Оформление выезда в командировку в выходной

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Если день отъезда или приезда выпадает на выходной, то от работника нужно получить письменное согласие.

Решая вопрос о поездке, нужно учитывать, что некоторых сотрудников запрещено привлекать к работе в выходной день. К ним относятся:

1) беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
2) инвалиды, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 7 ст. 113 ТК РФ);
3) несовершеннолетние работники, кроме:
• творческих работников или иных лиц, чья должность (профессия) предусмотрена перечнем профессий и должностей творческих работников, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252 (ст. 268 ТК РФ);
• спортсменов, порядок привлечения к работе в выходные дни которых установлен коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
4) женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 7 ст. 113, ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
5) матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Кроме того, есть сотрудники, которых до привлечения к работе в выходной нужно ознакомить с правом отказаться от работы в такой день. К ним относятся (ч. 7 ст. 113, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14, п. 15 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1):

• женщины с детьми до трех лет;
• инвалиды;
• матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, а также опекуны и другие лица, воспитывающие детей такого возраста без матери;
• работники (в том числе опекуны и попечители), имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель либо работает вахтовым методом, либо проходит военную службу по контракту согласно п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, либо призван по мобилизации, либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

Время нахождения сотрудника в пути в место или из места командировки относится к рабочему времени, поскольку он исполняет распоряжение работодателя о направлении в командировку и не может использовать это время по своему усмотрению (ст. 106, 166 ТК РФ).

По общему правилу за время нахождения в командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, дни в пути (включая время вынужденной остановки), за сотрудником сохраняется средний заработок. Однако если работник находится в пути в свой выходной день (по графику командирующей организации), это означает привлечение его к работе в выходные дни. При расчете периода времени, подлежащего оплате, учитывается в том числе время, необходимое для проезда до станции или аэропорта, если станция или аэропорт находятся за чертой населенного пункта (ст. 167 ТК РФ, пп. 4, 5, 9 положения № 749).

В этом случае работнику положена оплата рабочего времени не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ):

• сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;
• работникам, получающим оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы), если выходной день находится в пределах месячной нормы рабочего времени. Если выходной день вне месячной нормы, то он должен быть оплачен в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада.

При этом коллективным, трудовым договором или локальным нормативным актом работодателя может быть установлен больший размер оплаты.

Если на выходной приходится часть рабочего дня, в повышенном размере оплачиваются только часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день — от 0 часов до 24 часов (ч. 2, 3 ст. 153 ТК РФ).

Вместо оплаты выходного дня в повышенном размере по заявлению работника ему могут предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Если на время нахождения в пути пришлось несколько часов, например, сотрудник отправился в путь в 20:00, то он может рассчитывать на двойную оплату только этих часов (в нашем случае 4 часов с 20:00 до 24:00) или на полноценный отгул. В такой ситуации для многих дополнительный выходной станет лучшим вариантом.

Из этого правила есть исключения. Например, работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, полагается только повышенная оплата, то есть взять отгул за работу в выходной день они не могут (ч. 1, 3, 4 ст. 153, ст. 149, ч. 2 ст. 290 ТК РФ, пп. 4, 5 положения № 749, Решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ2002-663, письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14-2/В-921).

Для того чтобы оформить выезд работника в командировку в выходной день, кроме стандартных документов о направлении в командировку, нужно (ч. 1 ст. 166, ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ, абз. 2 п. 3 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• направить сотруднику уведомление о привлечении к работе в выходной день;
• взять с него письменное согласие на такую работу;
• оформить приказ о привлечении к работе в выходной и составить документы о направлении в командировку, в частности, издать соответствующий приказ.

День выезда работника в командировку нужно отметить в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). При использовании унифицированных форм табелей (№ Т-12 и Т-13) рекомендуем проставить день выезда работника в командировку, который приходится на выходной день, через дробь буквенными кодами К/РВ или цифровыми кодами 06/03 (п. 2 письма Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).

Такой способ позволит отразить не только привлечение работника к работе в выходной день, но и то, что этот день пришелся на период командировки, что обеспечит корректную оплату такого дня.

Если в компании разработана своя форма табеля или собственные коды, нужно проставить те коды, которые предусмотрены для такого случая.

Служебная записка составляется в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в ней:
• информацию о случае, в связи с которым требуется направить сотрудников в командировку в выходной день;
• дату выезда;
• список работников, которых требуется отправить в командировку;
• Ф.И.О., должность и подпись работника, который составил служебную записку.

Несмотря на то что этот документ необязателен, его составляют часто, чтобы довести до руководства необходимость выезда в командировку в выходной день и обстоятельства, ставшие тому причиной.

По ссылке можно посмотреть образец служебной записки о необходимости работы в выходной день.

