Новый порядок обмена электронными документами с СФР

С двадцатого октября 2023 года при проверках страхователей действует новый порядок обмена электронными документами с СФР, утвержденный Приказом СФР от 30.05.2023 № 931. Его обновление связано с объединением ФСС и ПФР в СФР.

В соответствии с новыми правилами можно отправлять электронные документы, указанные в пп. 1.1 и 1.2 порядка № 931. Ниже мы расскажем о них подробно.

Направляемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот строится по тому же принципу, что и между налоговой инспекцией и организациями. Когда СФР направляет документ страхователю, то дата и время его отправки фиксируются в квитанции подтверждения (п. 9 порядка № 931).

Страхователь в течение одного рабочего дня со дня отправки направляет территориальному органу СФР квитанцию с датой и временем получения документа (п. 12 порядка № 931).

Если страхователь отправляет документы, истребуемые органом СФР, то он фиксирует дату и время отправки документов в квитанции. Эта дата признается датой направления документов фонду. При получении от страхователя документов и отсутствии оснований для отказа в их приеме территориальный орган СФР формирует уведомление о приеме документов, подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет страхователю. Датой приема документов считается дата, указанная в уведомлении. Уведомление должно быть направлено территориальным органом СФР не позднее одного рабочего дня со дня отправки документов ему страхователем.

Обязанность страхователя по направлению истребуемых документов фонду считается исполненной при наличии уведомления о приеме документов (п. 15, 16, 17, 20, 21 порядка № 931).

СФР отказывает в приеме документа, если он:

• отправлен ошибочно;
• не подписан усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя;
• не соответствует запросу СФР.

При получении отказа страхователь устраняет несоответствия и отправляет документы повторно.

Обязанность по отправке документов считается выполненной после того, как страхователь получит уведомление о приеме.

В части уплаты страховых взносов на страхование от несчастных случаев на производстве порядок № 931 применяется при отправке страхователям органами СФР следующих документов:

• требования об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов;
• решения о взыскании страховых взносов;
• требования о представлении документов при проведении проверки фондом;
• акта проверки;
• решения о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
• решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
• решения о возмещении излишне понесенных расходов;
• требования о возмещении излишне понесенных расходов.

В части уплаты страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством порядок № 931 применяют при направлении страхователю:

• решения о возмещении излишне понесенных расходов;
• требования о возмещении излишне понесенных расходов.

Также порядок № 931 распространяется на отправку страхователями документов в территориальные органы СФР при истребовании их в рамках проведения проверок страхователей по уплате взносов на страхование от несчастных случаев на производстве (п. 1.2 порядка № 931). Например, к таким документам относятся расчетно-платежные ведомости, табели учета рабочего времени, гражданско-правовые договоры.

Электронный документ может быть изначально составлен в цифровом виде либо преобразован из документа на бумажном носителе. Для модификации бумажный документ нужно отсканировать с сохранением реквизитов по форматам, размещаемым на официальном сайте СФР, и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2 порядка № 931):

• органа, выдавшего документа;
• нотариуса.

Для формирования документов, направляемых в СФР, можно использовать (п. 3 порядка № 931):

• информационную систему, применяемую компанией для автоматизации своей деятельности;
• бесплатные сервисы информационной системы СФР «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах».