Ошибки в 6-НДФЛ: ответственность

В сданном расчете 6-НДФЛ могут быть найдены ошибки и противоречия. Некоторые нужно скорректировать, а другие достаточно пояснить. Как обнаружить и исправить ошибки в отчете, какая ответственность за них предусмотрена, узнаете из нашей статьи.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Виды ошибок 6-НДФЛ
2. Как найти ошибку в 6-НДФЛ
3. Ошибки в 6-НДФЛ: как исправить
4. Пояснения в налоговую: ошибки в 6-НДФЛ
5. Штраф за ошибку в 6-НДФЛ

Виды ошибок 6-НДФЛ

Ежеквартально налоговые агенты представляют в ИФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Если после его подачи обнаружена ошибка, необходимо ее исправить. Порядок исправления зависит от вида нарушения и момента выявления.

Налоговики выделяют типичные ошибки и ситуации, при которых требуется корректировка подоходного налога. Среди них:
• неверно указанные КПП или ОКТМО, другие регистрационные данные компании;
• ошибочные суммы начислений, вычетов, налоговой базы и иных показателей;
• неправильное применение вычетов и другие случаи неправомерного занижения НДФЛ;
• нестыковки показателей разделов 1 и 2;
• некорректное заполнение расчета закрытым обособленным подразделением.
• восстановление по решению суда уволенного сотрудника.
Рассмотрим эти случаи более подробно.

Как найти ошибку в 6-НДФЛ

Ошибки в расчете 6-НДФЛ могут быть найдены как до его представления, так и после. Когда отчет составляется с помощью программных комплексов, вероятность нарушений небольшая. Чаще всего используют программы «1С».

На титульном листе формы проверяют реквизиты в налоговой инспекции, код по месту учета и дату подписания. Эти поля при необходимости можно отредактировать, кликнув дважды на соответствующее значение. Дата подписи должна совпадать или быть позднее даты выплаты дохода в последнем месяце отчетного периода. Для расчета за I квартал 2024 года это 31 марта.

Далее следует проверка содержания страниц разделов 1 и 2 формы 6-НДФЛ. Число листов определяется количеством применяемых ставок и наличием дивидендов в отчетном периоде.

В разделе 1 для каждого КБК предусмотрен отдельный лист, а в разделе 2 деление происходит еще и по ставкам НДФЛ. Например, налог, удержанный по ставке 13 процентов, показывают отдельно от налога по ставке 35 процентов.

Чтобы проконтролировать правильность применяемых ставок, в программе «1С» создан специальный отчет «Анализ НДФЛ».
Если компания в отчетном периоде выплачивала дивиденды, отразить их в расчете следует обособленно. При этом в отношении доходов резидентов от долевого участия деление происходит еще и в зависимости от суммы выплаты: не превышающей и превышающей 5 млн рублей. Для проверки наличия дивидендов используют отчет «Анализ доходов НДФЛ».

В разделе 2 расчета нужно проверить правильность отражения доходов: все ли начисления физлицам отражены для целей НДФЛ, существуют ли невыплаченные доходы, верно ли они приняты в отчетном периоде.

Для НДФЛ датой получения дохода в большинстве случаев является день их оплаты. Например, зарплата за вторую половину марта, выплаченная в апреле, является доходом апреля, а отпускные за апрель, выплаченные в марте, – доходом марта.

Для проверки полноты отражения доходов можно сверить отчеты «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» и «Анализ НДФЛ» в «1С».

Проконтролировать правильность отражения доходов в учете по НДФЛ поможет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками». В таком случае в отчете делают отбор по периоду получения дохода и сверяют суммы с показателями по соответствующим строкам 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Корректность исчисленного подоходного налога проверяется по формуле:
НДФЛ начисленный = база налога х ставку.

Если при проверке отчета возникла ошибка в контрольном соотношении, необходимо провести более детальный контроль с использованием «Подробного анализа НДФЛ по сотруднику» и документа «Перерасчет НДФЛ». Последний отслеживает не только арифметику, но и все особенности расчета налога.

