Данные о заработной плате, выплаченной сотруднику, каждый месяц на протяжении всего календарного года заносятся в лицевой счет. Работодатели ведут его на всех своих работников. Что представляют собой лицевые счета сотрудников, как их оформлять и обязательно ли работодателю вести этот бланк – расскажем в нашем материале. Приведем образец заполнения лицевого счета сотрудника. Также поговорим о сроке хранения данной формы.
Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения
Содержание
- Лицевые счета работников по заработной плате
- Форма лицевого счета работника
- Образец лицевого счета работника
- Срок хранения лицевого счета работника
Лицевые счета работников по заработной плате
Лицевой счет на каждого сотрудника открывается в бухгалтерии предприятия или учреждения на основании оформленного трудового договора после того, как кадровой службой будет издан приказ о приеме на работу нового человека. При заполнении рассматриваемого бланка используют информацию, зафиксированную в различных документах. Это и личная карточка сотрудника, и табель учета рабочего времени, и разного рода приказы. Отметки в лицевом счете сотрудника делают на основании приказов о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора.
Основное назначение лицевых счетов заключается в том, что в этот документ каждый месяц вносят данные о выплаченной сотруднику зарплате. Туда включают сведения о размерах начисленной оплаты труда и других доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о финансах, причитающихся к выплате. В итоге форма заполняется сведениями о заработке человека за год.
В соответствии с актуальным российским законодательством лицевые счета по зарплате сотрудников не считаются сейчас обязательными документами. При этом работодатели должны помнить об обязанностях, установленных законом. В том числе, они должны предоставлять работникам расчетный листок при выплате зарплаты, форма которого утверждается самим работодателем (ст. 136 ТК РФ). Компания может использовать другой документ для ежемесячного фиксирования сведений о заработной плате, выплаченной сотруднику на протяжении года. Если же документов по начислению зарплаты у работодателя вовсе не окажется, это может грозить привлечением к ответственности контролирующими органами.
Форма лицевого счета работника
На каждого сотрудника компании в бухгалтерии открывается лицевой счет. Работодатель может для этого использовать унифицированные формы Т-54, Т-54а, которые были установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Также компании вправе разработать собственную форму лицевого счета работника и утвердить ее своими внутренними документами.
Унифицированная форма Т-54 используется для того, чтобы зафиксировать в ней все виды начислений и удержаний из зарплаты сотрудника, учитывая его отработанное время, и отталкиваясь от первичных документов, а также бумаг по различным видам оплаты. Этот бланк нужно применять при ручной обработке данных.
Унифицированную форму Т-54а выбирают в случае автоматизированной обработки учетных данных средствами вычислительной техники с применением особых программ. Она содержит условно-постоянные реквизиты, которые нужны для вычисления заработной платы. Экземпляр расчетного листка включает в себя данные о составных частях зарплаты, величине и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Каждый месяц он распечатывается и вклеивается или вкладывается в лицевой счет сотрудника на бумажном носителе. На обороте бланка или вкладном листе расшифровываются коды различных видов выплат и удержаний по той системе кодирования, которая установлена на предприятии (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Вести лицевые счета можно как в бумажном виде, так и в электронной форме.
Форма Т-54, как и бланки других учетных документов, включает в себя обязательную часть, в которой требуется указать реквизиты компании. Здесь в соответствующих графах прописывается полное название юрлица, код ОКПО, а также структурное подразделение, в котором трудится сотрудник.
Ниже нужно отобразить номер документа, расчетный период, категорию персонала, к которой относится работник. Затем прописывают личные данные сотрудника, на которого оформляется Т-54: его фамилию, имя и при наличии отчество, табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства, семейное положение, количество детей, дату на момент поступления на работу и дату рождения.
Дальше идет основная часть формы, представляющая собой таблицу, куда заносят сведения о работе и зарплате сотрудника. Таблица включает в себя 49 столбцов. В них потребуется поставить отметки о приеме на работу, переводе, увольнении сотрудника, изменении в его оплате труда, об использовании отпуска, отразить данные о фактически отработанном времени, размере начисленной зарплаты, произведенных удержаниях.
После внесения всей необходимой информации и заполнения таблицы, работник бухгалтерии, который отвечает в компании за оформление лицевых счетов, должен поставить свою личную подпись. Рядом указывается расшифровка подписи ответственного сотрудника и дата окончательного заполнения документа.
Образец лицевого счета работника
В данном разделе нашего материала приведен образец заполнения лицевого счета сотрудника по унифицированной форме номер Т-54, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применять данную форму необязательно, но ее можно использовать для ежемесячного отражения информации о зарплате, выплаченной работнику на протяжении календарного года.
Данный образец заполнен, учитывая следующие условия. По состоянию на 1 января 2024 года задолженность по выплате зарплаты отсутствует. В графе 39 «налог на доходы» отражена сумма НДФЛ, удержанная в соответствующем месяце (в том числе с выплаченной задолженности на начало месяца). Данные о задолженности за компанией (графа 47) и об итоговой сумме к оплате (графа 49) включают в себя относящийся к задолженности НДФЛ, подлежащий удержанию при ее выплате.
Срок хранения лицевого счета работника
Срок хранения в компании лицевых счетов составляет 50/75 лет. Документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет. После истечения установленного срока хранения лицевые счета могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 296 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, Примечание к этому Перечню).
Сроки хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором использование документа было прекращено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Вы можете оставить первый комментарий