Ошибки в ЕФС-1

При проверке отчета ЕФС-1 Социальный фонд России (СФР) может не принять форму и направить уведомление об устранении расхождений. Это может случиться, если в ЕФС-1 допущены неточности, неверно заполнены графы или строки отчета. В полученном уведомлении не указывается, какое несоответствие выявил СФР, однако к нему фонд прикладывает протокол с указанием кода ошибки. В зависимости от того, какой в документе будет указан код, необходимо либо исправить ошибку, либо заново предоставить отчет. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней (п. 5 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

По результатам проверки страхователь может получить протокол с одним из трех кодов.

1. Код 20 — несоответствия не являются существенными. СФР принял форму без необходимости корректировки. Однако вам нужно принять к сведению эти ошибки и в будущем представлять форму с другими данными.
2. Код 30 — ошибки незначительные. Форма считается принятой, однако страхователь в течение 5 рабочих дней должен подать корректирующий отчет.
3. Код 50 — ошибка является критической. Это значит, что фонд не принял отчет и его необходимо подавать заново. 

Код 50 означает, что страхователь совершил грубую ошибку. Она может свидетельствовать о нарушении формата или формы представления ЕФС-1. Расшифровка протокола с кодом 50 представлена в таблице.

После того как СФР направит вам протокол с кодом 50, несоответствие необходимо исправить. В зависимости от нарушения нужно либо проверить правильность заполнения ЕФС-1, либо продлить срок действия ЭП, либо обновить программу. Также причиной ошибки может являться неправильно выгруженный файл.

После исправления несоответствий придется заново отправить форму. Срок для повторной сдачи ЕФС-1 – 5 рабочих дней. Если его нарушить, страхователь может быть привлечен к ответственности в виде штрафа в размере 500 рублей за каждого застрахованного лица. 

Код 30 в протоколе свидетельствует о том, что ошибка в отчете незначительная, но страхователь должен ее исправить. Примеры возможных несоответствий представлены в таблице.

В Постановлении Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п перечислены все условия, при нарушении которых появится ошибка с кодом 30. Чаще всего данный код указывает на неверно заполненный подраздел 1.1 формы ЕФС-1, в котором отражаются сведения о трудовой деятельности. Чтобы избежать получения протокола с кодом 30, необходимо правильно заполнить подраздел. Основные нюансы заполнения представлены ниже.

1. Если в графе 3 подраздела 1.1 указано «Начало договора ГПХ», графа 5 не подлежит заполнению. Дело в том, что трудовая функция есть только у лиц, работающих по трудовому договору.
2. Если в графе 3 отмечены мероприятия «Начало договора ГПХ» или «Окончание договора ГПХ», графа 6 должна содержать одно из следующих значений — ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД или ЛДПИ. Они расшифровываются следующим образом:

• ДГПХ – договор гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг;
• ДАВТ – договор авторского заказа;
• ДОИП – договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы и искусства;
• ИЗЛД – издательский лицензионный договор;
• ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения.

3. Если в графе 3 указаны мероприятия «Прием», «Перевод», «Увольнение», «Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ», «Приостановление» или «Возобновление», код выполняемой функции должен быть обязательно указан.
4. Графа 7 «Причина увольнения» не заполняется при указании мероприятия «Окончание договора ГПХ».
5. Если в графе 7 указано «Иное», необходимо обязательно отметить нормативный документ, на основании которого происходит увольнение, и минимум один из элементов: статью, часть, пункт, подпункт.
6. Если вид мероприятия – «Прием», «Перевод», «Установление (Присвоение)», «Приостановление» или «Возобновление», должна быть заполнена графа 3 или 5.

Если страхователь получил протокол с кодом 30, необходимо проверить правильность заполнения отчета и исправить все несоответствия. Если ошибки обнаружены в подразделе 1.1, следует его переделать и представить в СФР. 

Ошибки с кодом 50 не связаны с данными о застрахованных лицах, при их наличии отчет нужно подавать заново. Иные ошибки требуют предоставления корректирующей ЕФС-1.

Порядок заполнения и представления формы с исправленными данными зависит от того, какие сведения корректируются: о трудовой деятельности, страховом стаже или начисленных страховых взносах на травматизм. Корректирующие сведения подают по форме, которая действовала в момент отправки отчета.

1. При исправлении сведений о трудовой деятельности в СФР нужно представить подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1, а также титульный лист и подраздел 1 раздела 1.

Если требуется отменить запись со сведениями о застрахованном лице, строку подраздела нужно заполнить в полном соответствии с исходными данными. В графе 11 «Признак отмены записи» необходимо поставить «X». При исправлении записи требуется выполнить те же действия, а также заполнить строку, следующую за отмененной записью, но уже с верными сведениями.

Если страхователь неверно указал дату подачи заявления  о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то для отмены записи в соответствующей строке необходимо проставить дату, указанную первоначально, и в графе 11 проставить «Х». Для корректировки записи в строке ниже нужно указать правильную дату подачи заявления.

2. При корректировке сведений о страховом стаже в СФР нужно представить подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1, а также титульный лист, подраздел 1, а в некоторых случаях и подраздел 2 раздела 1 отчета.

Если необходимо отменить сведения, отраженные на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, в поле «Тип сведений» нужно выбрать «Отменяющая». При уточнении данных — выбрать форму с типом «Корректирующая». Напротив необходимого типа требуется проставить знак «Х». В одной форме ЕФС-1 нельзя представить данные с разным типом сведений («Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

В поле «Корректируемый (отменяемый) период» нужно указать год, за который отменяются или исправляются сведения.

Если требуется исправить информацию о зарплате и условиях осуществления деятельности работников госучреждений, в СФР представляется подраздел 1.3  ЕФС-1, титульный лист и подраздел 1 формы. В поле «Тип сведений» нужно выбрать:

— «Корректирующая», если сведения требуют исправлений;

— «Отменяющая» — при их отмене.

В поле «Корректируемый (отменяемый) период» подраздела 1.3 необходимо указать месяц и год, за который отменяются или корректируются сведения.

3. Ошибки в сведениях о начисленных страховых взносах на травматизм подлежат исправлению, если они привели к занижению суммы взносов. Неотражение или неполное отражение сведений также требует подачи уточненных сведений. Для этого необходимо представить в фонд раздел 2 и титульный лист ЕФС-1.

В поле «Номер корректировки» нужно проставить номер, указывающий, какие по счету уточненные сведения представляются, например: «001», «002», «003».

Если ошибки в ЕФС-1 обнаружит СФР, исправить ее нужно в течение 5 рабочих дней, если страхователь – в любое время, но до того, как ее выявит фонд. Если уложиться в эти сроки, штрафа можно избежать.