Новогодний корпоратив — 2024: бухгалтерский и налоговый учет расходов

Подготовка к встрече Нового года начинается, как правило, с покупки елки, елочных украшений, гирлянд, мишуры и так далее. Как оформить эти расходы в целях бухгалтерского и налогового учета, изложено ниже.

Бухучет

Расходы на новогодние украшения не связаны с обычными видами деятельности компании, поэтому в бухгалтерском учете их следует включить в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н). Траты можно сразу списать в дебет счета 91-2.

Налог на прибыль

Расходами в целях исчисления налога на прибыль признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (п. 3 Определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П).

Следовательно, затраты, направленные на приобретение елки и новогодних украшений, могут быть признаны обоснованными в случае, если направлены на получение дохода, а это, как правило, деятельность, связанная с организацией отдыха и развлечений, культуры и спорта.

Затраты на приобретение елки и новогодних игрушек в ряде случаев можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на рекламу, в связи с тем что зачастую организации при помощи новогоднего оформления витрин стараются привлечь внимание потенциального клиента к своей продукции (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ).

Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 27.06.2011 по делу № А40-55988/10-142-307 сделан вывод о том, что произведенные затраты на новогоднее оформление гирляндами, фонарями и другой иллюминацией отвечают требованиям пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на приобретение елки и новогодних игрушек могут быть связаны с представительскими расходами, если их используют на официальных приемах, встречах, направленных на поддержание (установление) взаимного сотрудничества с контрагентами (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 19.01.2012 по делу № А50-3964/2011 сделан вывод о правомерном включении налогоплательщиком в состав прочих расходов затрат на проведение официального представительского мероприятия (новогоднего праздника).

Затраты на приобретение елки и новогодних игрушек, не связанные с предпринимательской деятельностью, не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, поскольку не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.

НДС

Если компания решила признавать праздничное убранство в «прибыльных» расходах, то она может заявить по нему и вычет. Нужно иметь в виду, что поскольку с учетом расходов для целей налогообложения прибыли у организации, украсившей офис, возможны проблемы, то не исключено, что и вычет НДС по таким расходам налоговики признают неправомерным.

Если же затраты на приобретение елки и новогодних игрушек компания не учитывала в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, то и НДС к вычету принимать не стоит.

УСН

Для упрощенцев установлен закрытый перечень расходов, на которые организация — плательщик УСН имеет право уменьшить доходы при определении объекта налогообложения (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие расходы должны быть обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

В указанном перечне расходы на украшение офиса к новогодним праздникам не указаны. Поэтому включение стоимости новогодних украшений и елки в расходы, например, как материальные, вызовет вопросы со стороны налоговых органов. Поэтому даже если есть уверенность в экономической обоснованности подобных трат, нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде.

Бухучет

В бухгалтерском учете расходы на аренду помещения для празднования Нового года учитываются в составе прочих расходов, поскольку не связаны с обычными видами деятельности организации. Они списываются в дебет счета 91-2 (п. 11 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли подобные расходы не учитываются, так как не соответствуют требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

НДС

Расходы на аренду помещения для проведения корпоратива облагать НДС не нужно.

УСН

Состав расходов, учитываемых при упрощенной системе налогообложения, носит ограниченный характер, и в нем нет расходов на новогодний корпоратив и иные праздничные мероприятия (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому при расчете УСН-базы траты на аренду помещения для празднования Нового года не учитываются.

Бухучет

Расходы на новогодний банкет в бухгалтерском учете относятся к прочим расходам и списываются в дебет счета 91-2 (п. 11 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль

Затраты на банкет, связанный с празднованием Нового года, сложно отнести к деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, в пункте 29 ст. 270 НК РФ есть прямая норма, предусматривающая, что затраты на организацию культурно-зрелищных и иных аналогичных мероприятий не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли не получится.

Есть мнение, что можно замаскировать расходы на корпоратив под представительские расходы. Тогда нужно пригласить на праздник партнеров по бизнесу и заявить деловую цель проведения мероприятия. Необходимо оформить:

• приказ руководителя, в котором следует указать, что торжественный вечер проводится исключительно в целях налаживания и поддержания взаимного сотрудничества;

• смету;

• отчет о проведенном мероприятии;

• первичные документы, подтверждающие затраты (акты, счета, чеки, накладные, квитанции и другие).

Однако все это не гарантирует, что у налоговиков не возникнет вопросов к такому мероприятию хотя бы из-за того, что оно приходится на конец года.

