Обязательство о неразглашении персональных данных

В материале изучим, что представляет собой обязательство о неразглашении персональных данных работников. Поговорим о том, с какими сотрудниками работодатель должен оформить такой документ и в каких случаях. Разберем, как оформить обязательство сотрудника о неразглашении личной информации персонала.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Обязательство работника о неразглашении персональных данных
2. Образец обязательства о неразглашении персональных данных

Обязательство работника о неразглашении персональных данных

Любые сведения о человеке, имеющиеся в распоряжении работодателя, признаются персональными данными сотрудника. Это не только его фамилия, имя, отчество и паспортные данные, но также и другая информация: СНИЛС, ИНН, телефонный номер, данные об образовании, заработке или прочих доходах (ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, письмо Минкомсвязи РФ от 28.08.2020 № ЛБ-С-074-24059).

В соответствии с пунктом 7 статьи 86 ТК РФ на работодателе лежит обязанность по защите персональных сведений сотрудников от неправомерного их использования или утраты. Поэтому работники, которые имеют доступ к личной информации других людей, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением их трудовых функций.

Работодателю нужно учитывать, что привлечь к ответственности сотрудников, которые разгласили такую информацию, можно только при следующих условиях. Эти данные должны быть им известны в результате выполнения трудовых обязанностей. Кроме того, эти лица должны обязаться не разглашать подобные сведения (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Следовательно, работодатель должен определить приказом круг работников, которые в силу своих должностных обязанностей обладают доступом к персональным данным других сотрудников. Кроме того, с этими специалистами нужно оформить обязательство о неразглашении таких данных.

В приказе о перечне лиц, имеющих доступ к личной информации персонала компании, не нужно указывать всех работников организации. Там прописывают только лиц, обладающих непосредственным доступом к материалам и информации, содержащей персональные сведения работников. Конечно, если в компании все сотрудники имеют такой доступ, то потребуется указать их всех. Но на практике такие ситуации обычно не возникают, кроме случаев, когда учреждение совсем небольшое. Также нужно учитывать, что разные сотрудники могут иметь доступ к личным данным разных групп людей, в частности:

• специалист отдела кадров и бухгалтер — к персональным данным всех сотрудников;
• специалист в области информационных технологий — к персональным данным пользователей сайта;
• бухгалтер и менеджер по продажам – к личной информации клиентов и контрагентов.

Нередко возникает вопрос: можно ли в приказе, определяющем круг лиц с доступом к личной информации персонала, указать лишь должности работников без отражения фамилий, имен и отчеств? Особенно это актуально в компаниях с большой текучкой кадров. В этом случае сотрудники постоянно меняются и возникают сложности с тем, чтобы поддерживать приказ в актуальном состоянии, приходится постоянно вносить в него изменения. Однако обойтись без указания фамилий, имен и отчеств в подобном приказе нельзя. В таком документе должны быть обязательно указаны:

• должность (профессия) и Ф.И.О. работника, имеющего доступ к личным данным;
• основания доступа к персональной информации;
• цели обработки личных сведений.

Поэтому необходимо регулярно проверять актуальность указанного приказа.

Помимо оформления такого приказа работодателю нужно озаботиться тем, чтобы представить таким работникам на подпись обязательство о неразглашении персональных данных. Также в их трудовые договоры или должностные инструкции нужно включать соответствующие обязанности. Кроме того, во внутренних документах компании должно быть прописано, что ответственные лица обязаны поставить свою подпись в обязательстве о неразглашении персональных сведений работников.

Все эти действия связаны с тем, что работодатель на основании п. 7 ст. 86 ТК РФ обязан защитить личные данные сотрудников от их незаконного использования или потери. Поэтому руководству компании принципиально важно обязать специалистов, которые имеют доступ к личным данным, не разглашать эту информацию. В противном случае работодателя могут признать виновным в нарушении как Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, так и ТК РФ.

Также наказание может понести и сотрудник. Как уже отмечалось, Пленум Верховного Суда РФ разъяснил, что привлечь сотрудника, разгласившего данные другого работника, к ответственности можно, если эта информация стала известна ему в связи с выполнением трудовых функций, и он обязался не разглашать подобную информацию (п. 43 Постановления от 17.03.2004 № 2). Поэтому оформление обязательства о неразглашении является не просто обязательным, а принципиально важным моментом для руководства компании.

Образец обязательства о неразглашении персональных данных

Работодателю нужно озаботиться оформлением обязательств с ответственными сотрудниками о неразглашении личной информации. Такой документ должны подписать специалисты, которые в связи с выполнением трудовых обязанностей обладают доступом к личным данным персонала компании или других людей, к примеру — клиентов. Этот документ нужен для того, чтобы при разглашении указанных сведений привлечь к ответственности виновного работника (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Форма такого обязательства может быть произвольной, поскольку нормативно утвержденная форма не предусмотрена. Ниже в качестве примера приведем заполненный образец рассматриваемого документа, который можно взять за основу для подготовки собственного варианта обязательства.

Обязательство

о неразглашении персональных данных работников

 Я, Соколова Ольга Анатольевна, паспорт серии 46 11 № 128945, выдан отделом УФМС России по Московской области в Воскресенском районе, дата выдачи 27.09.2012, понимаю, что получаю доступ к персональным данным работников ООО «Волга-экспресс» и во время исполнения своих обязанностей осуществляю их обработку (в том числе сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование и передачу).

Я понимаю, что разглашение такого рода информации может нанести прямой и (или) косвенный ущерб работникам ООО «Волга-экспресс», а также ООО «Волга-экспресс».

В связи с этим даю обязательство при обработке персональных данных работников ООО «Волга-экспресс» строго соблюдать требования законодательства, определяющего порядок обработки персональных данных, а также положения о порядке обработки персональных данных работников ООО «Волга-экспресс».

Я подтверждаю, что за исключением случаев и (или) при отсутствии условий, предусмотренных законодательством, не имею права разглашать сведения о работниках ООО «Волга-экспресс», относящиеся к категории их персональных данных, в частности сведения:

• о (об) анкетных и биографических данных,
• образовании,
• трудовом и общем стаже,
• составе семьи,
• паспортных данных,
• воинском учете,
• заработной плате,
• социальных льготах,
• специальности,
• занимаемой должности,
• наличии судимостей,
• адресе местожительства, домашнем телефоне,
• месте работы или учебы членов семьи и родственников,
• содержании трудового договора,
• составе декларируемых сведений о наличии материальных ценностей,
• содержании деклараций, подаваемых в налоговую инспекцию,
• содержании приказов по личному составу,
• содержании личных дел, трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников,
• содержании материалов, связанных с подготовкой (профессиональным образованием и профессиональным обучением) и дополнительным профессиональным образованием работников, прохождением ими независимой оценки квалификации, их аттестацией, служебными расследованиями,
• содержании отчетов, направляемых в органы статистики.

Я предупреждена о том, что в случае нарушения мною требований законодательства и (или) положения о порядке обработки персональных данных работников ООО «Волга-экспресс», определяющих режим их обработки, в том числе в случае их незаконного разглашения или утраты, я несу ответственность в соответствии с законодательством, в частности, ст. 90 ТК РФ.

С положением о порядке обработки персональных данных работников ООО «Волга-экспресс» и гарантиях их защиты ознакомлена.

Специалист по кадрам                               Соколова                                               Соколова О.А.

09.10.2024