Образец приказа о смене фамилии сотрудника

Издание приказа при смене фамилии законодательством не предусмотрено. Но для того чтобы работодатель смог внести изменения в персональные документы сотрудника, поменявшего фамилию, его рекомендуется составить.

Форма заполнения приказа может быть произвольной. Однако одного устного заявления о смене фамилии для составления приказа недостаточно.

Основанием для издания приказа станут оригиналы документов, подтверждающих смену личных данных. Такими документами являются:

• паспорт, в котором указана новая фамилия;
• свидетельство о заключении брака.

Не будет лишним и заявление работника об изменении фамилии. Хотя по закону оно необязательно, но этот документ станет дополнительным основанием для издания приказа об изменении фамилии. К тому же в заявлении работник сможет указать причину смены фамилии, а также реквизиты подтверждающих документов.

Для оформления смены фамилии работника рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

1. Попросить работника написать заявление о смене фамилии. Форма документа произвольная. В заявлении нужно указать причину изменения фамилии и реквизиты документов, подтверждающих это событие (паспорт, свидетельство о регистрации брака).

2. Издать приказ о смене фамилии.

3. В случае ведения трудовой книжки внести в нее запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для этого нужно аккуратно зачеркнуть прежние данные и вписать новые. Реквизиты подтверждающих документов необходимо указать на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их потребуется заверить подписью работодателя или ответственного за ведение книжек лица, а также печатью организации или кадровой службы. Это требование следует из п. 2.3 инструкции по заполнению трудовых книжек.

4. Внести изменения в трудовой договор. Эти изменения вносятся по усмотрению работодателя, так как законодательно они не требуются. Если наниматель решит их учесть, нужно оформить соответствующее дополнительное соглашение.

5. Отразить изменения в личной карточке работника. Для этого прежние сведения нужно зачеркнуть одной чертой и вписать новые данные. Эту информацию необходимо заверить подписью работника кадровой службы, а также поставить дату заверки.

Если фамилию меняет директор, дополнительно потребуется:

• подать заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ, если директор — иностранный гражданин. Форма заявления утверждена Приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Если директор — гражданин России, сведения об изменении фамилии регорган внесет самостоятельно на основе данных, полученных от МВД РФ (ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, п. 10 положения о паспорте гражданина РФ). Для проверки можно запросить выписку из ЕГРЮЛ;
• уведомить банк о смене фамилии, чтобы внести изменения в карточку с образцами подписей. Для этого нужно заполнить специальный бланк и приложить к нему копию нового паспорта руководителя (п. 7.11 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И);
• уведомить контрагентов в случае, если такое условие есть в договорах с ними. Для этого нужно составить письмо в произвольной форме. В нем следует указать дату изменения фамилии и отправить затем документ контрагентам.

Если фамилию меняет главный бухгалтер, подпись которого есть в карточке с образцами подписей, к общему алгоритму потребуется добавить лишь информирование банка. Для этого необходимо оповестить банк письмом, приложив к нему новую карточку с образцами подписей и оттиском печати, а также копию нового паспорта главбуха (п. 7.11 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И). Уведомлять при этом ИФНС не потребуется, поскольку НК РФ не предусматривает подачу таких сведений.

Заявление об изменении фамилии – необязательный документ. Закон не требует его подачи работодателю. Но лучше все же попросить работника его заполнить, чтобы было дополнительное основание для издания приказа о смене фамилии. Форма заявления произвольная. Например, можно составить документ по следующему образцу.

Генеральному директору ООО «Омега»

Нечаеву И.П.

от главного бухгалтера Красоткиной Л.И.

Заявление

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Петровой на Красоткину прошу внести изменения в кадровые документы.

Приложения:

• копия свидетельства о заключении брака;
• копия паспорта.

Красоткина

 14.10.2021

Скачать образец приказа о смене фамилии

Скачать бланк приказа о смене фамилии сотрудника

Форму СЗВ-ТД при смене фамилии сдавать не потребуется.

Дело в том, что согласно п. 2.5.3 порядка заполнения СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, данную форму необходимо подавать в ПФР только на тех сотрудников, в отношении которых происходили следующие кадровые события:

• прием;
• увольнение;
• перевод;
• изменение должности;
• переход на электронную трудовую книжку;
• установление второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности;
• переименование или реорганизация работодателя. В этом случае СЗВ-ТД представляется на всех сотрудников.

Изменение фамилии к перечисленным событиям не относится.

Однако пункт 2.2.4 порядка заполнения СЗВ-ТД требует соответствия фамилии работника данным его лицевого счета в системе ПФР. Поэтому сотрудник обязан проинформировать ПФР об изменении фамилии. Сделать это он может самостоятельно или через работодателя. В случае наступления кадровых мероприятий, при которых требуется представление в ПФР формы СЗВ-ТД, новую фамилию работника можно указывать лишь после того, как будут внесены изменения в сведения его персучета в системе ПФР. Данный вывод следует из совокупности положений пп. 2 п. 2 ст. 6, пп. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД.