Однодневная командировка: как оплатить и оформить

Однодневная командировки – это должностная поездка, выполняемая по заданию руководителя вне постоянного рабочего места сотрудника в течение одного дня. Главная особенность однодневной поездки – минимальная длительность командировки, всего один день, сотрудник отправляется к месту командировки и возвращается за один день.

Например, сотрудника направляют в служебную командировку из Калуги в Москву. Работодатель приобрел железнодорожный билет с отправлением 31 октября в 6:00. Если сотрудник вернутся домой в тот же день – 31 октября, поездка будет считаться однодневной командировкой.

При однодневной поездке, аналогично другим видам командировок, потребуется оформить типовые документы, которые необходимы не только для налоговой безопасности, но и для нивелирования рисков нарушения трудового законодательства.

Приказ о направлении в командировку – это обязательный документ, который используется для целей налогового и кадрового учета. Приказ можно оформить, применяя типовую форму Т-9 либо использовать самостоятельно разработанный шаблон. Документ должен содержать реквизиты работодателя, сведения о командированном сотруднике, информацию о поездке (место, время, поставленные задачи). Визируется приказ руководителем компании (уполномоченным сотрудником) и работником, которого направлен в однодневную поездку.

После возвращения из однодневной служебной поездки требуется обязательное оформление авансового отчета. Это ключевой документ, подтверждающий расходы, понесенные в период командирования. Обязательный к применению шаблон авансового отчета законодательно не предусмотрен: можно применять типовую форму АО-1 либо разработать собственный формат документа, включающий необходимые бухгалтерские реквизиты и при необходимости дополнительные данные. В авансовый отчет включают сведения о подотчетных суммах, расходах в период нахождения в командировке, а такж информацию об остатке неизрасходованных сумм или их перерасходе.

Важной особенностью служебных поездок в течение одного дня является отсутствие суточных. Подобные выплаты покрывают расходы сотрудника при нахождении за пределами родного города более одних суток. При однодневной поездке работник отсутствует меньшее количество времени. Выплатить суточные нельзя даже по инициативе компании-работодателя.

Чтобы не нарушить законодательство и правильно определить, когда нужно выплачивать суточные, а когда это делать запрещено, необходимо точно рассчитать длительность служебной поездки. В соответствии с действующими правилами в период служебной поездки включается не только количество дней работы сотрудника вне постоянного рабочего места, но и время в пути до места отправления и места прибытия. Если вокзал (аэропорт) отправления (прибытия) находятся за пределами города, где обычно работает сотрудник, то путь к месту отправления (прибытия) включается в длительность служебной поездки. Может получиться, что однодневная командировка растянется на несколько дней.

Например, сотрудника направляют в командировку с вылетом 1 декабря в 00:35, при этом аэропорт находится за чертой города и, чтобы успеть на самолет, работник выехал из дома 30 ноября в 19:00. В этом случае датой начала командировки будет являться 30 ноября и длительность поездки увеличится как минимум на один день.

Если пункт отправления (прибытия) расположен в том же городе, где работает сотрудник, то начало поездки совпадает с датой отправления поездка (вылета самолета). Даже если сотрудник выехал раньше – путь до вокзала (аэропорта) не включается в срок командирования.

В российском законодательстве не предусмотрены особенности отражения краткосрочных командировок за границу. Для направления сотрудника в служебную поездку за рубеж оформляют типовой пакет документов. Кроме общих расходов, сотруднику нужно возместить:
● расходы на оформление загранпаспорта, визы и других проездных документов;
● обязательные консульские и аэродромные сборы;
● сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
● расходы на оформление обязательной медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы.

Расходы сотрудника в иностранной валюте в связи с командировкой за границу, в том числе аванс и погашение неизрасходованного аванса, оплачивают и возмещают согласно Закону от 10.12.2003 № 173-ФЗ (п. 16 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

При однодневных командировках за границу суточные выплачивают в размере 50 процентов от командировочной заграничной нормы (п. 17, 18, 20 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

После того как сотрудник вернется из командировки, он в течение трех рабочих дней должен представить авансовый отчет о произведенных расходах. К такому отчету сотрудник прилагает документы, которые подтверждают его издержки и производственный характер командировки. При этом документы, которые составлены на иностранном языке, нужно перевести на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами организации.