Согласие на работу в выходной день должно быть оформлено письменно до начала выполнения работ (ч. 2, 5 ст. 113 ТК РФ, доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, а также разъяснением новых требований нормативных правовых актов за IV квартал 2019 года, утвержденный Рострудом). В нашем случае — до отъезда сотрудника в командировку.

Документ составляется в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Это может быть расписка сотрудника о согласии работать в выходной на экземпляре уведомления работодателя или отдельный документ, например, заявление. Разрешается составить бланк такого документа-согласия и предложить работнику его заполнить. Если в командировку в выходной день отправляется несколько сотрудников, для оформления согласия можно использовать единый подписной лист.

Главное, чтобы четко было зафиксировано согласие работника выйти на работу в конкретный день, указаны его Ф.И.О. и подпись (ч. 2, 5 ст. 113 ТК РФ). Также желательно, чтобы сотрудник в согласии подтвердил, что нет причины, по которой его нельзя привлечь к работе в выходной день. Такое заявление при необходимости поможет подтвердить соблюдение требований закона (ч. 2, 5, 7 ст. 113 ТК РФ).

Кроме того, работник может сразу прописать вид компенсаций за работу в выходной: оплату в одинарном размере и день отдыха или оплату в повышенном размере с учетом ст. 153 ТК РФ.

Роструд считает, что работники могут выразить согласие также при ознакомлении с соответствующим приказом (распоряжением). Однако, по нашему мнению, издавать приказ о привлечении к работе в выходной день конкретного сотрудника до получения его согласия нецелесообразно. Иначе может потребоваться отмена приказа.

По ссылке можно скачать образец согласия работника на работу в выходной день.

Уведомление работника о необходимости выйти на работу (отправиться в командировку) в выходной составляется в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. В уведомление рекомендуем включить:

• Ф.И.О. и должность работника;
• причины привлечения к работе в выходной день, дату и время работы. В нашем случае – необходимость отправиться в служебную поездку;
• просьбу дать согласие на работу в выходной день. А если это исключительный случай, когда согласие не требуется, — ссылку на соответствующий пункт ч. 3 ст. 113 ТК РФ;
• информацию о праве отказаться от работы в выходной день, если уведомление адресовано сотруднику, которого необходимо ознакомить под подпись о таком праве, например, инвалиду;
• просьбу проинформировать об обстоятельствах, из-за которых его нельзя привлекать к работе в выходной день (если у работодателя нет такой информации);
• виды компенсаций, которые полагаются за работу в выходной день.

Составить данное уведомление лучше в двух экземплярах: один для работника, а второй — для отдела кадров (с подписью работника об ознакомлении с уведомлением).

По ссылке можно посмотреть образец уведомления о привлечении к работе в выходной день.

Приказ о привлечении к работе в выходной день составляется в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. В приказе рекомендуем указать:

• причину привлечения к работе в выходной день со ссылкой на норму, которая допускает привлечение работника к такой работе;
• Ф.И.О., должность сотрудника, структурное подразделение (при наличии);
• дату привлечения сотрудника к работе;
• продолжительность рабочего времени в этот день;
• поручения ответственным работникам. Например, табельщику — отразить работу в выходной в табеле учета рабочего времени;
• документы, которые являются основанием для приказа. Например, заявление работника о согласии на работу в выходной день, служебная записка.
•
С приказом нужно ознакомить под подпись работника и ответственных лиц, указанных в приказе.

По ссылке можно скачать образец приказа о привлечении к работе в выходной день.

Специального приказа о направлении в командировку в выходной день нет. Его нужно составить так же, как и приказ о направлении в командировку в любой другой день, например, по унифицированной форме № Т-9 или самостоятельно разработанной. В таком приказе необходимо прописать сведения о работнике, место, срок и цель командировки. Следует отразить некоторые особенности, связанные с направлением в командировку в выходной, а именно:

• так как работник выезжает в выходной день, его указывают как первый день командировки. Это послужит основанием для внесения соответствующих записей в табель учета рабочего времени и, соответственно, оплаты такого дня. Последним днем командировки указывается день возвращения на место постоянной работы (он тоже может быть выходным);
• в числе документов, послуживших основанием для командирования работника, указываются также согласие на работу в выходной, приказ о привлечении к работе в такой день.

Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное им лицо. С документом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

По ссылке можно скачать образец приказа о направлении работника в командировку в выходной день.

Если день возвращения из командировки выпадает на выходной, нужно оформить такие же документы, что и при направлении работника в командировку в выходной. В частности, получить от него письменное согласие на работу в выходной, издать приказ о привлечении работника к работе в такой день.

Сделать это необходимо до оформления приказа о направлении в командировку, в котором последним днем командировки будет указан выходной день.

Если же день возвращения в приказе указан рабочий, но возникла необходимость сотруднику вернуться на работу в выходной, например, при продлении командировки из-за болезни, нужно не только оформить документы о привлечении к работе в выходной день, чтобы соблюсти требования ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ, но и внести изменения в приказ о направлении в командировку.