Оплата питания работников предприятия: учет и налогообложение

Статьей 222 ТК РФ предусмотрена обязанность компании бесплатно выдавать молоко (или другие равноценные пищевые продукты) сотрудникам, занятым на рабочих местах с вредными условиями труда, а также предоставлять им лечебно-профилактическое питание при выполнении определенных видов работ.

Необходимость выдачи молока должна быть подтверждена результатами СОУТ.

Минтруд РФ в письме от 25.10.2022 № 15-1/ООГ-2714 отметил, что персоналу положена бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов, если:
– на рабочем месте физлица по результатам СОУТ установлены вредные условия труда по одному из вредных факторов из перечня, утвержденного Минтрудом РФ в Приказе от 12.05.2022 № 291н;
– вредные условия труда отражены в карте СОУТ, а именно в строке 040 карты.

При этом время воздействия вредного фактора в течение установленного рабочего дня (смены) значения не имеет. Важно, чтобы по итогам СОУТ был установлен вредный фактор.

Норма выдачи молока составляет 0,5 литра за смену независимо от продолжительности смены.

Помимо лиц, занятых на вредных и опасных производствах, питание положено вахтовикам. Как следует из пункта 6.1 «Основных положений о вахтовом методе организации работ», утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82, предусмотрено, что проживающие в вахтовых поселках обеспечиваются ежедневным 3-разовым горячим общественным питанием.

В ряде случаев санитарные правила обязывают предприятия и производства иметь свои пункты питания. Например, требования по созданию столовых и комнат для приема пищи установлены пп. 5.48–5.51 СП 44.13330.2011 «Свод правил. Административные и бытовые здания. Актуализированная редакция СНиП 2.09.04-87», утвержденного Приказом Минрегиона РФ от 27.12.2010 № 782.

Они устанавливают, что при проектировании производственных предприятий в их составе должны быть столовые, рассчитанные на обеспечение всех работающих предприятий общим, диетическим, а по специальным заданиям — лечебно-профилактическим питанием.

Так, следует предусматривать при численности работающих в смену:
– более 200 человек – столовую, работающую, как правило, на полуфабрикатах;
– до 200 человек – столовую-раздаточную;
– в наиболее многочисленной смене до 30 человек – комнату для приема пищи.

Однако эти нормы распространяются на проектирование административных и бытовых зданий высотой до 50 м (п. 1.1 СП 44.13330.2011).
Число мест в столовой следует принимать из расчета 1 место на четырех работающих в смене или наиболее многочисленной части смены. В зависимости от требований технологических процессов и организации труда на предприятии число мест в столовых допускается изменять.

Работодатель может и по собственной инициативе организовать питание своего персонала. В этом случае у него достаточной широкий выбор способов, которыми это можно сделать:
– создав на своей территории собственную столовую;
– заключив договор об оказании услуг общепита в собственной столовой со сторонней компанией;
– в форме кейтеринга – заказа услуг по доставке готовых блюд в офис;
– путем выделения и оснащения отдельного помещения в офисе для приема пищи;
– выплаты дотаций;
– компенсации самостоятельного питания в денежной форме.

При этом компенсация стоимости обедов, которую по приказу работодателя удерживают из зарплаты, по мнению судов, неправомерна. Арбитры отмечают, что ограничение перечня оснований и размеров удержаний из зарплаты по распоряжению работодателя включено в систему основных госгарантий по оплате труда. Удержания из зарплаты сотрудника возможны только в случаях, предусмотренных ТК (ст. 137 ТК РФ). Право удерживать стоимость питания из зарплаты законом не предусмотрено. Поэтому такие действия работодателя суды признают неправомерными (Определение Верховного Суда Чувашской Республики от 28.10.2020 № 33-3758/2020).

Если компания выплачивает физлицам компенсацию деньгами, в бухучете эта операция отражается проводками:
– Дебет 20 (26, 44) Кредит 70 (73) – компенсация затрат включена в расходы;
– Дебет 70 (73) Кредит 50 (51) – выплачена компенсация сотрудникам.

В случае когда за услуги общепита деньги перечисляют исполнителю напрямую, в бухучете делают проводки:
– Дебет 60 (76) Кредит 50 (51) – оплачены услуги предприятию общепита:
– Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) – стоимость питания включена в расходы.

При организации обедов для персонала у компании возникают налоговые последствия по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ, страховым взносам.