Даты выезда из России и возвращения обратно определяют по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Если сотрудник направляется в командировку в страны СНГ, при пересечении границы с которыми отметки не делаются, – по проездным документам.

Служебная поездка в другой город – это распространенный вид таких командировок. Утром сотрудник отправляется, в течение дня выполняет служебное задание, а вечером возвращается домой. В командировку работник может направляться как на общественном транспорте, так и на личном автомобиле.

Документооборот при поездке в другой город будет типовым: минимально оформляется приказ об однодневной командировке и авансовый отчет после возвращении. При этом внутренними регламентами могут быть установлены дополнительные документы: служебное задание, командировочное удостоверение, служебная записка и прочие.

За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК). Он выплачивается за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командированный находится в пути или вынужденно задерживается. Оплате подлежит и однодневная командировка (п. 9 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Средний заработок за время командировки выплачивают вместе с зарплатой.

Если сотрудник едет в командировку на один день, то работодатель должен возместить затраты на проезд и иные расходы при условии, что они подтверждены первичными документами. Компенсация иных расходов зависит и от согласования с работодателем. Возместить расходы нужно, если работник потратил средства с согласия работодателя. Порядок согласования, правила выплаты компенсаций должны быть установлены локальным актом или коллективным договором (ст. 168 ТК, п. 1 письма Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242).

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить расходы, перечисленные в ст. 168 ТК: расходы на оплату проезда, питание и другие затраты, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Данные гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК). В том числе когда такой сотрудник добирается до местонахождения работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина РФ от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является его местонахождение (ч. 1 ст. 312.1 ТК). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК).

Перечень расходов на проезд в командировке, которые работодатель обязан возместить сотруднику, дан в п. 11, 12 и 22 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Это расходы на проезд до места командировки и обратно и проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций, которые расположены в разных населенных пунктах.

К расходам на проезд в командировке относят:
● стоимость проездного билета на самолет, поезд и другие виды транспорта;
● стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
● расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
● стоимость проезда транспортом общего пользования до места отправления в командировку или от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает. Например, до вокзала, аэропорта или пристани.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, работодатель вправе решать, какой вид транспорта использовать сотруднику для поездки. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Но в отдельных ситуациях сотрудник может воспользоваться другим видом транспорта. Например, вместо поезда купить билет на самолет, если на определенную дату отсутствуют билеты на поезд. В этом случае работодатель должен возместить сотруднику расходы на проезд.

Сотрудник может пользоваться в командировке услугами такси с разрешения работодателя. Такие поездки также нужно оплатить, если они документально подтверждены и связаны с производственной необходимостью, которую сотрудник должен обосновать, например, в служебной записке.

Расходы на такси надо подтвердить чеком ККТ или фискальным БСО, либо чеком самозанятого, выданным водителем такси, а также заказ-нарядом, оформленным по правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586. Также необходимо распечатать отчет по поездке, где фиксируется маршрут. Такой отчет нужен, чтобы подтвердить производственный характер поездки. Отчеты можно получать автоматически, если в приложение сервиса такси загрузить адрес электронной почты.

Компенсация питания не входит в перечень расходов, которые работодатель обязан возместить сотруднику. Работодатель может предусмотреть в своих локальных актах оплату питания отдельно от суточных. Но такую сумму включить в расходы не получится, так как такие расходы не признают обоснованными.

При однодневной командировке не облагается НДФЛ компенсация проезда и других расходов, если сотрудник представил подтверждающие документы. Это могут быть проездные билеты, квитанции, кассовые чеки и иные документы. Приказ и служебное задание данные расходы не подтверждают.

Если работодатель компенсирует стоимость питания, необходимо удерживать НДФЛ. Возмещение стоимости питания не относят к компенсациям, которые произведены в интересах работодателя (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК). Рассчитывают НДФЛ  в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Налог удерживают в день выплаты дохода и перечисляют в бюджет в установленный срок (п. 3 и 6 ст. 226 НК).

Со среднего заработка НДФЛ удерживается так же, как и при выплате зарплаты. Если работодатель во внутреннем регламенте предусмотрел специальную выплату взамен суточных при однодневной командировке, то подобные средства необходимо облагать НДФЛ в общем порядке. Освобождение от подоходного налога возможно только при наличии первичных бухгалтерских документов, подтверждающих, что средства были потрачены на командировочные цели.