Материальная помощь к отпуску

При предоставлении отпуска сотрудникам положены обязательные отпускные выплаты. В некоторых случаях перед своим законным отдыхом они вправе рассчитывать и на материальную помощь. Хотя Трудовой кодекс не включает данную выплату в разряд обязательных, она может регулироваться отдельными федеральными положениями и коллективным договором. В статье поговорим о том, когда предоставляют работникам такие дополнительные суммы. Разберем порядок их оформления в 2024 году.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Кому положена материальная помощь к отпуску
2. Заявление на материальную помощь к отпуску
3. Выплата материальной помощи к отпуску
4. Размер материальной помощи к отпуску
5. Приказ на материальную помощь к отпуску
6. Материальная помощь к отпуску: налоги

Кому положена материальная помощь к отпуску

Любая выплата сотруднику, как регулярная, так и единовременная, должна быть прописана в специальном порядке компании. Такой порядок выплат базируется на положениях ТК РФ. Нормы кодекса не содержат термина для обозначения дополнительных отпускных. Под материальной помощью к отпуску обычно подразумевают регулярную или единовременную денежную выплату, которая назначается работнику не за отработанное время или исполнение трудовых обязанностей, а в связи с его законным отдыхом.

Хотя ТК РФ не предусмотрена выплата материальной помощи сотрудникам к их ежегодному отпуску, она может быть установлена отраслевым или территориальным соглашением, действующим в отношении компании (ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3 ст. 48 ТК РФ). Тогда работодатель обязан предоставлять ее работникам с учетом положений данного соглашения (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Кроме того, матпомощь может быть предусмотрена коллективным договором или внутренним нормативным актом организации. Тогда руководство компании также обязано производить выплату своим сотрудникам (ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 3, 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 40, ч. 3 ст. 41 ТК РФ). В указанных документах определяют порядок, условия и размер финансовой помощи. Чаще это фиксированная сумма, которая гарантирована сотруднику независимо от занимаемой им должности, квалификации и результативности труда. Но иногда такую выплату напрямую привязывают к результатам труда работника. Тогда расчет ее размера может основываться на определенном проценте от суммы оклада. В такой ситуации перечислят данную выплату лишь при отсутствии у сотрудника дисциплинарных взысканий.

В бюджетных организациях матпомощь к отпуску выплачивается, если это предусмотрено порядком, утвержденным представителем нанимателя (п. 6 ч. 5, ч. 8 ст. 50 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Правила назначения выплаты в этих случаях полностью регламентированы законодательством и не зависят от мнения руководства или результатов работы сотрудника. В указанном порядке могут быть также установлены случаи, когда на финансовую помощь к отпуску рассчитывать не стоит. Так, госслужащим таможенных органов она не положена в следующих ситуациях (п. 2 положения, утвержденного Приказом ФТС России от 23.06.2014 № 1163):

• они находятся в отпуске по уходу за ребенком до достижения малышом полутора или трех лет;
• при увольнении из таможенных органов им выплачена матпомощь в текущем календарном году, и они вновь приняты в этом же году на госслужбу в данные органы.

Заявление на материальную помощь к отпуску

Заявление о выплате матпомощи к ежегодному отпуску сотрудник может представить работодателю в свободной форме, так как законом не предусмотрены требования ни к форме, ни к содержанию такой бумаги. Этот документ оформляется согласно общим правилам документооборота.

Заявление не потребуется, если материальная помощь зависит от результатов труда сотрудника и в коллективном договоре указано, что она выплачивается по распоряжению работодателя при предоставлении ежегодного отпуска. В такой ситуации работодатель перечислит выплату одновременно с отпускными.

В заявлении сотрудник прописывает следующие сведения:

• свои Ф.И.О., структурное подразделение, в котором он работает;
• просьбу предоставить материальную помощь в связи с уходом в ежегодный отпуск;
• дату, когда сотрудник собирается в отпуск;
• предпочтительный способ получения материальной помощи. Так, при перечислении средств на банковскую карту нужно указать ее реквизиты;
• дату и подпись с расшифровкой.

Обычно на таком заявлении начальник подразделения ставит свою визу, а руководитель компании — резолюцию для бухгалтерии.

Приведем примерный образец подобного заявления.

Генеральному директору
ООО «Русские сезоны»
Емельянову А.С.
от старшего менеджера отдела продаж
Афанасьева Е. С.

Заявление

В связи с предоставлением мне ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 10.06.2024 прошу выплатить материальную помощь в соответствии с п. 8.4 положения о материальной помощи работникам ООО «Русские сезоны» от 25.03.2017.
Материальную помощь прошу перечислить на банковский счет для выплаты заработной платы.

03.06.2024 Афанасьев /Афанасьев Е.С.

Выплата материальной помощи к отпуску

Основания, порядок, а также размеры и срок выплаты матпомощи к отпуску компания определяет самостоятельно. Их можно зафиксировать в коллективном договоре, положении об оплате труда или матпомощи (письмо Минтруда РФ от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412). Нормативно регламентированы эти вопросы только для бюджетных организаций.

Как правило, для оформления матпомощи потребуется заявление работника и приказ директора компании.
На практике выплачивают такую финансовую помощь чаще всего вместе с отпускными. При этом срок перечисления отпускных — минимум за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

В случае огрехов, допущенных работодателем при выплате сотруднику матпомощи, возможны следующие риски:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, если руководство компании откажет конкретному сотруднику в выплате матпомощи перед ежегодным отпуском, в то время как внутренним нормативным актом она предусмотрена для всех работников юрлица;
• материальная ответственность по статье 236 ТК РФ. Она возможна, если работодатель окажет помощь сотруднику в меньшем размере, чем установлено внутренним нормативным актом компании. Тогда недоплаченную сумму руководству придется выплачивать с учетом процентов в порядке, установленном указанной нормой;
• компенсация морального вреда работнику, если он заявит такие требования (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). В том числе в связи с перечисленными выше нарушениями.

Размер материальной помощи к отпуску

Частная компания определяет, сколько денег выплачивать своим сотрудникам в качестве матпомощи к отпуску. Эту сумму нужно зафиксировать в коллективном договоре, положении об оплате труда или о матпомощи (письмо Минтруда РФ от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412).

Размер материальной помощи к отпуску федеральным госслужащим равен двум месячным окладам денежного содержания (ч. 11 ст. 46 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Для государственных служащих российских субъектов эта величина определяется региональными законами.

Материальная помощь к отпуску, размер которой не превышает 4 тыс. рублей, не облагается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). С суммы свыше 4 тыс. рублей работодатель обязан исчислить и удержать НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо ФНС РФ от 24.07.2020 № БС-4-11/11908@).

Приказ на материальную помощь к отпуску

Приказ о предоставлении помощи составляется в произвольной форме, поскольку нормативно установленной формы для этого нет. На основании данного документа бухгалтерия начислит и выплатит сотруднику материальную помощь.

В приказе потребуется указать:

• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому оказывают материальную помощь;
  сведения о том, что данная выплата начисляется при уходе человека в ежегодный отпуск;
• размер материальной помощи;
• основание для издания приказа. Нужно прописать документы, в соответствии с которыми производится выплата: заявление работника об оказании матпомощи, положение компании о соответствующей выплате;
• срок, в который должна быть произведена выплата;
• способ выплаты, в частности, перечисление денег на банковскую карту работника;
• поручения ответственным сотрудникам. Так, бухгалтеру может быть поручено произвести начисление и выплату работнику материальной помощи к отпуску.

С приказом нужно ознакомить под подпись всех упомянутых в нем сотрудников.
Приведем примерный образец такого документа.

Общество с ограниченной ответственностью «Русские сезоны»
(ООО «Русские сезоны»)

ПРИКАЗ № 128-к
04.06.2024 Москва

О выплате материальной помощи
к ежегодному отпуску

На основании п. 8.4 положения о материальной помощи работникам ООО «Русские сезоны» от 25.03.2017 в целях социальной поддержки работника общества

ПРИКАЗЫВАЮ:

Выплатить старшему менеджеру отдела продаж Афанасьеву Е.С. единовременную материальную помощь к предстоящему ежегодному основному оплачиваемому отпуску с 10.06.2024 по 24.06.2024 в размере 17 000 (семнадцать тысяч) рублей в срок до 06.06.2024.
Главному бухгалтеру Антоновой О.С. обеспечить начисление материальной помощи в соответствии с настоящим приказом. Денежные средства перевести на банковский счет для выплаты Афанасьеву Е.С. заработной платы.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление Афанасьева Е.С. об оказании ему материальной помощи от 03.06.2024.

Генеральный директор Емельянов / Емельянов А.С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Антонова / Антонова О.С.

04.06.2024

Старший менеджер отдела продаж Афанасьев / Афанасьев Е.С.

04.06.2024

Материальная помощь к отпуску: налоги

Большинство видов матпомощи сотрудникам: на лечение работника, его детей и родных, на свадьбу, при увольнении, к юбилею или празднику — не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 4 тыс. рублей в год. Выплата к отпуску не является исключением (п. 28 ст. 217 НК РФ).
НДФЛ с матпомощи к ежегодному отдыху перечисляют в бюджет в общий срок (пп. 1, 16 ст. 45, п. 6 ст. 226 НК РФ):

• для налога, исчисленного и удержанного за период с 1-го по 22-е число текущего месяца, — не позже 28-го числа текущего месяца;
• для налога, исчисленного и удержанного за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца, — не позже 5-го числа следующего месяца;
• для налога, исчисленного и удержанного за период с 23 по 31 декабря, — не позже последнего рабочего дня текущего года.

В общем случае компания не вправе учитывать материальную помощь работнику в расходах по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Однако есть исключение — матпомощь, которая носит стимулирующий характер и связана с выполнением работником трудовых функций. Это может касаться дополнительных сумм к отпуску при условии, что они зафиксированы трудовым или коллективным договором (ст. 255 НК РФ, письма Минтруда РФ от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412, Минфина РФ от 21.02.2024 № 03-03-06/1/15149, от 21.11.2023 № 03-03-06/1/111429).

Дата, на которую будут учитываться данные расходы, зависит от того, какой метод применяет компания: кассовый или метод начисления. При методе начисления нужно определить, к прямым или косвенным относятся данные затраты (п. 1 ст. 318 НК РФ). Прямые расходы по общему правилу списываются по мере реализации товаров, работ, услуг, в стоимости которых они учтены, а косвенные — сразу в периоде, в котором они были понесены (пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

При кассовом методе делить издержки, связанные с оплатой труда, на прямые и косвенные, не нужно. Можно учесть такие затраты в момент их фактической оплаты (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).