Новый работник: как перевести на электронную трудовую книжку

С начала 2021 года завершился переходный период на электронный формат книжек — все работники к этому времени должны были определиться, какую форму документа о труде оставить, то есть выбрать между электронной или бумажной трудовой книжками.

Лица, которые не смогли до конца 2020 года подать работодателю соответствующее заявление, вольны сделать это в любое время, в том числе при дальнейшей перемене места работы.

К таким лицам, в частности, относятся, сотрудники, которые по состоянию на конец 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось их место, в том числе:

• при пребывании на больничном;
• в отпуске;
• при временном отстранении от работы;
• в иных случаях.

Аналогичное право распространяется и на лиц, у которых есть стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на конец 2020 года они не состояли в трудовых (служебных) отношениях.

При сохранении за сотрудником обычной трудовой книжки:

• работодатель наряду с электронными сведениями продолжит вносить данные о трудовой деятельности также в бумажную форму;
• право на дальнейшее оформление трудовой на бумаге сохраняется при последующем трудоустройстве в другие компании;
• сохраняется право в любое время подать работодателю письменное заявление о переходе на ЭТК.

Для всех трудящихся лиц переход на ЭТК является добровольным. Исключение – молодые специалисты, которые только начали свою карьеру после 2021 года. Для таких сотрудников сведения о ТД должны вестись только электронно, без оформления обычной книжки.

Алгоритм действий по оформлению ЭТК различается в зависимости от того, какого сотрудника работодатель принимает в штат – молодого специалиста, который до этого нигде не работал, либо человека с трудовым стажем:

• если в штат поступает сотрудник, который до этого нигде не работал, то на молодого специалиста по закону бумажные книжки уже не оформляются. В этом случае по умолчанию, без заявления физлица, сразу оформляется ЭТК. При этом регистрировать ЭТК в книге учета не нужно;
• если в штат принимают сотрудника, который решил отказаться от бумажной трудовой и перейти на электронную, работодателю надо получить от сотрудника соответствующее заявление.

При этом в случае, если на работу принят сотрудник со стажем, который решил перейти на ЭТК, работодателю понадобится сделать в его бумажной трудовой две записи:

• первую – о приеме на работу;
• вторую – о том, что сотрудник подал руководству заявление с просьбой вести ЭТК.

Об этом напомнил Минтруд РФ в письме от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052.

После соблюдения формальностей, связанных с получением от нового сотрудника заявления о приеме на работу и оформлением на него приказа о приеме в штат, перевести его на ЭТК работодатель сможет, придерживаясь следующего алгоритма:

• зарегистрировать бумажную трудовую в книге или журнале по учету движения трудовых книжек;
• получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК;
• внести в бумажную трудовую запись о приеме на работу;
• внести в бумажную трудовую запись о подаче лицом заявления о переходе на ЭТК;
• заверить запись в бумажной книжке физлица подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании или печатью кадровой службы (при наличии);
• выдать бумажную трудовую сотруднику не позднее трех рабочих дней со дня получения от него заявления;
• сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек о выдаче сотруднику бумажной книжки.

Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, расписывается в книге учета их движения.

Если работодатель принимает лицо, которое сразу предъявляет формы СТД-Р или СТД-СФР, это означает, что сотрудник уже отказался у прежнего работодателя от обычной книжки и перешел на электронную. То есть на прежнем месте работы компания уже внесла запись о таком выборе в бумажную книжку и отдала ее сотруднику. Новый работодатель никаких записей в бумажную трудовую вносить уже не обязан. При этом, поскольку обычную книжку работодатель не обязан ни вести, ни хранить, то и делать записи о ее движении в книге учета он также не должен.

Лица, выбравшие ЭТК, получают обычную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Обычная бумажная книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. После выдачи сотруднику бумажной трудовой работодатель должен вести по нему только электронные сведения, то есть подавать в СФР отчет ЕФС-1.

Однако физлицу рекомендуется не выбрасывать свою книжку, а хранить ее, ведь она служит источником информации о трудовой деятельности до 2020 года. А в электронном формате отражаются только сведения начиная с 2020 года.

Возможность возобновления обычной трудовой книжки после подачи сотрудником заявления о выборе ЭТК не предусмотрена. То есть вернуться с ЭТК на бумажную книжку после этого уже нельзя (письмо Минтруда РФ от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Заявление о приеме на работу – совсем необязательный документ, который нужно требовать от сотрудника при оформлении в штат. Законодательно установленной обязанности его подавать работодателю нет. По ТК оформление в штат происходит на основании трудового договора. Тем не менее на практике принято требовать такой документ от нового сотрудника и издавать на его основе распоряжение о приеме на работу.

Заявление оформляется в свободной форме на имя руководителя компании. В нем указывают:

• должность, на которую поступает сотрудник;
• дату, с которой его принимают в штат.

Если на работу устраивается лицо с бумажной трудовой, указывать в заявлении просьбу о выборе ЭТК не нужно.

Для оформления приема на работу в настоящее время достаточно только трудового договора. Работодатель не обязан издавать на основании подписанного трудового договора распоряжение о приеме на работу. С 22 ноября 2021 года издавать такой приказ – право руководства компании. Тем не менее, если работодатель воспользуется таким правом, содержание распоряжения о приеме в штат должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

В настоящее время компаниям предоставлено право выбора – издавать или не издавать приказ о приеме в штат. Вместе с тем вся информация о выполняемой работе, переводах, квалификации, о награждениях физлица вносится в книжку на основании соответствующего распоряжения работодателя в течение пяти рабочих дней, а об увольнении – в день прекращения трудового договора, и должна точно соответствовать тексту этого распоряжения. Такое требование установлено пунктом 9 порядка ведения и хранения трудовых книжек (далее – порядок), утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.

При этом в обычной книжке отражают:

• в графе 3 – данные о приеме в штат, переводах, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, часть, пункт закона);
• в графе 4 – наименование, дату и номер документа, с учетом которого внесена запись в графу 3.

В Минтруде полагают, что если руководство компании не оформляет распоряжение о приеме в штат, то в графе 4 можно отразить реквизиты трудового договора (письмо Минтруда РФ от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499).

Лицо, которое выбрало ЭТК, подает в бухгалтерию или кадровую службу заявление в свободной форме. Законодательно утвержденного бланка на этот случай нет. Заявление о переходе на ЭТК оформляется на имя руководства, в нем нужно сделать ссылку на ст. 66.1 ТК РФ.

Ниже приведем пример заявления сотрудника с просьбой вести ЭТК.

Генеральному директору АО «Компания»

Сидорову А. П.

от юриста

Петровой О.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ в электронном виде, в связи с чем выдать мне трудовую книжку на руки.

__________________ Петрова О.Н.

25.08.2023

Сотруднику, который выбрал ЭТК, компания отдает обычную книжку на руки в течение трех рабочих дней со дня поступления заявления от него.

При передаче обычной книжки в нее должны внести данные о том, что физлицо подавало руководству заявление с просьбой о ведении ЭТК на основании ст. 66.1 ТК РФ. Такая запись заверяется подписью работодателя или ответственного лица, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей) (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, п. 35 порядка).

В обычной книжке в разделе «Сведения о работе» такая запись вносится в следующем порядке:

• отражается порядковый номер записи – в графе 1;
• отражается дата передачи обычной книжки – в графе 2;
• производится запись с формулировкой: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» – в графе 3. Пример такой формулировки привел Минтруд РФ в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150;
• приводится ссылка на заявление физлица с указанием даты и номера его регистрации – в графе 4.

По мнению чиновников, запись в трудовой нужно заверить надлежащим образом, как это предусмотрено в отношении выдаваемых сотруднику документов.

Чтобы заверить запись, нужна:

• подпись работодателя или ответственного лица;
• печать компании (при наличии);
• подпись сотрудника.

Вместе с тем представители Роструда отмечают, что, поскольку действующее законодательство не регулирует этот вопрос, при отсутствии печати сделанная запись о переходе на ЭТК недействительной признана быть не может (вопрос 2 обзора Роструда).

Если компания продолжает вести книгу учета движения книжек и вкладышей в них, то в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» следует сделать запись о выдаче физлицу книжки с подписью сотрудника.

При этом в графе 13 можно сделать сноску, например, *1. В конце книги учета расшифровать данную сноску следующим образом: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».