Материальная помощь работодателя при рождении ребенка

Трудовое законодательство не содержит правовые нормы, которые обязывали бы руководство компании оказывать сотруднику финансовое содействие при появлении у него малыша. В то же время такая денежная выплата может быть регламентирована коллективным договором или внутренним нормативным актом компании-работодателя. Данная помощь признается социальной и не является составным звеном оплаты труда специалиста.

Материальная поддержка может быть оказана одновременно и отцу, и матери малыша. В этом ее отличие от единовременного пособия при рождении ребенка, выделяемого государством только одному из родителей. Поэтому для получения финансовой помощи работодателя не понадобится справка о том, что другой родитель не получал такую выплату на своей работе. Но рассматриваемая двойная помощь возможна только в случае, если обе компании, в которых работают молодые родители, готовы оказать данное содействие.

Вопросы могут возникнуть и в том случае, если и мать, и отец малыша работают в одной и той же компании. Положена  ли тогда каждому из них денежная выплата от работодателя? Здесь нужно исходить из локальных норм, установленных внутренними документами конкретного предприятия. 

Величина денежной поддержки, оказываемой работодателем при рождении у сотрудника малыша, может быть установлена трудовым или коллективным договором либо другими внутренними документами фирмы (ст. 8, 41, 57 ТК РФ). Сумма выплаты может быть любой, законодательство не ограничивает ее какими-то рамками. Но нужно учитывать один нюанс. Руководству компании невыгодно выплачивать материальную помощь своему специалисту в размере больше 50 тыс. рублей. Связано это с тем, что именно в таких пределах матпомощь не облагается НДФЛ и на нее в этой ситуации не начисляются страховые взносы.

Для получения финансовой помощи от работодателя при рождении или усыновлении ребенка сотрудник должен обратиться к руководителю компании с письменным заявлением, где следует зафиксировать основание для оказания финансового содействия – рождение или усыновление ребенка. К заявлению нужно приложить обосновывающие изложенную просьбу бумаги: копию свидетельства о рождении или судебного решения об усыновлении ребенка.

Законодательством не установлена специальная форма заявления сотрудника о выплате матпомощи. Поэтому написать его можно в произвольной форме. Далее приведен образец составления такого документа.

Генеральному директору ООО «Источник»

Скородумовой С.А.

от старшего бухгалтера

Афанасьевой О.Н.

Заявление

Прошу выплатить мне материальную помощь в связи с рождением дочери – Афанасьевой Дарины Игоревны.

Приложение: копия свидетельства о рождении ребенка I-КЮ № 123654, выданного 10.06.2023.

Афанасьева   /Афанасьева О.Н./

16.06.2023

При положительном решении вопроса об оказании сотруднику материального содействия работодатель оформляет приказ. В нем прописывают сумму предоставляемых работнику денежных средств и время, за которое следует ее выплатить.

Законодательством не определена специальная форма, по которой работодателю нужно оформить приказ о выплате материальной помощи специалисту. Юрлицо может разработать такую форму самостоятельно и закрепить ее в своих внутренних документах.

Далее приведен образец составления приказа об оказании матпомощи. За основу взята ситуация рождения малыша у работницы частной фирмы.

Общество с ограниченной ответственностью «Источник»

(ООО «Источник»)

Приказ № 51-к

о выплате материальной помощи

16.06.2023                                                                                                                                 город Москва

Выплатить старшему бухгалтеру Афанасьевой О.Н. материальную помощь в связи с рождением ребенка в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей в срок до 20.06.2023 включительно.

Основания:

• заявление Афанасьевой Е.П. от 16.06.2023;
• копия свидетельства о рождении ребенка I-КЮ № 123654, выданного 10.06.2023.

Генеральный директор:               Скородумова /Скородумова С.А./

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Свиридова                                                                           /Свиридова А.Я./                                                                                                                                                             16.06.2023

Старший бухгалтер Афанасьева                                                                         /Афанасьева О.Н./                                                                                                                                                           16.06.2023

При появлении на свет малыша или усыновлении ребенка оказываемое финансовое содействие не будет облагаться НДФЛ при выполнении сразу нескольких требований (п. 8 ст. 217 НК РФ):

• перечисление произведено сотруднику компании, который недавно стал родителем или усыновителем;
• выплата в денежной или натуральной форме осуществлена единовременно на протяжении первых 12 месяцев, идущих за рождением малыша или усыновлением ребенка;
• величина финансовой помощи в отношении каждого из детей равна 50 тыс. рублей или меньше этой суммы.

При этом величина оказанного денежного содействия, не выходящая за рамки 50 тыс. рублей на ребенка, освобождается от подоходного налога в отношении и отца, и матери или каждого из усыновителей. Такое заключение вытекает из писем Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, от 26.09.2017 № 03-04-07/62184.

С большей суммы фирме придется перечислить налоги. Так, если руководство юрлица произведет выплату в большем размере, к примеру, перечислит молодому отцу 75 тыс. рублей, то из этих средств не будут облагаться НДФЛ только 50 тыс. рублей. В данном примере с выходящих за установленный лимит 25 тыс. рублей фирме-работодателю нужно будет удержать налог.

При появлении на свет двойняшек от подоходного налога будет освобождаться сумма финансового содействия в размере 100 тыс. рублей, то есть по 50 тыс. рублей в отношении каждого малыша. Рассмотрим это на примере.

Предположим, что в связи с рождением двойняшек их матери, являющейся налоговым резидентом нашей страны, фирма начислила матпомощь в сумме 200 тыс. рублей. При выплате этого финансового содействия сотруднику компания-работодатель должна удержать НДФЛ в размере 13 тыс. рублей (200 тыс. рублей — (50 тыс. рублей x 2) x 13 %).

Чтобы исключить из налоговой базы по НДФЛ оказанное финансовое содействие в размере 50 тыс. рублей, в качестве бумаг-оснований потребуются:

• приказ, изданный директором компании или другим уполномоченным лицом;
• заявление сотрудника, недавно ставшим родителем;
• копия документа о рождении малыша или судебного решения об усыновлении ребенка.

На матпомощь сотруднику, ставшему родителем или усыновителем ребенка, не начисляются взносы на обязательное пенсионное, медицинское страхование, а также на случаи временной нетрудоспособности и в связи с материнством, если выполняются следующие два условия (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ):

• выплата перечислена на протяжении года с момента появления на свет или усыновления ребенка;
• размер финансового содействия не выходит за рамки 50 тыс. рублей на каждого ребенка.

Если такая денежная поддержка оказана сразу обоим родителям или усыновителям, которые трудятся у одного работодателя, то взносами не облагается выплата каждому из них в рамках 50 тыс. рублей (письма Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, от 07.08.2017 № 03-04-06/50382). Единовременная матпомощь по случаю рождения или усыновления ребенка в части, которая выходит за границы этого лимита,  облагается страховыми взносами в стандартном порядке.