Локальные нормативные акты

Трудовое право не содержит четкого определения локальных нормативных актов (далее – ЛНА). Как следует из статьи 8 ТК РФ, к ним относятся утверждаемые работодателем в рамках своих полномочий документы, соответствующие трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, коллективным договорам, соглашениям.

Рассматриваемые в данной статье локальные документы должны обладать признаками нормативности. Это значит, что такие акты распространяют свое действие на весь коллектив или его часть, а также рассчитаны на неоднократность применения содержащихся в нем правил. Поэтому приказы о приеме на работу или предоставлении отпуска в отношении конкретного сотрудника не будут считаться ЛНА.

ЛНА не могут ухудшать положение сотрудников в сравнении с тем, которое определено трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором или соглашениями. Не подлежат применению ЛНА, принятые без соблюдения порядка, установленного ст. 372 ТК РФ, который предусматривает учет мнения представительного органа. Во всех этих случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Из числа работодателей, имеющих право принимать ЛНА, законодатель исключил только физлиц, не являющихся ИП. Поэтому все остальные работодатели, включая предпринимателей, вправе, а в некоторых ситуациях и обязаны, принимать соответствующие документы.

Фирмам и ИП предписано принимать внутренние документы в соответствии с действующим трудовым законодательством, учитывая все произошедшие изменения. Если эти изменения затрагивают вопросы, регламентированные ЛНА работодателя, то необходимо актуализировать соответствующую документацию, внести поправки в отдельные пункты или принять новые локальные акты.

Несмотря на то что к ЛНА применяется ряд общих требований, по некоторым признакам они различаются.

Так, их можно разделить на следующие виды:

• обязательные документы, состав которых определен трудовым законодательством. ТК РФ содержит прямое указание на принятие подобных документов (правила по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ) и другие);
• необязательные, которые прямо не предусмотрены трудовым законодательством, и работодатель принимает их по своему усмотрению (положение о добровольном медицинском страховании, об организации детского отдыха и другие).

По сфере своего действия ЛНА могут быть:

• общего характера, которые распространяются на всех сотрудников фирмы (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и другие);
• специального характера, принимаемые работодателем в конкретной ситуации (положения о вахтовом методе работы, направлении в командировки и другие).

Наконец, локальные документы юрлица можно классифицировать по способу принятия:

• на принимаемые работодателем единолично;
• принимаемые с учетом мнения представительного органа, при наличии такого в порядке ст. 372 ТК РФ.

С учетом мнения представительного органа принимаются акты о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ) и другие. Случаи принятия ЛНА по согласованию с представительным органом работников могут быть также установлены коллективным договором.

Работодатель принимает локальный акт, содержащий нормы трудового права, в рамках своих полномочий в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями. В некоторых случаях принятие таких документов необходимо на основании ТК РФ и иных нормативных правовых актов.

Единый перечень ЛНА действующим трудовым законодательством не установлен. К обязательным актам в том числе относятся:

Специальные законы могут определять, какие вопросы подлежат урегулированию ЛНА в соответствующей организации. В качестве примера можно привести статью 30 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», которая устанавливает внутренние документы, необходимые для утверждения в образовательной организации.

Фирма или ИП, отнесенные федеральным законом к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, содержащих нормы трудового права. Для регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними отношений этот работодатель обязан включать в трудовой договор с сотрудником условия, регламентирующие вопросы, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам должны устанавливаться ЛНА. Такие трудовые договоры заключаются на основе типовой формы, утверждаемой Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

В то же время не все вопросы, касающиеся трудовых и связанных с ними отношений, можно урегулировать трудовым договором. Поэтому компаниям и индивидуальным предпринимателям, относящимся к микропредприятиям, рекомендуется утвердить локальные акты в отношении оставшихся неурегулированными вопросов. Это может быть, например, положение, регламентирующее защиту персональных данных работников.

За отсутствие у работодателя обязательных ЛНА Государственная инспекция труда может привлечь его к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ или по ст. 5.27.1 КоАП РФ, если речь идет о нарушении юрлицом или ИП требований охраны труда.

ЛНА вступают в силу со дня их принятия работодателями или со дня, указанного в самих документах (ст. 12 ТК РФ).

Работодатель может принять локальные акты следующими способами

• утвердить;
• издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.

При утверждении ЛНА рекомендуется руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Утверждая ЛНА, работодатель должен проставить гриф утверждения. Этот реквизит размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки грифа выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Если локальный акт утверждается должностным лицом, гриф состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, удостоверяющего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Если же документ утверждается коллегиальным органом, решение которого фиксируется в протоколе, то в грифе указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, в скобках проставляются дата и номер протокола (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

ЛНА может приниматься путем издания приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого документа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно. В приказе или распоряжении об утверждении локального акта рекомендуется отразить:

• дату введения его в действие;
• указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки;
• фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение ЛНА;
• другие условия.

Если ЛНА утверждается распорядительным документом, гриф состоит из слова «Утвержден», согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (утверждена, утверждены или утверждено), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми ЛНА, принимаемыми в компании или у ИП и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Например, обязанность работодателя ознакомить лиц, поступающих на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка и локальным нормативным актом, регламентирующим порядок обработки персональных данных работника, прямо предусмотрена ч. 3 ст. 68 и п. 8 ст. 86 ТК РФ.

Подтвердить факт ознакомления сотрудника с локальным актом можно, если он поставит подпись в одном из следующих документов:

• на листе ознакомления, прилагаемом к ЛНА. Там обязательно должны быть указаны Ф.И.О. сотрудника и дата ознакомления. Этот лист нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;
• в журнале ознакомления работников с ЛНА. В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными актами;
• на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору.

Неознакомление сотрудников под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. А если аналогичное нарушение будет совершено повторно, то по ч.2 указанной статьи.

Работодатель имеет право вносить изменения в ЛНА:

• в связи со вступлением в силу либо изменением закона или другого нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения;
• по собственному усмотрению. В таком случае важно, чтобы принимаемые ЛНА не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Изменения вносятся в таком же порядке, в котором ЛНА разрабатывался и утверждался первоначально. Необходимо учитывать, что изменения могут затрагивать определенные сторонами условия трудового договора, а согласно ст. 72 ТК РФ это допустимо только по соглашению сторон. Работодатель вправе в одностороннем порядке изменять условия трудового договора только в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом необходимо соблюдать процедуру, определенную в ст. 74 ТК РФ.

Если локальные документы принимались с учетом мнения представительного органа работников, изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

Согласно статье 12 ТК РФ основаниями для прекращения действия локальных документов нормативного характера, а также отдельных их положений являются:

— истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального документа был определен период его действия. При наступлении указанного срока акт автоматически утрачивает силу. От работодателя не требуется издание дополнительных документов, подтверждающих этот факт. В качестве примера можно привести график отпусков. В силу прямого указания закона график отпусков должен утверждаться компанией ежегодно и прекращает свое действие по окончании календарного года;

— отмена или признание утратившим силу локального акта либо отдельных его положений другим актом. Такая ситуация может возникнуть, если из-за изменений в законодательстве необходимо внести правки в документ либо принять новый акт. В данном случае при разработке нового документа необходимо включить пункт о том, что локальный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;

— вступление в силу закона или другого нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий сотрудникам по сравнению с действовавшим ЛНА. Это следует из ч. 4 ст. 8 ТК РФ. Несмотря на то что действие такого акта или отдельных его положений прекращается автоматически, работодатель может издать соответствующий приказ и ознакомить с ним сотрудников под подпись.