НДС

Минфин настаивает, что передача продуктов питания сотрудникам квалифицируется как реализация, поскольку к реализации относится передача права собственности на товары не только на возмездной, но и на безвозмездной основе (п. 1 ст. 39 НК РФ).

В таком случае речь идет о передаче товаров в натуральной форме. Поэтому налоговая база по НДС определяется исходя из рыночной стоимости товаров, которую определяют в порядке ст. 105.3 НК РФ.

Вместе с тем необходимость уплаты НДС чиновники ставят в зависимость от возможности персонифицировать эту передачу:
– при безвозмездном предоставлении продуктов сотрудникам, персонификация которых не производится, объект по НДС и права на вычет налога, предъявленного по данным товарам, не возникает;
– при безвозмездном предоставлении продуктов сотрудникам, персонификация которых осуществляется, возникает объект по НДС и право на вычет налога.

На это обратили внимание чиновники в письме от 07.02.2022 № 03-01-10/7881.

Из этого правила есть исключения:
а) если компания выбрала вариант с компенсацией стоимости обедов, уплачивать НДС ей не нужно. Выплаты сотрудникам денежных средств в виде компенсации стоимости не облагаются НДС, поскольку не являются объектом обложения данным налогом (письмо Минфина РФ от 07.02.2022 № 03-01-10/7881);

б) предоставление питания сотрудникам не облагается НДС, когда оно предусмотрено по закону (п. 12 постановления Пленума ВАС РФ № 33). К примеру, передача питания для лиц, занятых на вредных и опасных производствах в силу положений ТК, НДС не облагается.
При этом иначе дело обстоит с вахтовиками. Хотя по закону такая гарантия для вахтовиков установлена, чиновники полагают, что освобождение от НДС в этом случае не предоставляется. Все дело в том, что из текста ТК и других НПА не следует, что работодатель должен снабжать физлиц питанием бесплатно. Поэтому, раз компания предоставляет 3-разовое горячее питание сотрудникам или возмещает им затраты на основе ЛНА, а не в соответствии с законом, у нее возникает объект по НДС (письма Минфина РФ от 20.09.2022 № 03-07-11/91001, ФНС РФ от 04.03.2019 № СД-4-3/3817);

в) если компания представляет сотрудникам бесплатные чай, кофе, конфеты, сахар и т.д. в общедоступных помещениях офиса, объекта налогообложения НДС не возникает. Однако если обязанность предоставлять питание закреплена лишь в трудовых договорах или коллективном договоре, то передача работникам питания подлежит обложению НДС (письмо Минфина РФ от 20.09.2022 № 03-07-11/91001).

Отдельно стоит выделить ситуацию, когда компания по договору с организацией общепита оплачивает стоимость потребленных блюд по итогам каждого месяца на основании данных, полученных от исполнителя. Объем потребленного питания определяется исполнителем при помощи считывания данных с персонального пропуска физлиц. Стоимость питания заказчик оплачивает за счет компенсации на питание, начисляемой сотрудникам на основании коллективного договора. В связи с этим у компании возник вопрос: признается ли такая схема приобретением питания у исполнителя, должна ли компания уплачивать при этом НДС?

Чиновники Минфина не смогли до конца разобраться в этой ситуации, однако они пояснили следующее.

Если по условиям договора с предприятием общепита, компания не является покупателем этих услуг, а только оплачивает (полностью или частично) предприятию общепита за работников приобретенные ими услуги питания, у заказчика не возникает реализация услуг своим работникам в смысле, который следует из ст. 39 НК РФ.

В такой ситуации работодатель не передает продуктов сотрудникам, а только оплачивает их за физлиц. Следовательно, объекта обложения НДС не возникает (письмо Минфина РФ от 01.09.2023 № 03-07-11/83493).

Налог на прибыль

Затраты в виде компенсаций удорожания стоимости питания в столовых, буфетах или профилакториях либо предоставления его по льготным ценам или бесплатно при определении налоговой базы не учитываются (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть два исключения. В налоговом учете можно отразить стоимость:
– спецпитания для отдельных категорий сотрудников – в случаях, предусмотренных по закону;
– бесплатного или льготного питания, предусмотренного трудовым или коллективным договором.

Стоимость бесплатно предоставляемых сотрудникам в соответствии с законом питания и продуктов в силу п. 4 ст. 255 НК РФ относится к расходам на оплату труда. Помимо этого, к затратам на оплату труда относятся иные выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами (п. 25 ст. 255 НК РФ).

В то же время чиновники напоминают, что стоимость питания сотрудникам фирмы можно учесть в составе расходов на оплату труда при условии, что такое питание является частью СОТ и в отношении этих начислений выполняются обязательства по выявлению конкретной величины доходов каждого физлица (письмо Минфина РФ от 24.08.2023 № 03-03-06/1/80391).

Поэтому если спецпитание сотрудников законом не установлено, то затраты на него учитываются только в том случае, если они предусмотрены трудовым или коллективным договором и являются частью СОТ.
В иных случаях расходы в виде стоимости питания, предоставляемого персоналу, не учитывают по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 15.05.2023 № 03-03-06/1/43800).

НДФЛ

Доход в виде оплаты обедов не облагается НДФЛ, только когда оно предоставляется согласно закону и носит компенсационный характер. Если возмещение питания законом не установлено, а выплачивается на основании коллективного договора, то оно облагается НДФЛ, как доход физлица (письмо Минфина РФ от 07.02.2022 № 03-01-10/7881).

В этом случае речь идет о получении сотрудником дохода в натуральной форме. Датой получения сотрудником дохода в натуральной форме в виде оплаты работодателем стоимости обедов является день его оплаты в расчете на каждого человека.
Доход каждого физлица можно рассчитать на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета питания или других аналогичных документов.

В то же время, если персонифицировать и оценить экономическую выгоду каждого сотрудника нельзя, то налогооблагаемый доход не возникает (письмо Минфина РФ от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29).

Страховые взносы

Суммы оплаты питания, производимой работодателем не в соответствии с законом, в перечне освобождаемых от уплаты взносов выплат по ст. 422 НК РФ не поименованы.
Поэтому оплата обедов сотрудника за счет собственных средств работодателя на основе ЛНА облагается взносами.

Лицам, которые заняты на работах с вредными условиями труда, положено выдавать молоко или другие равноценные продукты за счет работодателя. При этом если персонал получает лечебно-профилактическое питание, то молоко или другие равноценные продукты не выдаются (ст. 222 ТК РФ, п. 1, п. 21 норм и условий бесплатной выдачи ЛПК, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 16.05.2022 № 298н).

Указанные продукты можно при определенных условиях заменить компенсацией (ч. 1 ст. 222 ТК РФ, п. 1 порядка осуществления компенсационной выплаты, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 12.05.2022 № 291н).

Для замены нужно, чтобы:
– в коллективном или трудовом договоре такая возможность была предусмотрена;
– сотрудник подал работодателю соответствующее заявление.

Компенсация невозможна, если физлицо трудится в контакте с аллергенами, канцерогенами и фиброгенами I и II класса опасности.

Лечебно-профилактическое питание можно заменить компенсацией лишь в случае, если физлицо его не получило по вине работодателя. Тогда стоимость возмещается исходя из количества дней, когда оно не выдавалось, его рациона и розничной цены входящих в рацион продуктов на дату неполучения ЛПП.

Если обеспечение обедами в офисе предписано ЛНА компании, работодатель должен сделать отсылку к этому документу из текста трудового договора сотрудника. К примеру, указав в договоре формулировку:
а) «сотрудникам предоставляются ежедневные бесплатные обеды в форме доставки горячих обедов по заранее утвержденному меню на рабочие места в течение перерыва на обед с 13:00 до 14:00. Ежедневное питание предоставляется каждому сотруднику на сумму, не превышающую 500 рублей»;
б) «работодатель выплачивает сотруднику компенсацию на питание в размере 500 рублей за каждый отработанный день. В период командировки, служебных поездок при разъездном характере работы, когда выплачиваются суточные, дополнительная компенсация на питание не выплачивается»;
в) «сотрудники во время обеденного перерыва с 13:00 до 14:00 обеспечиваются бесплатными обедами 1 раз в день на сумму не более 500 рублей. Организация бесплатных обедов за счет работодателя осуществляется в порядке, установленном положением о бесплатном питании».

В этом положении конкретизируют условия обеспечения сотрудником едой. К примеру, можно предусмотреть:
– форму организации – в кафе, оплата чеков, доставка готовой еды в офис. Если у компании заключен договор с кафе – наименование и адрес точки общепита, время, в которое сотрудник может ее посетить;
– сумму, которую выделяет работодатель в месяц на еду каждому сотруднику;
– форму контроля (талоны или пропуска);
– порядок персонализации затрат на еду в отношении каждого сотрудника;
– порядок выплаты компенсации стоимости обедов;
– порядок удержания НДФЛ из зарплаты сотрудника.

Также можно внести и иные условия по усмотрению работодателя.