Номенклатура дел организации

Номенклатура дел представляет собой упорядоченный перечень названий дел, который готовит компания, фиксируя при этом период их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). В дело собирают и подшивают документы, которые относятся к одному вопросу или единому участку работы. Их помещают в отдельную обложку. Как правило, каждая такая папка имеет свое название и нумерацию. Допускается формирование дел в электронном варианте.

Обычно рассматриваемый документ оформляют на общем бланке компании. Он представляет собой таблицу, в которой указывают номер папки, ее название, количество томов, срок хранения и дополнительная информация.

В соответствии с правилами, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, номенклатура дел нужна для обеспечения сохранности исполненных бумаг учреждения и быстроты их поиска (п. 2.2, 4.14, 4.15, 4.17). То есть ее главное  назначение — обеспечить порядок ведения и учета дел в делопроизводстве фирмы. Этот документ является:

• основой для формирования документального фонда компании;
• основным учетным документом, отражающим состав и организацию архива предприятия;
• классификационным справочником, который используется для создания информационно-поисковой системы, при проведении экспертизы ценности документов, а также для установления периодов хранения папок, в которых находятся бумаги временного хранения;
• основой для подготовки описей дел, документов постоянного и временного хранения, а также для учета папок временного хранения.

Номенклатуру дел должны составлять компании, которые входят в список источников комплектования гос- и муниципальных архивов (ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В остальных случаях у юрлиц не возникает обязанности вести этот документ. Однако нужно учитывать следующее (ч. 1 ст. 17, ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

• номенклатура дел позволяет упорядочить бумаги, используемые в работе юрлица, и важна для всех компаний. Она дает возможность создать систему, в которой любой документ можно быстро и безошибочно найти ;
• при ликвидации негосударственного юрлица, в том числе из-за банкротства, накопленные во время его работы и включенные в состав российского Архивного фонда архивные материалы, бумаги по личному составу, а также архивные документы, период временного хранения которых не прошел, направляют в государственный или муниципальный архив. Происходит это на основании договора, заключенного между ликвидатором, ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и государственным либо муниципальным архивом. В этом случае также может потребоваться номенклатура дел;
• частные компании должны хранить архивные документы на протяжении установленных законодателем сроков. Наличие номенклатуры дел упростит эту работу.

Существует три вида рассматриваемого документа: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел (п. 4.17 правил от 31.03.2015 № 526).

Типовая устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных юрлиц. Она представляет собой нормативный документ.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает приблизительный состав папок, заводимых в делопроизводстве компанией, на которую такая номенклатура дел распространяется.

Типовая и примерная системы упорядочения бумаг разрабатываются структурами и организациями, у которых в подчинении находится сеть однотипных юрлиц.

Номенклатура дел организации формируется на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел (п. 4.17 правил от 31.03.2015 № 526).

Если у компании нет типовой или примерной номенклатуры дел, она самостоятельно разрабатывает свою индивидуальную номенклатуру.

Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству компании (абзац 4 раздела 1.1.1 методических рекомендаций, размещенных на официальном сайте Федерального архивного агентства по электронному адресу http://archives.ru).

Номенклатуру дел составляют на основе изучения состава и содержания бумаг, которые появляются при работе фирмы. Подбирая ее, нужно руководствоваться:

• учредительными документами юрлица, положениями о деятельности каждого его структурного подразделения;
• штатным расписанием;
• прошлогодней номенклатурой дел компании;
• описями дел постоянного и временного хранения, регистрационными формами;
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием периодов их хранения, в частности, перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
• типовыми и примерными номенклатурами дел;
• установленным законодателем временем хранения документов.

Номенклатура дел предприятия составляется на год. Документ должен ежегодно корректироваться. С 1 января каждого года вводится в действие новая номенклатура дел (раздел 1.1.1 методических рекомендаций).

Разработка номенклатуры дел в компании проводится на основании приказа или распоряжения руководителя и включает в себя нескольких этапов (раздел 1.1.1 методических рекомендаций):

• проработка классификационной схемы номенклатуры дел фирмы;
• выявление состава бумаг компании;
• составление заголовков дел. Они должны кратко описывать подшитые в конкретную папку бумаги, содержать общее название и вид документов;
• систематизация таких заголовков внутри каждого раздела;
• индексация, то есть нумерация дел, когда папкам присваивают цифровое или буквенное обозначение;
• определение сроков хранения дел.

