Образец уведомления о начале отпуска

Работодатель обязан известить сотрудника о времени начала его ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков или части отпуска (ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ). За неуведомление предусмотрена административная ответственность. За первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• компании грозит штраф от 30 до 50 тыс. рублей;

• ее должностным лицам – от 1 до 5 тыс. рублей;

• предпринимателям – от 1 до 5 тыс. рублей.

За повторное нарушение наказание будет более жестким (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• компании грозит штраф от 50 до 70 тыс. рублей;

• ее должностным лицам – штраф от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от одного до трех лет;

• предпринимателям – штраф от 10 до 20 тыс. рублей.

Известить сотрудника о предстоящем отдыхе необходимо не позднее двух недель до начала отпуска. Этот срок исчисляют в календарных днях, то есть в него включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14, ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Две недели – это минимальный срок. Известить сотрудника о предстоящем отдыхе можно и раньше.

За нарушение двухнедельного срока предусмотрена административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, работник, извещенный позднее двух недель, может обратиться с заявлением о переносе своего отпуска на другой срок. Работодатель обязан это заявление удовлетворить и согласовать новое время отдыха с сотрудником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Способ уведомления сотрудника нормативно не установлен, и работодатель может определить его самостоятельно (письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1). Выбранный способ рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении об отпусках. На практике работодатель:

• направляет сотруднику отдельное письменное уведомление;

• или ведет журнал извещения сотрудников о предстоящем отдыхе;

• или знакомит под подпись сотрудника с графиком отпусков либо с приказом о предоставлении ежегодного отпуска.

По мнению Роструда, помимо доведения до сведения всех работников о графике отпусков, необходимо известить конкретного работника о времени начала его отдыха не позднее чем за две недели. Уведомить о предстоящем отпуске нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и тех, кто решил взять дополнительный отдых (письмо от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1).

Поэтому если компания решила извещать сотрудников о начале отпуска путем ознакомления с графиком отпусков, рекомендуем использовать для этого специальный лист ознакомления. Желательно предусмотреть в нем специальную графу, в которой работники будут расписываться в том, что они не только ознакомлены с графиком, но и уведомлены о времени начала ежегодного отдыха. Иногда в графике отпусков предусматривают дополнительные графы для ознакомления с датой предстоящих каникул. Например, допустимо унифицированную форму № Т-7 дополнить графами 11 и 12, в которых работник проставит дату ознакомления и подпись (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Используя такой способ, нужно позаботиться о том, чтобы не произошло разглашения персональных данных работников, которые содержатся в графике. Например, при ознакомлении с документом одного сотрудника можно закрывать персональные данные других. Иначе должностное лицо, допустившее разглашение персональных данных, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.14 КоАП РФ (ст. 90 ТК РФ).

Если работодатель выбрал другой способ – знакомить сотрудника с приказом о предоставлении отпуска, то приказ необходимо издать заранее, чтобы уложиться в двухнедельный срок (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Законодательно не закреплено, кто должен подписывать извещение о предстоящем отдыхе. На практике это делают:

• руководитель компании;

• кадровик: начальник отдела кадров – на крупных предприятиях, инспектор по кадрам – в небольших организациях;

• другой сотрудник при отсутствии в штате компании кадровика, например, бухгалтер, юрист, секретарь.

Как мы сказали выше, ведение журнала уведомлений о предстоящем отдыхе также будет допустимым способом извещения сотрудников. Форма журнала, а также требования к его заполнению законом не установлены, поэтому его необходимо составлять произвольно. Рекомендуем предусмотреть в нем, в частности, следующие графы:

• «Ф.И.О.», «должность сотрудника», «структурное подразделение (при наличии)»;

• «вид отпуска» (основной или дополнительный);

• «период отдыха»;

• «подпись работника и дата его уведомления о начале отпуска».

Можно включить в журнал и другие графы для внесения любых необходимых сведений. Например, предусмотреть графу «Дополнительная информация» и указывать в ней, что работник отказался расписаться в журнале, о чем составлен соответствующий акт.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно составляет три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то его нужно хранить 50 лет, если до 01.01.2003 — 75 лет. Временной интервал следует исчислять с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством.

По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можно отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход будет таким же, как и при хранении любых других уведомлений (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1–4 ст. 22.1 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. 436, 445 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, пп. 4.1, 4.8, 4.9 инструкции по применению указанного перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Форма уведомления о предстоящем отпуске законодательно не определена, поэтому его необходимо составлять произвольно. В документе можно указать:

• Ф.И.О. и должность сотрудника, структурное подразделение (при наличии);

• вид ежегодного оплачиваемого отпуска (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск);

• дату начала и количество дней отдыха в соответствии с графиком отпусков;

• реквизиты графика отпусков, которым утвержден период отдыха;

• другую информацию. Например, можно указать дату выхода на работу, срок выплаты отпускных — не позднее трех календарных дня до начала отпуска и так далее (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

Рекомендуем предусмотреть в извещении графу, где работник поставит подпись. Либо сделать два экземпляра – один вручить работнику, а на втором попросить его расписаться о получении и ознакомлении с документом.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Если работник отказывается ознакомиться под подпись с уведомлением о времени начала его отдыха, рекомендуем оформить акт. Желательно, чтобы в его составлении приняли участие минимум трое работников – свидетелей отказа. В акте необходимо прописать:

• дату, время и место составления;

• Ф.И.О. и должности сотрудников, составивших акт;

• Ф.И.О. и должность работника, отказавшегося проставить свою подпись;

• информацию о том, что сотрудник был извещен о предстоящем отпуске (например, что он прочитал уведомление или ему озвучили эту информацию), но расписаться он отказался;

• реквизиты документа, в котором он отказался ставить подпись об ознакомлении (например, реквизиты письменного уведомления).

Бланк уведомления о начале отпуска