Листок нетрудоспособности: новый метод расчета

Средний доход сотрудника – это один из ключевых показателей, используемых для расчета больничного пособия. Перед его расчетом дополнительно необходимо определить расчетный период и общую сумму дохода.

Расчетный период при выплате больничного пособия – два календарных года, которые предшествуют году начала болезни. Если у сотрудника в расчетном периоде не было заработка либо его среднемесячный заработок для начисления пособия оказался меньше МРОТ, то пособие рассчитывают из заработка, равного МРОТ.

Возможна ситуация, когда в расчетном периоде или в одном из годов расчетного периода сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком. В таком случае можно заменить эти годы расчетного периода на другие предшествующие календарные годы или год, если это приведет к увеличению размера пособия.

Второй важный показатель, который необходим для расчета среднего заработка, – это общая сумма доходов сотрудника. В этот показатель необходимо включить все выплаты за расчетный период, на которые начислялись страховые взносы. Выплаты в каждом из годов расчетного периода учитываются в пределах облагаемого страховыми взносами лимита. Максимальная величина в каждом конкретном году своя.

В 2023 году это размер за предыдущие два календарных года:

— за 2022 год – 1 032 000 рублей,

— 2021 год – 966 000 рублей.

Все выплаты, которые не облагаются страховыми взносами, исключаются из общей суммы заработка сотрудника за расчетный период. В частности, это государственные пособия, законодательно установленные компенсационные выплаты сотрудникам, материальная помощь, не превышающая 4 тыс. рублей в год на одного человека.

После подготовки исходных данных рассчитывается средний дневной заработок. В 2023 году действует формула: средний заработок = доход за расчетный период / 730. Число 730 для пособия по временной нетрудоспособности нельзя уменьшать на дни болезни, отпуска, командировки и подобные периоды, которые совпали с расчетным.

Фактический размер среднего дневного заработка для расчета обычных больничных нужно сравнивать с его максимальным размером. Максимальный размер среднего дневного заработка определяется как отношение суммы предельных величин баз для начисления взносов за два календарных года перед наступлением временной нетрудоспособности и 730. В 2023 году он равен 2 736,99 рубля (996 000 руб. + 1 032 000 руб.) /730).

Допускается, что при расчете больничного пособия страхователь может округлить значение среднего дневного заработка до двух знаков после запятой. Санкции за такое округление не предусмотрены. Но чтобы расчет пособий по социальному страхованию был как можно более точным, округлять средний дневной заработок не нужно. Специалисты фонда рекомендуют использовать математические правила при вычислениях: округляется только конечный показатель, то есть сумма пособия.

Рассмотрим алгоритм расчета пособия по временной нетрудоспособности.

1. Определение расчетного периода: в общем случае – это два календарных года, которые предшествуют году начала болезни. В 2023 году расчетный период – 2021 и 2022 годы. Такой порядок действует для всех сотрудников, в том числе и тех, кто раньше нигде не работал.

2. Расчет общей суммы заработка за выбранный период. В этот показатель включают все выплаты за расчетный период, на которые начисляли взносы на социальное страхование при временной нетрудоспособности. При этом суммы учитывают только в пределах облагаемого страховыми взносами лимита.

3. Расчет среднего дневного заработка. На основании суммы доходов за расчетный период необходимо рассчитать среднедневной доход сотрудника, а именно: общая сумма делится на 730. Далее фактический размер среднего дневного заработка для расчета обычных больничных нужно сравнивать с его максимальным размером.

4. Определение страхового стажа, от которого зависит размер больничного пособия: если стаж свыше 8 лет оплата — 100 процентов от среднего заработка. Если стаж от 5 до 8 лет – необходимо оплатить 80 процентов, если менее 5 лет – только 60 процентов.

5. Посчитать, какие дни болезни оплачиваются. По общему правилу пособие выплачивают за все календарные дни болезни, травмы, иного страхового случая, которые сотрудник пропустил на основании больничного листка, включая выходные и праздничные.