Не стоит забывать, что в качестве представительских расходов можно учесть лишь затраты, связанные с проведением переговоров с представителями других компаний и с клиентами-физлицами. Однако на празднике подавляющее большинство, скорее всего, составят собственные сотрудники. Кроме того расходы на организацию развлечений и отдыха к представительским расходам не относятся.

Поэтому если новогодний банкет представить как официальное представительское мероприятие, высока вероятность, что налоговики вычислят это. И в результате не примут такие расходы, доначислят налог, а также начислят пени и штраф.

НДС

В данной ситуации — при предоставлении сотрудникам бесплатного питания не возникает объекта обложения. Поскольку право собственности на продукты к сотрудникам организации не переходит. Следовательно, НДС на затраты по оплате праздничного банкета начислять не нужно (письмо Минфина РФ от 27.01.2020 № 03-07-11/4421).

Одновременно компания не сможет принять к вычету НДС, предъявленный ей по данным затратам.

УСН

Траты на новогодний банкет не входят в закрытый перечень расходов, на которые организация — плательщик УСН имеет право уменьшить доходы при определении объекта налогообложения (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому учесть их нельзя.

НДФЛ

При организации банкета для сотрудников компания не должна удерживать НДФЛ со стоимости питания. НДФЛ — персонифицированный налог, то есть он рассчитывается индивидуально с доходов каждого сотрудника. На банкете нельзя определить величину дохода, полученного каждым физическим лицом. Невозможно рассчитать стоимость блюд, которые съел каждый сотрудник.

Аналогичный вывод был сделан и в информационном письме Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 № 42. В пункте 8 письма судьи указывают на то, что при расчете подоходного налога «отсутствовало персонифицированное определение размера дохода в натуральной форме, полученного каждым физическим лицом, принявшим участие в новогоднем вечере и получившим доход в натуральной форме в виде материального блага». А способ распределения дохода на всех присутствующих на празднике в налоговом законодательстве не указан.

Следовательно, даже если налоговики доначислят НДФЛ со стоимости бесплатного питания в виде шведского стола, это решение можно будет оспорить в суде.

Страховые взносы

В отношении страховых взносов возникает аналогичная ситуация. Работодатель не имеет возможности персонифицировать доход каждого сотрудника. А значит, не может достоверно исчислить страховые взносы. Следовательно, при посещении праздника у работников не возникает доходов, облагаемых страховыми взносами.

Ситуация, когда расходы распределены по каждому из работников

Если расходы на праздничный стол распределены по каждому из работников в первичных документах, то траты на проведение корпоративного мероприятия облагаются:

• НДС, как безвозмездная передача, которая является реализацией. При этом входной налог можно принять к вычету;

• НДФЛ;

• страховыми взносами.

Бухучет

В бухгалтерском учете стоимость приобретенных для сотрудников и их детей подарков признают прочими расходами (пп. 4, 11, 16 ПБУ 10/99). Активом компании они не считаются, поскольку экономические выгоды в будущем принести не способны. В связи с этим проводки будут следующими.

Налог на прибыль

Новогодние подарки в расходах по налогу на прибыль не учитываются (пп. 16, 21 ст. 270 НК РФ). Исключением являются подарки к Новому году, которые вручают в связи с производственными достижениями сотрудников. Стоимость таких подарков можно учесть в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). При этом возможность поощрения подарком должна быть предусмотрена трудовым договором и локальными актами организации, например, коллективным договором или положением об оплате труда.

НДС

НДС с подарков сотрудникам и их детям нужно начислить в день вручения подарка (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Если подарки приняты к учету по стоимости без «входного» НДС, то НДС при передаче подарков рассчитывается так (п. 2 ст. 154, пп. 2, 3 ст. 164 НК РФ): рыночная цена подарка х 20 или 10 %.

Как правило, рыночной считается цена, по которой был куплен подарок, а по подаркам собственного производства – обычная цена их продажи либо себестоимость, если компания их не продает (п. 1 ст. 105.3 НК РФ).

«Входной» НДС при покупке подарков можно принять к вычету (письмо Минфина РФ от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).

Если подарки приняты к учету по стоимости с «входным» НДС, то налог при передаче подарков рассчитывается так (п. 3 ст. 154, пп. 2—4 ст. 164 НК РФ): (рыночная цена подарка с учетом НДС – покупная стоимость подарка) х 20/120 или 10/110.

Обычно рыночная цена, по которой подарок передается работнику, равна стоимости его приобретения. Поэтому НДС к уплате будет равен нулю. Например, компания купила подарки по рыночной цене 1 тыс. рублей за штуку, включая НДС. На момент передачи работникам рыночная цена осталась такой же. Значит, НДС к уплате будет равен 0 рублей.

