Нумерация трудовых договоров

Нужно ли присваивать номер трудовым договорам, есть ли установленные правила нумерации, разберемся с этими вопросами в статье.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

Нужна ли нумерация трудовых договоров
Правила нумерации
Нужно ли с нового года начинать новую нумерацию

Нужна ли нумерация трудовых договоров

Федеральная служба по труду и занятости поясняет, что законодательство не устанавливает требований обязательной нумерации трудовых договоров. Тем не менее работодатели по своему усмотрению могут принять решение о присвоении номеров. Для этого необходимо закрепить такие правила во внутренних локальных актах (письмо Роструда от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1). Нумерация поможет систематизировать документы организации, их легче будет идентифицировать среди прочих.

Нужно заметить, что некоторые унифицированные формы документов, предназначенные для учета и оплаты труда, предусматривают указание номера трудового договора. К примеру, это приказ о приеме на работу, личная карточка сотрудника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Но указанные формы применяются работодателями по желанию и обязательными не являются (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Соответственно, компании не обязаны вести и журнал учета трудовых договоров. Но для удобства это можно сделать. Поскольку порядок его ведения также не регламентирован нормативными актами, закрепить правила можно в локальных актах работодателя.

Как показывает практика, в журнале отражают следующие данные:

• дату и номер трудового соглашения,
• Ф.И.О. работника,
• структурное подразделение, в которое лицо принято,
• должность сотрудника,
• срок действия трудового договора. Если трудовые отношения носят срочный характер, может быть указана дата прекращения действия соглашения.

Правила нумерации

Как указано выше, нормативно установленных правил нет, они разрабатываются каждым работодателем самостоятельно. Чаще всего номер состоит из обозначения года и месяца заключения трудового договора и его собственного номера (письмо Минтруда РФ от 28.04.2020 № 14-2/В-519). Так, соглашение заключенное в феврале 2025 года, может быть нумеровано таким образом: 4-25/02, где 4- это порядковый номер договора, а 25/02 обозначают год и месяц его подписания. Работодатель может выбрать иной способ формирования номера.

Помимо нумерации договора, в организации может быть предусмотрена и нумерация дополнительных соглашений к нему. Как правило, их нумеруют по порядку, начиная с № 1 (письмо Минтруда РФ от 28.04.2020 № 14-2/В-519).

Как и в случае с трудовым договором, работодатель может вести журнал учета и дополнительных соглашений к нему. Это необязательно в силу закона, но поможет содержать в порядке кадровую документацию. Правила ведения журнала устанавливает работодатель в локальных актах. В этом вопросе также предоставлена полная свобода. Компания может вести разные журналы, где будут фиксироваться заключенные договоры и дополнительные соглашения к ним. Можно записывать данные об этих документах в один журнал. Последний вариант представляется более удобным, так как сразу видно, сколько дополнительных соглашений к договору было заключено и какие номера им были присвоены.

Если работодатель решил вести отдельный журнал учета дополнительных соглашений, то он может предусматривать такие графы (консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской области, 2023 г.):

• порядковый номер соглашения,
• дата приема на работу и заключения трудового договора,
• Ф.И.О. сотрудника,
• номер трудового договора,
• должность, специальность работника,
• структурное подразделение, где трудится лицо,
• реквизиты приказа, на основании которого заключено дополнительное соглашение к трудовому договору,
• дата и номер заключения дополнительного соглашения,
• подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала,
• расписка работника в получении экземпляра допсоглашения.

Нужно ли с нового года начинать новую нумерацию

Вопрос о том, нужно ли каждый год начинать сигнатуру договоров заново или продолжать вести ее независимо от начала и окончания календарного года, каждый работодатель решает самостоятельно (письма Минтруда РФ от 28.04.2020 № 14-2/В-519, Роструда от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1).