6. Рассчитать итоговую сумму больничного. Для этого средний дневной заработок умножается на количество дней болезни и на долю оплаты (100, 80, 60 процентов – зависит от страхового стажа).

После выполнения всех обязательных расчетов работодатель должен оплатить первые три болезни сотрудника. Конкретные сроки начисления и выплаты пособия рекомендуем установить в локальном нормативном акте. Пособие работодатель вправе выплатить тем способом, который работник укажет в заявлении – наличными, перевести на зарплатную или иную карту, а также на любой другой счет. При выплате пособия необходимо в общем порядке удержать НДФЛ (независимо от причины заболевания). Страховые взносы не начисляются.

Для определения величины пособия, которое должен выплатить работодатель, в страховой стаж необходимо включать периоды:

• выполнения работ (услуг) на основании трудового соглашения;
• гражданской службы в федеральных, региональных и муниципальных органах власти;
• военной и иной службы, поименованной в Законе от 12.02.1993 № 4468-1;
• трудовой деятельности на территории иностранного государства, гражданином которого являлось застрахованное лицо до приобретения гражданства РФ, – в случае если между Россией и этим иностранным государством заключен договор (соглашение), который предусматривает учет трудового стажа на территориях этих стран;
• периоды иной деятельности, во время которой сотрудник подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Понятие «периоды иной деятельности, во время которой сотрудник подлежал социальному страхованию» расшифровано в Приказе Минтруда РФ от 09.09.2020 № 585н). Это, в частности, периоды:

• деятельности в качестве предпринимателя (частного нотариуса, частного детектива, частного охранника и т.п.) после 1 января 2003 года, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование, и периоды до 1 января 2001 года;
• работы адвокатом после 1 января 2003 года, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование, и периоды до 1 января 2001 года;
• исполнения полномочий депутата Госдумы и Совета Федерации;
• замещения государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе;
• деятельности в качестве священнослужителя, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование.

Основной документ, который подтверждает страховой стаж сотрудника, – это трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой). Если бумажная трудовая книжка утрачена или некоторые записи в ней отсутствуют, подтвердить трудовой стаж можно:

• трудовыми договорами;
• справками с предыдущих мест работы;
• выписками из приказов (например, из приказов о приеме на работу и об увольнении);
• лицевыми счетами сотрудника;
• ведомостями на выдачу зарплаты;
• сведениями о трудовой деятельности.

Страховой стаж определяется в календарном порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). Каждые 30 дней переводите в полные месяцы, а каждые 12 месяцев – в полные годы. В итоге таких расчетов получится стаж сотрудника, исходя из которого нужно начислить ему пособие.

Листок нетрудоспособности оформляют в день, когда человек признан больным, – если больной в этот день не работал. Если работал и рабочий день окончен, больничный выпишут со следующего рабочего дня. Больничный оформят в день выписки, если человек проходил лечение в стационаре.

Не вправе выдавать больничные листки:

• организации скорой медицинской помощи;
• станции переливания крови;
• приемные отделения больниц;
• бальнеологические лечебницы и грязелечебницы;
• медицинские организации особого типа – центры медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы;
• учреждения здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Срок, на который оформляют больничный листок, ограничен. При амбулаторном лечении взрослых, например, определены следующие сроки:

• до 15 календарных дней включительно – если выписывает врач единолично;
• до 10 календарных дней включительно – если больничный выписывает фельдшер или зубной врач.

Продлевать больничный листок сверх этого срока вправе только врачебная комиссия каждые 15 календарных дней. Но на срок не более 10 месяцев после травм и реконструктивных операций, и не более 12 месяцев – при лечении туберкулеза.

Документ, подтверждающий нетрудоспособность сотрудника, вправе выдавать только те медицинские организации или индивидуальные предприниматели, которые имеют лицензию на медицинскую деятельность. При этом работодатель не обязан проверять наличие лицензии организации или ИП, выдавших больничный. Социальный фонд выдает бланки больничных листков только тем медицинским организациям, у которых есть лицензия.