При вручении подарков нужно составить счет-фактуру, или бухгалтерскую справку-расчет, или другой сводный документ, в котором есть суммарные данные. Счет-фактуру (бухгалтерскую справку, сводный документ) следует зарегистрировать в книге продаж. Счет-фактура составляется в одном экземпляре. Делать отдельные экземпляры для каждого работника не нужно. На все подарки в одном квартале можно составить единый счет-фактуру. В строках 6, 6а и 6б нужно поставить прочерки.

Такой порядок указан в письме Минфина РФ от 08.02.2016 № 03-07-09/6171. Он основан на подпункте 1 п. 3 ст. 169 НК РФ в редакции, действовавшей до 1 июля 2021 года. Полагаем, что разъяснения можно применять при дарении товаров, не подлежащих прослеживаемости.

Если же дарятся товары, подлежащие прослеживаемости, то счет-фактура выставляется в электронной форме при каждой передаче подарка (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Если подарки вручаются сотрудникам, счета-фактуры можно выставить в бумажном виде (пп. 1 п. 1.1 ст. 169 НК РФ).

Если счет-фактура электронный, то показатели, которые не заполняются (ставятся прочерки), и показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируются (п. 8 правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

НДС, который был начислен при передаче подарков, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

УСН

Для упрощенцев вопрос учета расходов на подарки неактуален. Доказать экономическую оправданность вряд ли получится, да и в закрытом перечне расходов они не указаны, а потому для налога при УСН расходы на подарки не учитываются (пп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

Страховые взносы

Ценные новогодние подарки сотрудникам, которые передаются им в качестве оплаты или в целях стимулирования труда, по сути являются элементом оплаты труда. Например, это касается подарков за определенный стаж работы в организации, добросовестное исполнение трудовых обязанностей или достигнутые результаты. Поэтому их стоимость должна включаться в базу для исчисления страховых взносов на ОПС, ОМС и по ВНиМ как выплата в рамках трудовых отношений по пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ. Кроме того, с этих подарков нужно начислить взносы на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В то же время стоимость ценных подарков, которые не связаны с вознаграждением за труд и его стимулированием и которые передаются по договору дарения, не является объектом обложения страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ и п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ (письма Минфина РФ от 31.10.2022 № 03-04-06/105519, от 08.12.2021 № 03-15-05/99665).

Самый удобный и простой способ оформить договор дарения – издать приказ на выдачу подарков и передать их сотрудникам по ведомости. Последнюю составляют в произвольной форме с указанием Ф.И.О. людей, которым переданы подарки, названия и стоимости подарков. Также нужно предусмотреть графу, в которой сотрудники распишутся в получении дара.

От подарков, имеющих материальную ценность, следует отличать подарки, ее не имеющие. В частности, поощрительные грамоты, нагрудные знаки, подтверждающие присвоение почетных званий. Они не облагаются страховыми взносами как вознаграждение в натуральной форме, имеющее нулевую рыночную стоимость (п. 7 ст. 421 НК РФ).

При вручении новогодних подарков детям сотрудников взносы на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также на страхование от несчастных случаев начислять не нужно. Дети сотрудников в трудовых отношениях со страхователем не состоят, поэтому выдача им подарков не может быть квалифицирована как выплата, облагаемая страховыми взносами (п. 1 ст. 572 ГК РФ, пп. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ).

Также в судебной практике отмечается, что передача подарков не является оплатой труда работников, не зависит от их квалификации, сложности, качества, количества, условий выполнения работы. Получение ребенком (через его родителя) подарка связано исключительно с наличием заключенного родителем трудового договора, но не зависит от фактического осуществления трудовой функции (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.01.2021 № Ф04-5789/2020 по делу № А70-5808/2020).

НДФЛ

Стоимость подарков признается доходом, полученным в натуральной форме (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). При этом налоговой базой является рыночная стоимость указанных подарков. В стоимость таких подарков включается соответствующая сумма НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Новогодние подарки сотрудникам и их детям облагаются НДФЛ, если стоимость подарков превышает 4 тыс. рублей за год.

Есть отдельные категории граждан, например, ветераны и инвалиды ВОВ, подарки которым не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 216, п. 33 ст. 217 НК РФ). Если организация выдает подарок такому лицу, то ей необходимо получить от одаряемого копии документов, подтверждающие отнесение его к льготной категории.