В 6-НДФЛ также рекомендуется проверить суммы исчисленного и удержанного подоходного налога. Для этого в аналитическом отчете НДФЛ нужно настроить вывод графы «Осталось удержать», в которой показаны суммы неудержанного налога. Обычно такие показатели совпадают. Расхождения могут возникнуть в отдельных случаях, например, при выдаче подарка, налог с которого удержан в следующем отчетном периоде, начислении материальной выгоды или возникновении сверхнормативных суточных.

Отдельное внимание нужно обратить на строку 170 раздела 2. В нее должны попасть только те суммы налога, по которым агент будет подавать сведения о невозможности удержания в составе приложения № 1.

С 2024 года в расчете также необходимо сопоставлять между собой разделы 1 и 2. Речь идет о показателях удержанного и возвращенного налога за конкретные периоды. Так, суммы граф 021–026 раздела 1 должны коррелировать с полями 161–166 раздела 2, а данные по строкам 031–036 раздела 1 со строками 191–196 раздела 2. Что касается полей 020 и 160, а также 030 и 190, они будут соответствовать друг другу только в расчете за I квартал. Теперь эти суммы заполняют нарастающим итогом.
Показатели раздела 1 рекомендуется сверить с суммами в представленных уведомлениях.

Если расчет подается за год, нужно проконтролировать заполнение приложения № 1. Со строкой 110 должно коррелировать общее количество приложений, со строкой 120 – итоговая сумма доходов, с полем 130 – сумма вычетов и расходов, с графой 140 – показатель исчисленного НДФЛ, со строкой 170 – величина неудержанного налога.

Провести такую проверку можно при помощи встроенных контрольных соотношений, а также «Реестра сведений о суммах доходов и налога».

Ошибки в 6-НДФЛ: как исправить

Если ошибки обнаружены уже после представления 6-НДФЛ, необходимо скорректировать расчет. Исправления не требуются, только если нарушения порядка заполнения были найдены по итогам проверки. При этом сумму неудержанного налога заплатит не физическое лицо, а налоговый агент (п. 9 ст. 226 НК РФ).

Порядок корректировки расчета зависит от вида нарушения.
Часто ошибку допускают в КПП или ОКТМО. В таком случае нужно аннулировать неверный расчет. Для этого подают уточненку с теми же КПП и ОКТМО, но нулевыми значениями во всех суммовых показателях. На титульном листе указывают номер корректировки.

Одновременно с этим следует представить первичный расчет с верными ОКТМО, КПП и заполненными полями. Такая процедура позволит убрать из лицевого счета ошибочные значения и отразить правильные начисления.
Бывают случаи, когда нужно скорректировать 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению. Тогда уточненка сдается по месту учета головной организации, а к ней прилагается пояснительная записка.

На титульном листе отражают ИНН и КПП головы, ОКТМО закрытой обособки, код 9 «закрытие обособленного подразделения» в поле «Форма реорганизации (ликвидации)», ИНН и КПП закрытого подразделения, а также период представления первичного отчета. Если нужно исправить сведения в справках о доходах и суммах налогов физлиц, в составе расчета необходимо представить приложение № 1. Здесь речь идет только о годовом расчете.

Немало ошибок возникает и в показателях формы. Например, компания неверно применила стандартный вычет, и сумма НДФЛ исказилась. Подоходный налог нужно удержать при выплате сотруднику любого дохода и уплатить вместе с пенями за просрочку.

Порядок исправления расчета зависит от периода обнаружения ошибки. До представления 6-НДФЛ достаточно произвести перерасчет и отразить корректные суммы в разделах 1 и 2. Когда нарушение выявлено после сдачи, бухгалтеру нужно подать уточненный расчет. В нем корректируются строки 130, 131, 140, 160–166 раздела 2.
Аналогичные поправки нужно внести в отчет, когда НДФЛ неправомерно не удержан по любой другой причине.
На практике возникают противоположные ситуации, при которых налог удержан излишне из-за некорректной суммы выплаченного дохода. К примеру, бухгалтер по ошибке начислил лишнюю зарплату, отпускные или материальную помощь. Если данный факт выявлен до сдачи отчета, в разделе 1 показывают удержанный и возвращенный налог, а в разделе 2 отражают верные суммы с учетом перерасчета в строках 120, 121, 131, 140, 160–166, 180, 190–196.

