Организационная структура предприятия

Организационная структура компании – это ее разбивка на составляющие подразделения, отделы, цеха, лаборатории, участки, группы. Осуществляют такое деление, чтобы упорядочить систему управления, наладить взаимодействие между звеньями, установить подчиненность или соподчиненность, а также ответственность. Структура отражает распределение работ между подразделениями и органами управления, разграничивает ответственность между ними, показывает пути получения информации и общения в работе.

Если в компании работает большое число сотрудников с разными задачами, уровнем квалификации, образования, то организовать их труд можно только при наличии проработанного внутреннего устройства фирмы. Для качественного выполнения своих обязанностей каждый специалист должен понимать, где находится его место внутри системы подчиненности.

Как выстроить такую систему, какие создать внутренние подразделения, как наладить между ними обмен информацией и другое взаимодействие — решает собственник компании. Однако для некоторых юридических лиц внутренняя организация предусмотрена на уровне законодательства. В основном это касается учреждений, а также государственных органов и предприятий. Поэтому такие юридические лица должны следовать рекомендациям или указаниям по формированию своего внутреннего устройства, данным в нормативных правовых актах.

Коммерческие организации, такие как ООО, формируют организационную структуру самостоятельно, исходя из потребностей конкретной компании. Основная цель при этом – разделить труд на отдельные задачи и координировать действия по их решению.

Характеристика компаний может быть очень разнообразной. Они различаются по целям создания, профилю своей деятельности, территориальной расположенности, количеству специалистов, объемам, характеру, виду выпускаемых изделий и многим другим критериям. Устройство крупного торгового предприятия может сильно отличаться от внутренней организации небольшой компании гостиничного бизнеса. Этим обусловлено и многообразие организационных структур, которые можно разделить на несколько типов.

Самый простой из них называется линейным. В нем система подчинения и руководства строится строго по горизонтали сверху вниз. При таком устройстве каждое звено подчиняется только одному начальнику, который берет на себя всю полноту власти в отношении подчиненной ему структурной единицы. Формируется вертикальная цепь руководителей, а простые сотрудники четко знают, кому именно они подчиняются. Распоряжения здесь отдаются четко по иерархии — от более высокого руководителя вниз начальнику следующего уровня.

Несмотря на простоту и строгость построения, такая система имеет свои недостатки. Есть высокий риск затягивания разрешения вопросов, касающихся взаимодействия структурных единиц между собой. Вся полнота ответственности за деятельность подчиненных специалистов сосредотачивается в одних руках. Решение вопросов зависит от личности, профессиональных данных каждого линейного руководителя. Так как линейный тип является самым простым, его использование уместно в небольших юридических лицах с узкой сферой деятельности.

Функциональному устройству свойственно распределение полномочий и распорядительных функций по горизонтали в зависимости от специализации. Такой способ организации оправдывает себя в более крупных компаниях с различными сферами деятельности, где нужно одинаково внимательно при этом единовременно контролировать различные процессы.

Однако чаще всего на крупных предприятиях использует сочетание линейного и функционального внутреннего устройства. Из-за этого произошло выделение отдельной формы линейно-функциональной структуры юридического лица. Система управления при таком смешанном типе усложняется по горизонтали с расширением масштабов деятельности фирмы. Если юридическому лицу необходимы разносторонние процессы, а не только сама производственная деятельность, то этот тип разбивки фирмы подойдет больше остальных. По горизонтали могут располагаться такие функциональные службы, как маркетинг, реклама, снабжение, финансы, кадры или другие подразделения. При этом по линии подчиненности вниз строится линейная организационная структура. Благодаря этому начальники принимают решения, отдают распоряжения с учетом специфики, а также требований функциональных подразделений.

Тип внутренней организации юридического лица, который характеризуется децентрализацией, когда отдельные подразделения наделяются самостоятельностью, ответственностью и определенным объемом функционала, называется дивизиональной структурой. Такое разграничение может происходить по принципу территории, когда единица в отдельном регионе функционирует самостоятельно, по принципу продукта, выпускаемого товара, услуг, либо по рынкам сбыта. При этом все наделенные самостоятельностью звенья подчиняются одному центру управления.

Стремительно развивающиеся технологии стали причиной того, что во внутреннем устройстве фирмы потребовалось больше гибкости, умения приспособится к стремительно меняющимся условиям. Так появились адаптивные организационные структуры. Все большее число новых, технологичных юридических лиц выбирают именно такой тип. Среди адаптивного устройства выделяют две основные подгруппы:

• проектные;
• матричные.

Первые создаются в целях решения отдельной самостоятельной задачи. Это командная работа большого числа сотрудников со своими задачами, с разными функциональными обязанностями. Команда формируется на время, а распускается после достижения результата и закрытия проекта. Внутри данной команды выстраивается система взаимодействия, отвечающая требованиям поставленной задачи. Обычно в такой ситуации все члены команды подчиняются начальнику проекта.

Матричная организационная структура характеризуется не единым подчинением, а множественным. Члены команды подчиняются как руководителю проекта, так и своим начальникам, подчинение которым происходит также при обычной работе. Как правило, это функциональные руководители.

Компания может составить и утвердить организационную структуру как отдельный документ либо оформить приложением к правилам внутреннего трудового распорядка, штатному расписанию или другому внутреннему акту.

Это не обязательный документ, но он может оказаться полезен в работе юридического лица. В нем отражают внутреннее устройство фирмы, подчиненность подразделений, отдельных должностных лиц. Обычно на практике его изображают в виде схемы.

Организационная структура ООО

Предприятие должно проанализировать сложившуюся организационную структуру, чтобы выработать самый подходящий вариант для себя. Как правило, в разработке внутреннего устройства фирмы встречается две основные ошибки:

• слишком большое количество уровней управления, что отрицательно сказывается на скорости и эффективности принятия решений;
• непродуктивное распределение обязанностей, а также ответственности между руководителем, подразделениями и исполнителями. Из-за этого нередко выполняется двойная работа, сотрудники решают задачи, которые к ним не относятся, отделы перегружены или наоборот не заняты большую часть рабочего времени.

Чтобы найти подходящую структуру, потребуется выявить лишние звенья системы, а затем исключить их. Это бывает непросто сделать в самом начале работы юридического лица. Поэтому постепенно устройство фирмы нередко меняется, а вместе с ней пересматривается штатное расписание.

Для оптимизации внутреннего устройства юридического лица нужно:

• четко, при этом максимально близко к реальности определить обязанности каждого структурного подразделения;
• установить, сколько специалистов будет находиться в подчинении у каждого начальника, распределить между ними обязанности;
• продумать схему подчинения, как по вертикали, так и по горизонтали;
• устранить дублирующие функции: исключить лишние должности, перераспределить обязанности.

Продуманное внутренне деление компании позволяет снизить расходы на содержание персонала. Притом есть возможность повысить централизацию управления, концентрацию власти. Также это помогает ускорить процессы принятия решений, повысить приспособленность фирмы к внешней среде.

При этом для некоторых юридических лиц структура предусмотрена законодателем, поэтому нужно руководствоваться ей. Речь здесь идет о следующих нормативных актах:

• статье 11 Закона о прокуратуре от 17.01.1992 № 2202-1, которая направлена на регулирование внутреннего устройства органов прокуратуры;
• разделе 3 Приказа Госстандарта РФ от 24.04.1995 № 54, распространяющем свое действие на российскую систему калибровки;
• главе 2 Положения, утвержденного Приказом ФСТЭК России от 03.04.2018 № 55, которая предусматривает регулирование для организации системы сертификации ФСТЭК России;
• Приказ Госстроя РФ от 09.12.1999 № 139, который содержит примерную схему внутреннего устройства муниципальной компании-подрядчика;
• Приказ МЧС России от 03.07.2015 № 341, который содержит рекомендации в этой сфере для пожарной охраны предприятия.

Изменяющаяся экономическая ситуация требуют от юридических лиц развития, чтобы без дополнительных издержек приспособиться к ситуации. Освоение новых рынков, внедрение разработанных технологий производства, оптимизация затрат, стремление работать с профессионалами нередко требует изменить и устоявшуюся систему внутреннего устройства фирмы.

Такие изменения могут быть глобальными. Это касается перехода фирмы с одного типа организационной структуры к другому. Или не очень – это, в том числе, изменение подчиненности отделов, объединение структурных единиц, введение новых должностей топ-менеджеров с переподчинением единиц.

При любом изменении организационной структуры компании придется пройти ряд стадий:

• проработать новую схему устройства фирмы и закрепить ее локальным нормативным актом. Этот шаг необходим, если прежде в организации существовал локальный акт, который содержал бы схему или описание внутреннего деления компании;
• изменить штатное расписание. Для этого работодателем издается приказ, где описывается, какие единицы упраздняются, а какие вводятся;
• после утверждения нового штатного расписания начинается работа с персоналом, чьи должности или единицы сокращаются, переименовываются. Это ведет к изменению условий, которые стороны трудового договора прописали в данном документе. Статья 74 ТК РФ требует соблюдать процедуру предварительного уведомления и предложения другой работы сотрудникам. Этапы, которые проводят при сокращении, описаны в ст. ст. 179, 180 ТК РФ. На проведение данных мероприятий придется отвести не меньше двух месяцев. Именно такое время для предупреждения сотрудников о предстоящем сокращении или изменении условий трудового договора установлено законодателем.