МЧД с первого сентября 2023 года

Машиночитаемая доверенность (МЧД) в бумажном варианте не оформляется. Это электронный документ, который подтверждает полномочия лица действовать от имени компании. Его можно создать и хранить в формате XML. Такое уполномочие может применяться в том числе при сдаче налоговой отчетности, если бумаги подписывает не руководитель организации или предприниматель, а другое лицо, в том числе главный бухгалтер. Директору или иному руководителю фирмы такая доверенность не нужна. Он подписывает документы электронной подписью компании, сертификат которой выдает налоговая служба.

Остальные сотрудники подписывают документы личными квалифицированными электронными подписями и представляют МЧД в пакете остальных документов или иным способом. МЧД должна быть подписана электронной подписью компании. Специальные правила здесь действуют при передоверии, а также при нотариальном удостоверении доверенности.

Ранее планировалось, что подписывать от имени фирмы цифровые документы, в том числе и налоговую отчетность, сотрудникам можно будет только при наличии машиночитаемой доверенности. Такой порядок хотели ввести c начала текущей осени. Однако Законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ внесли корректировки в отечественное законодательство. Этим документом решили предусмотреть исключение из установленного прежде правила, позволяющее отсрочить переход к обязательному применению МЧД на один год.

Такое исключение сделали для сотрудников, которые указаны в качестве владельцев сертификата подписи компании. Данные лица могут продолжить использовать свои сертификаты и после 1 сентября 2023 года – вплоть до 1 сентября 2024 года, машиночитаемое уполномочие при этом им не понадобится.

Начиная с первого дня осени текущего года такие сертификаты уже не выдают. На новый срок их можно было переоформить лишь до 31 августа 2023 года. Многие поспешили воспользоваться этой возможностью, поскольку оформленные до указанного дня сертификаты будут действовать вплотную до окончания их срока — но только если он истекает не позже 31 августа 2024 года.

В случае изменения с 1 сентября 2023 года состава работников компании, которые будут подписывать цифровые документы от имени этого юридического лица, наделить новых сотрудников такими полномочиями можно будет лишь с помощью МЧД.

Законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ внесены и другие изменения, касающиеся электронной подписи:

• закреплены требования к уполномочию на представителя-физлицо, по которому тот вправе подписывать электронные документы от имени филиала, представительства иностранного юрлица своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) физлица (п. 2.2 ч. 1 ст. 17.2 Закона от 04.08.2023 № 457-ФЗ);
• требования об использовании КЭП и оформлении доверенности применяются к участникам финансового рынка. К ним относятся все субъекты национальной платежной системы. Исключение составляют организации федеральной почтовой связи, когда оказывают платежные услуги, и иностранные поставщики платежных услуг (ч. 2 ст. 17.2, ч. 1 ст. 17.5 Закона об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ);
• требования к доверенности, которая предусматривает право подписывать цифровые документы от имени участников финансового рынка КЭП представителя, распространены также на предпринимателя или другое юрлицо (п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона от 04.08.2023 № 457-ФЗ).

По новым правилам с 1 сентября 2023 года на год, до 1 сентября 2024 года, продлен переходный период в отношении машиночитаемых доверенностей. Это то время, когда их использование не является обязательным для юридического лица. Компания должна самостоятельно решить – переходить на применение в своей деятельности МЧД или пока работать по-старому. Ведь на протяжении этого года можно подписывать документы как по новой схеме – квалифицированной цифровой подписью сотрудника с приложением МЧД, так и по применяемой прежде – электронной подписью работника с данными организации.

В нстояще время любой уполномоченный представитель компании может обходиться и без машиночитаемой доверенности, если имеет сертификат сотрудника. Но нужно учитывать, что после 1 сентября 2024 года применение новой схемы использования цифровой подписи с приложением МЧД становится обязательным. Также МЧД понадобится, если действие сертификата сотрудника завершится до этого срока.

Если фирма готова начать применение нового порядка до окончания переходного периода, она вправе оформить машиночитаемое уполномочие уже сейчас. Тем более что многие специалисты рекомендуют досрочно перейти на такой порядок в работе. Ведь это позволит привыкнуть к нему заранее, до того, как он станет для всех обязательным. Рассмотрим, как это можно сделать. Решение данной задачи во многом зависит от того, для чего компании нужна машиночитаемая доверенность.

МЧД для сдачи налоговой отчетности можно оформить на официальном сайте налоговиков по адресу https://service.nalog.ru/dovel/#/. Кроме того, у ведомства имеется сервис по созданию уполномочий, необходимых для электронного взаимодействия юридических лиц друг с другом (https://m4d.nalog.gov.ru/create-xml-b2b-002/).

Социальным фондом России предусмотрены свои требования к такому уполномочию, а также программное обеспечение для его создания (https://lk.fss.ru/mchd.html).

Отдельный сервис по созданию МЧД для оформления документов от имени компании есть на госуслугах по адресу: https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney.

Также различные решения по формированию машиночитаемых доверенностей, в том числе для сдачи отчетности в госорганы, предлагают разработчики систем бухучета и операторы электронного документооборота.

Когда компания определится с форматом машиночитаемой доверенности, которую ей предпочтительнее всего будет оформить, потребуется пройти всего лишь несколько этапов:

• обратиться в коммерческий удостоверяющий центр и оформить квалифицированную цифровую подпись физлица;
• выпустить машиночитаемую доверенность нужного формата. В ней будет указано, право подписи каких именно документов она предоставляет;
• подписать машиночитаемую доверенность в установленном отечественным законодательством порядке. 

Переход на машиночитаемые доверенности необходим тем уполномоченным представителям компании, у которых по состоянию на 1 сентября 2023 года нет действующего сертификата сотрудника. С первого дня осени текущего года такие сертификаты уже не выдают.

На представителей фирмы, имеющих действующие сертификаты сотрудника, не распространяются обязательные требования о применении МЧД. Они могут оформить цифровое уполномочие в добровольном порядке, а могут продолжить работать по-прежнему.

Начиная с первого сентября 2024 года машиночитаемая доверенность станет обязательной. С этого периода заверять цифровые документы с помощью сертификата сотрудника будет невозможно. Уполномоченному лицу придется получить личную квалифицированную электронную подпись физлица, а компании или коммерсанту нужно будет оформить на такое лицо МЧД.

В случае применения машиночитаемого уполномочия подписание цифровых документов будет происходить следующим образом. Нужные файлы необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица. К ним потребуется приложить МЧД. Однако не означает ли это, что каждый раз, при отправлении налоговикам отчетности по обязательным платежам, придется прикладывать такое уполномочие? Нет, для работы с фискалами сделать это потребуется только единожды – тогда МЧД попадает в специальный реестр, находящийся на портале ФНС. После этого, отправляя налоговую отчетность, можно будет не прикладывать файл с электронной доверенностью, а указывать ее реквизиты.