотрудников, которым выплачивали зарплату или вознаграждение, свыше 10 человек. Если превышения нет, отчет можно представить или на бумаге, или электронно.

В Социальный фонд сдают персонифицированную отчетность по сотрудникам и взносам на случай травматизма по форме ЕФС-1. Отчет необходимо заполнять, даже если в отчетном периоде не было начислений сотрудникам. Заполняют титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 – они обязательны. Остальные подразделы раздела 2 можно не сдавать, если в них отсутствуют показатели.

На титульном листе в общем порядке указывают регистрационный номер, наименование организации, ИНН, КПП, код по ОКВЭД основного вида деятельности, ОГРН или ОГРНИП.

В подразделе 2.1 заполняется база для расчета взносов на травматизм (нарастающим итогом), размер страхового тарифа и сумма взносов с начала расчетного периода, а также отдельно за первый, второй и третий месяцы отчетного периода.

Подраздел 2.3 со сведениями о спецоценке и медосмотрах нужно подавать в составе раздела 2 формы ЕФС-1 по итогам I квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Сведения о спецоценке и медосмотрах приводятся на начало года. Данные нужно брать из соответствующих отчетов. Если в течение отчетного периода была проведена спецоценка или работники прошли медосмотр, данные на начало года не поменяются. Сведения о проведенных в текущем году мероприятиях отражаются в отчете на начало следующего года.

Раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм сдают по итогам I квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Срок – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, за 12 месяцев 2023 года страхователям необходимо представить его не позднее 25 января 2024 года.

Отчет необходимо направить в территориальные отделения Социального фонда (СФР) по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Форма подачи: в электронном виде (если численность персонала 11 и более человек) или бумажная (если сотрудников не более 10).