Разработкой номенклатуры дел занимается, как правило, служба делопроизводства компании при наличии у нее такого структурного подразделения. Если данного отдела на предприятии нет, то этими вопросами занимается уполномоченный сотрудник. Ведение документа может находиться в компетенции специалистов кадровых служб, секретарей, сотрудников канцелярии или других работников юрлиц – это зависит от распределения должностных обязанностей в конкретной компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, можно использовать следующий алгоритм действий:

1) каждое структурное подразделение фирмы, при наличии таковых, составляет свою номенклатуру дел. Обычно для этого используют установленную в приложении № 26 к правилам от 31.03.2015 № 526 форму. Ее заполняет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, затем согласуют с экспертной комиссией при ее наличии, и подписывает начальник структурного подразделения. После этого документ представляют в службу делопроизводства компании или уполномоченному специалисту;

2) руководитель службы делопроизводства компании или уполномоченный специалист, получив от всех отделов компании номенклатуры дел, обобщает их и, если это нужно, вносит корректировки. Затем подготавливается сводная форма документа (раздел 1.1.1 методических рекомендаций);

3) сводный документ обычно составляют по установленной в приложении № 25 к правилам от 31.03.2015 № 526 форме. Его подписывает начальник службы делопроизводства фирмы или уполномоченный специалист, а затем визирует лицо, ответственное за архив компании (п. 4.18 правил от 31.03.2015 № 526, раздел 1.1.1 методических рекомендаций);

4) на этом этапе номенклатуру дел согласуют с экспертной комиссией архива. Такая обязанность есть у компаний, передающих бумаги для комплектования государственных или муниципальных архивов. Процедура согласования осуществляется один раз в пять лет. Юрлица, не сдающие материалы на государственное хранение, согласуют документ с экспертной комиссией вышестоящей организации или утверждают его самостоятельно (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18, ст. 20, ч. 3 ст. 21 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. 4.4, 7, 4.18 правил от 31.03.2015 № 526, раздел 1.1.1 методических рекомендаций);

5) после успешного проведения всех согласований документ утверждается руководителем компании;

6) затем изготавливают нужное число копий документа для использования в работе. В структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел (раздел 1.1.1 методических рекомендаций). Также одна копия передается в архив компании (при его наличии) в качестве учетного документа.

Утверждает номенклатуру дел руководитель компании после того, как были успешно проведены все необходимые согласования документа. Утвержденный экземпляр является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства (раздел 1.1.1 методических рекомендаций).

Сроки хранения дел нужны для сохранности важных бумаг компании. По этим срокам документы группируют в папки, поскольку материалы с разным временем хранения не могут помещаться в одно дело. Срок хранения каждой папки указывается в графе 4 формы, установленной в приложении № 25 к правилам от 31.03.2015 № 526. При заполнении этой графы нужно руководствоваться перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В отношении ряда документов в перечне от 20.12.2019 № 236 указан срок хранения: «До минования надобности». Это означает, что бумаги, содержащиеся в папке, имеют только практическое значение и хранятся в компании до тех пор, пока потребность в них не отпадет. Срок хранения «до минования надобности» определяется фирмой или ее структурным подразделением самостоятельно, но не может быть менее одного года (сноска 1 к перечню от 20.12.2019 № 236, п. 4.6 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Составление номенклатуры дел конкретного подразделения зависит от основных задач, которые оно выполняет. Поэтому процесс систематизации документооборота в отделе кадров или юридическом отделе будет иметь свои особенности.

Так, основными задачами юротдела считается проверка локальных нормативных актов, а также другой внутренней документации на соответствие российскому законодательству, подготовка заключений по правовым вопросам, договорная работа, участие в судебных делах, подготовка материалов для привлечения сотрудников фирмы к дисциплинарной ответственности.

Чтобы упорядочить документооборот, в юридическом отделе создается приблизительный перечень номенклатурных дел. Он включает в себя различные виды бумаг, необходимые в работе юридического отдела.

Алгоритм составления номенклатуры дел юротдела может быть следующим (п. 1.1.1 методических рекомендаций):

1. Устанавливают перечень всех бумаг юридического отдела.
2. Формулируют заголовки дел.
3. Систематизируют эти заголовки внутри раздела.
4. Папкам присваивают индексы.
5. Определяют сроки хранения дел.
6. Составляют номенклатуру дел юридического отдела.
7. Подготовленный документ передают в подразделение, ответственное за подготовку сводной номенклатуры дел.
8. Сотрудников юридического отдела знакомят с утвержденным документом для использования в работе.

Здесь находится образец заполненной номенклатуры дел на примере документа, подготовленного юридическим отделом коммерческой компании.

Юрлицо делает необходимое для работы число копий номенклатуры дел. В каждый отдел предоставляют выписку из данного документа, касающуюся деятельности этого подразделения (раздел 1.1.1 методических рекомендаций). Дополнительная копия передается в архив юридического лица.