Объяснительная за прогул на работе

Прогулом признается отсутствие человека без уважительных причин на работе на протяжении всего рабочего дня или смены, вне зависимости от их длительности, а также на рабочем месте — более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Перерыв на обед при этом не учитывается.

Рабочим местом считается место, где сотрудник должен находиться или куда ему нужно прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

На днях Роструд разъяснил вопросы увольнения за прогул сотрудника с разъездным характером работы. Ведь в данной ситуации сложно не только установить, был ли прогул или нет, но и обосновать правомерность увольнения такого человека. В этом случае руководство фирмы обязано вести учет рабочего времени и составлять в письменном виде указания для работника, при исполнении которых ему нужно покинуть офис организации. По возможности следует установить ему обязанность появляться в определенные часы в основном офисе. Работодатель должен будет доказывать необходимость нахождения работника в указанную дату по определенному адресу, иначе увольнение за прогул будет незаконным. Если же работник обратится за защитой своих прав, он должен будет доказывать факты исполнения им в указанные даты своих трудовых обязанностей. (письмо Роструда от 24.06.2021 № ПГ/16935-6-1).

Основания для увольнения в связи с прогулом содержатся также в ситуациях, когда сотрудник самовольно, без оформления приказа работодателем:

• использует дни отгулов;
• уходит в основной или дополнительный отпуск.

Вместе с тем не считается прогулом использование работником дней отдыха в случае, если администрация компании в нарушение предусмотренной законом обязанности отказала в их предоставлении, а использование работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя. Это может быть ситуация, когда человек подал работодателю письменное заявление о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты в связи с рождением ребенка, но работодатель отказал в его предоставлении или не оформил работнику данный отпуск (пп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, п. 13 «Обзора практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 09.12.2020, раздел I доклада, утвержденного Рострудом).

Решение руководства компании о признании каждой причины отсутствия сотрудника на работе неуважительной и, как следствие, увольнение его за прогул может быть проверено в судебном порядке (Определение Конституционного Суда РФ от 26.01.2017 № 33-О).

Руководство компании не вправе препятствовать допуску работника на его рабочее место без оснований (ч. 1 ст. 21, ч. 2 ст. 22, ст. 76 ТК РФ). Уволить за прогул, если работодатель без достаточных на то причин не допускает работника на рабочее место, нельзя, поскольку в таком случае отсутствует вина сотрудника (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). 

Стоит сразу сказать, что Трудовой кодекс РФ не содержит четкого списка уважительных поводов для отсутствия сотрудника на своем рабочем месте. Однако исходя из анализа законодательства и судебной практики, уважительными могут быть признаны следующие причины (ч. 2 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3, ст. 142, 170, 186, 414 ТК РФ, п. 6 обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 05.02.2014, Апелляционное определение Московского горсуда от 30.08.2019 по делу № 33-32651/2019, определения Московского горсуда от 22.10.2010 по делу № 33-33169, Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 16.03.2020 № 26-КГ19-13, Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 22.06.2020 № 13-КГ20-1-К2, пп. 12, 14 обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 09.12.2020):

• болезнь, травма и иные ситуации, когда сотрудником была оформлена временная нетрудоспособность. При этом не вовремя представленные руководству компании документы, подтверждающие факт временной нетрудоспособности, не могут служить основанием для признания причин отсутствия человека на работе неуважительными и увольнения его за прогул;
• исполнение государственных или общественных обязанностей;
• сдача крови и ее компонентов либо проведение связанного с этим медобследования;
• участие человека в забастовке;
• заключение под стражу;
• чрезвычайные ситуации, а также действия госорганов, повлекшие транспортные проблемы: отмену или задержку рейса, перекрытие автодороги к месту работы и прочее;
• нахождение в отпуске без сохранения зарплаты, если было получено устное одобрение работодателя, и сотрудником была соблюдена процедура ухода в отпуск, но работодатель не оформил его предоставление;
• приостановление работы из-за задержки выплаты зарплаты более чем на пятнадцать дней при уведомлении работодателя в письменном виде или в электронной форме, если используется электронный документооборот;
• присмотр за несовершеннолетним ребенком в связи с госпитализацией супруги сотрудника в больницу;
• выполнение человеком по согласованию с работодателем своих трудовых обязанностей дистанционно, даже если условие о дистанционной работе не было прописано в трудовом договоре.

Отсутствие работника на рабочем месте по уважительной причине на протяжении всего рабочего дня или смены либо более 4 часов подряд в течение рабочего дня или смены прогулом не является, и к работнику не может быть применено работодателем дисциплинарное взыскание в виде увольнения по указанному основанию.

Конечно, сотруднику по возможности следует заранее уведомить руководство о планируемом отсутствии на рабочем месте. Для этого можно подать письменное заявление с указанием причин отсутствия и приложением подтверждающих документов или направить соответствующее письмо почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Также работодателя можно известить об отсутствии посредством электронной почты или используя другие возможности, предусмотренные локальным нормативным актом (далее — ЛНА) компании.

Отсутствие на рабочем месте сотрудника, уведомившего руководство о необходимости ухода с работы ранее окончания рабочей смены по уважительным причинам в порядке, установленном ЛНА работодателя, не может рассматриваться как прогул и являться основанием для увольнения.

В качестве подтверждения причины своего отсутствия работник может представить работодателю листок нетрудоспособности, повестку в суд, справку из медицинского учреждения, от транспортной организации.

При этом неуважительными причинами отсутствия на рабочем месте могут считаться (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.01.2021 № 88-2027/2021, определения Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 09.06.2021 № 88-9049/2021, Первого кассационного суда общей юрисдикции от 08.02.2021 № 88-2424/2021, Апелляционные определения Московского городского суда от 18.02.2016 по делу № 33-2890/2016, от 04.10.2016 по делу № 33-32613/2016):

• получение медконсультации при отсутствии оформленного больничного листа;
• отгулы за отработанные дни в период отпуска, если отзыв из отпуска не оформлялся и нет документов, подтверждающих необходимость выхода на работу в период отпуска;
• подача заявления на предоставление отпуска без сохранения зарплаты, если вопрос о предоставлении такого отпуска не решен руководителем;
• нахождение супруга на стационарном лечении;
• невыдача средств индивидуальной защиты, если в должностные обязанности работника также входит иная работа, которая может выполняться без них. 

Перед применением дисциплинарного взыскания в виде увольнения работодатель должен запросить у работника письменное объяснение о причинах его отсутствия на работе. Получение объяснений в устной форме, в том числе по телефону, недопустимо.

К объяснительной записке сотрудника о причинах отсутствия на рабочем месте нет нормативных требований. Работник может составить ее в произвольной форме. В ней он должен описать все причины и обстоятельства, из-за которых не смог выйти на работу.

В объяснительной записке обязательно должна стоять дата представления объяснений. Законодателем установлен срок для их представления — два рабочих дня с момента запроса руководством (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Также документ должен содержать подпись работника.

Работник может приложить к своей объяснительной записке любые документы, которые он считает доказательствами того, что причины его отсутствия на работе были уважительными.

Если по истечении двух рабочих дней сотрудник объяснение не представил, то работодатель составит об этом акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ, письмо Государственной инспекции труда в городе Москве от 28.09.2021 № ТЗ/5079/10-34661-ОБ/18-1297) и будет вправе его уволить.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула, не включая время болезни сотрудника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников (ч. 2, 3 ст. 193 ТК РФ). Если работник представил объяснение и подтверждающие документы, то вопрос о том, являются ли причины отсутствия уважительными, остается на усмотрение работодателя, но может быть оспорен работником в суде.

Признание работодателем причины отсутствия работника на рабочем месте неуважительной должно быть обосновано и основано, исходя из справедливости, соразмерности, законности, вины и гуманизма.

При наложении дисциплинарного взыскания учитываются тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, в том числе факт уведомления или неуведомления работником руководителя о причинах отсутствия на работе.

При этом работодатель должен оценить основания отсутствия работника и применить дисциплинарное взыскание соразмерно его проступку с учетом предшествующего поведения работника и отношения его к труду. Без соблюдения вышеуказанных принципов увольнение может быть признано неправомерным. При этом применение дисциплинарного взыскания в виде увольнения является правом работодателя (ч. 5 ст. 192 ТК РФ, пп. 16, 17 обзора, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 24.05.2021 № 117-КГ21-2-К4, раздел III руководства). 

Здесь мы приводим образец того, как может быть составлена работником объяснительная записка. В нашем примере сотрудник имел листок нетрудоспособности из-за полученной травмы, но некоторое время по собственной забывчивости не предоставлял его работодателю. Такая причина должна быть сочтена в качестве уважительной, о чем мы говорили в разделе «Что является уважительной причиной прогула».