Оформляет и продлевает больничный лечащий врач после личного осмотра и записи данных в медицинскую карту или историю болезни. В 2023 году сотруднику оформляют электронные больничные. После оформления больничного работодатель сразу получит информацию об открытии электронного больничного (ЭЛН) с использованием системы электронного документооборота (СЭДО). Кроме того, информация об открытии ЭЛН поступит в личный кабинет работника на едином портале госуслуг.

Если врач продлит, закроет или аннулирует больничный лист, направит работника на медико-социальную экспертизу, фонд также сообщит об этих событиях работодателю и сотруднику. Вместе с сообщением о закрытии электронного больничного работодатель получает предзаполненные фондом сведения, которые нужны для выплаты пособия. Если их не хватает, фонд направит запрос о недостающей информации. Он может запросить сведения:

• как долго сотрудник отсутствовал на рабочем месте из-за болезни;
• о страховом стаже;
• заработке за расчетный период с разбивкой по годам;
• замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде;
• районном коэффициенте;
• продолжительности рабочего времени;
• периодах освобождения или отстранения сотрудника от работы, заключения под стражу, проведения судебно-медицинской экспертизы, простоя, если они совпали с периодом нетрудоспособности и т.д.

Работодатель не заполняет сведения в листке нетрудоспособности, он лищь предоставляет сведения фонду, который, в свою очередь, указывает необходимые сведения о сотруднике.

С 2023 года подрядчики, зарегистрированные в качестве самозанятых, имеют право на получение больничных пособий. Оно будет предоставляться тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, и если сумма уплаченных страховых взносов за прошлый год не меньше стоимости страхового года. Исключение составляют самозанятые и лица, работавшие по гражданско-правовым договорам и не работавшие по трудовому договору в 2022 году.

Для осуществления выплаты больничного самозанятому не требуется предоставлять заказчику листок нетрудоспособности. Больничный оформляют в электронном виде, а данные о его открытии и закрытии фонд автоматически передает страхователю, с которым человек заключил гражданско-правовой договор.

В 2023 году самозанятому необходимо выплатить больничное пособие только при выполнении условий:

• с сотрудником заключили договор на работы, услуги, авторского заказа, издательский лицензионный, лицензионный или об отчуждении исключительных прав;
• сотрудник работал по трудовому договору у вас или у другого работодателя в предыдущем году.

Если сумма взносов, рассчитанных с выплат за прошлый год, не меньше стоимости страхового года, она равна произведению МРОТ, увеличенного в 12 раз, на 2,9 процента. Стоимость 2022 года, которую применяют в 2023 году, равна 4 833,72 рубля (13 890 руб. × 2,9 % × 12). В местностях, где действует районный коэффициент, на него нужно увеличить МРОТ.

Не смогут в текущем году получить пособия и физические лица, которые получают доход только:

• как самозанятые и не имеют иных источников дохода;
• по договорам купли-продажи, мены, аренды, найма жилого помещения, займа, дарения;
• по договору об осуществлении опеки или попечительства, в том числе по договору о приемной семье, являются опекунами или попечителями и получают страховые пенсии.

Эти лица либо исключены из числа застрахованных в системе социального страхования, либо вообще не названы в числе застрахованных

Больничный самозанятым оплачивают по общим правилам. Если исполнитель болел, первые три дня оплачиваются за счет заказчика, с четвертого дня больничный оплачивает Социальный фонд России.

Если срок гражданско-правового договора составляет до шести месяцев, то пособие выплатят не более чем за 75 календарных дней по этому договору. Ограничение не распространяется на случаи заболевания туберкулезом. При данной болезни пособие начисляют за весь период лечения – до момента выздоровления или установления инвалидности. Если договор заключен на период более шести месяцев, ограничение в размере 75 дней в этом случае не действует: выплаты необходимо осуществлять так же, как по трудовому договору.