Когда же ошибка обнаружена после подачи 6-НДФЛ, нужно скорректировать отчеты за все периоды, где допущено нарушение. Например, ошибку допустили в феврале, а обнаружили при составлении 6-НДФЛ за полугодие. Тогда сделать корректировку необходимо и за I квартал.

Суммы возвращенного налога вписывают в строки 030–036 и 190–196 расчета за период его фактического возврата. Также необходимо скорректировать строку 180 на сумму возращенного налога.

Необходимость пересчета НДФЛ возникает и при восстановлении по решению суда незаконно уволенного работника. Дело в том, что при расторжении трудового договора работнику может выплачиваться выходное пособие, которое освобождено от обложения подоходным налогом. После вступления решения суда в силу основание для ее выплаты прекращается. Вместо этого начисляется средний заработок за время вынужденного прогула, с которого нужно удержать НДФЛ.

Если в решении суда сумма налога выделена, ее нужно удержать из первой выплаты дохода восстановленному на работе судом сотруднику. Перечислить в бюджет НДФЛ следует в общие сроки (п. 4,6 ст. 226 НК РФ).

В 6-НДФЛ такую выплату указывают в строке 120. В периоде удержания налога заполняют строки 020–026 и 160–166 разделов 1 и 2. В приложении 1 к расчету компенсацию за время вынужденного прогула показывают под кодом 4800.

Бывает, что в решении суда сумма подоходного налога не обозначена. Тогда доход нужно выплатить в полном объеме и уведомить ИФНС и сотрудника о невозможности удержания НДФЛ.

Пояснения в налоговую: ошибки в 6-НДФЛ

Возникают случаи, когда отдельные контрольные соотношения не сходятся. Тогда инспекция может выставить требование пояснить расхождения или представить уточненный расчет. Если в отчете нет ошибок, налоговому агенту рекомендуется составить пояснения и в течение пяти рабочих дней передать их в налоговую инспекцию.
Например, компания может не представить отчет, если она не являлась налоговым агентом в отчетном периоде. В этом случае нужно указать, что доходы физлицам не начисляли и не выплачивали.

Когда в 6-НДФЛ исчисленный налог превышает удержанный или, наоборот, несоответствие обычно связано с выплатой сотруднику натуральных доходов, суточных или расчетом материальной выгоды. В первом случае доходы начислены в одном квартале, а налог с них удержан в другом, а во втором – налог с дохода удержан в следующем календарном году.
Чтобы подтвердить правомерность расхождений, можно приложить к пояснениям копии первичных документов.

Также ИФНС выставляет требование, если зарплаты сотрудников ниже среднеотраслевых или МРОТ. В первую очередь нужно помнить, что законодательно требование к минимальной величине зарплаты установлено только в отношении МРОТ. Соблюдать среднеотраслевые нормы компания не обязана.

Если же у части персонала зарплата ниже минимального размера, можно указать, что это связано с объективными причинами. Например, некоторые работники трудятся неполный день или находятся в декретных отпусках.

Штраф за ошибку в 6-НДФЛ

За недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ налоговым законодательством предусмотрен штраф в размере 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ). Например, оштрафовать могут при занижении суммы доходов, вычетов или налогов. Наказание также распространяется на ошибки в приложении № 1 и применяется к расчету как к единому документу, а не к каждой справке в отдельности.

Если организация в рамках камеральной проверки доплатит налог с пенями, а затем представит уточненный расчет, она сможет избежать санкций. Главное — внести исправления до того, как инспектор обнаружит нарушение и составит акт.

При наличии смягчающих обстоятельств налоговики могут снизить размер штрафа. Это ситуации, когда из-за ошибки налоговый агент не занизил сумму налога, не нарушил права физлиц и не создал неблагоприятных последствий для бюджета.

За нарушение порядка заполнения 6-НДФЛ штрафуют и в рамках административного законодательства. Например, штраф для руководителя составляет 300–500 рублей. При этом предприниматели, адвокаты и нотариусы освобождаются от ответственности (ст. 15.3, 15.6 КоАП РФ).