Личное дело работника образца 2025 года

Личное дело оформляют при приеме сотрудника на работу. Обязательно ли вести личные дела, какие документы в них включать, изложено в данной статье. Также в ней доступны для скачивания бланки документов, необходимые для формирования дела. Больше бланков и образцов документов вы можете найти и скачать в «Консультант Плюс».

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание:

1. Обязательно ли вести личные дела работников
2. Состав личного дела
3. Формирование личного дела работника
4. Порядок ведения личного дела
5. Как оформить обложку личного дела
6. Образец заполнения формы обложки личного дела
7. Скачать бланк обложки личного дела
8. Образец описи документов личного дела
9. Срок хранения личного дела
10. Порядок сдачи личных дел в архив
11. Составление листа-заверителя дела

Обязательно ли вести личные дела работников

Ведение личных дел обязательно только в некоторых случаях. Так, нормативными правовыми актами установлена обязанность по ведению личных дел в отношении государственных и муниципальных служащих, военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 Закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Также личные дела ведутся, в частности, на работников организаций, созданных для выполнения определенных задач (например, п. 19 порядка, утвержденного Приказом Минприроды РФ от 29.10.2020 № 867, п. 20 положения, утвержденного Приказом ФАДН России от 13.07.2020 № 95).

Если компания создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества, работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел самостоятельно. Если они ведутся, это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям, например, к проведению аттестации, сокращению штата, численности получить максимально большой объем информации о каждом сотруднике в кратчайшие сроки.

Состав личного дела

В личное дело работника вносят:

• персональные данные (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и другие), если это предусмотрено нормативным правовым актом, например, указом № 609 для государственных гражданских служащих;

• сведения, связанные с трудовой деятельностью работника (о поступлениях на работу, переводах и увольнениях).

Удобно комплектовать по разделам входящие в личное дело документы:

• которые были представлены гражданином при приеме на работу;

• о прохождении конкурса, если приему на работу предшествовало это мероприятие;

• о деятельности работника в компании: личные заявления, копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.

Документы располагают в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу организации (пп. «ж» п. 49 правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи.

Примерный перечень документов, включаемых в личное дело работника.

1. Внутренняя опись документов дела.

2. Первый раздел – общие документы:

• личный листок по учету кадров;

• анкета с фотографией;

• автобиография;

• характеристики и рекомендательные письма.

3. Второй раздел – документы о прохождении конкурса.

4. Третий раздел – документы о трудовой деятельности работника в компании:

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор (экземпляр работодателя);

• дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (экземпляр работодателя);

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

• копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• копии приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу, о временном замещении им иной должности;

• аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

• копия приказа (распоряжения) об увольнении работника.

5. Лист — заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

В личное дело целесообразно включать копии приказов о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения заработной платы в связи с тем, что их продолжительность влияет на стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В личное дело не включают документы, не связанные с работой, — копии паспорта, документов об образовании, ИНН, СНИЛС, военного билета, о составе семьи и другие. Эти документы гражданин предъявляет при приеме на работу, но не передает копии на хранение (ст. 65 ТК РФ). Данные из них вносят в личную карточку Т-2 и возвращают сотруднику. Хранить эти документы ТК РФ не требует (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Это избыточные данные.

Включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (пп. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Так, в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г.», утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как:
• медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе;
• копии документов об образовании;
• аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• характеристики или рекомендательные письма образовательных учреждений, с прошлых мест работы.

Вместе с тем одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ).

Даже при получении согласия на обработку персональных данных
за необоснованное хранение копий документов организацию могут оштрафовать и обязать их уничтожить (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013).

Размер административного штрафа для юрлиц составляет (ст. 13.11 КоАП РФ):

• от 60 до 100 тыс. рублей – за первое нарушение;

• от 100 до 300 тыс. рублей – за повторное правонарушение.

Формирование личного дела работника

Первоначально в личном деле группируют документы, сопровождающие процесс трудоустройства. К таким документам относятся: заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу и так далее.

В дальнейшем в личное дело включают документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника, в частности, дополнительные соглашения к трудовому договору, документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и так далее).

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление и приказ об увольнении сотрудника.

Порядок ведения личного дела

Личное дело оформляют при приеме сотрудника на работу. Документу присваивается учетный номер, заполняется обложка, корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела — это:

• ведение внутренней описи личного дела;

• помещение в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах;

• изъятие документов, надобность в которых отпала;

• проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.

Кадровая служба обязана:

• постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие трудовой деятельности работника (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и другое);

• обеспечивать сохранность личных дел работников;

• обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников;

• знакомить работников с документами своего личного дела.

Как оформить обложку личного дела

Обложку дела необходимо оформить в соответствии с пп. 55, 58 правил приказа № 77. На ней следует указать:

• название компании (полностью, в именительном падеже) и ее подчиненность. Если организация имеет сокращенное название, его указывают в скобках после полного;

• номер личного дела в соответствии с регистрацией в журнале личных дел работников. Данный журнал вести необязательно, однако он удобен для учета личных дел;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела;

• номер тома (части);

• заголовок дела (тома, части) – как правило, в этой строке прописывают Ф.И.О. сотрудника;

• крайние даты дела (тома, части). Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной – дата увольнения работника;

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела.

Образец заполнения формы обложки личного дела

По ссылке можно скачать образец обложки личного дела.

Скачать бланк обложки личного дела

Для удобства мы подготовили бланк обложки личного дела. Его можно заполнить своими данными.

Образец описи документов личного дела

Внутреннюю опись составляют для учета всех документов, находящихся в личном деле (п. 50 правил приказа № 77). Форма описи приведена в приложении № 5 к правилам № 77. Специфика внутренней описи личного дела заключается в том, что ее включают в личное дело на этапе его формирования и заполняют по мере поступления в дело новых документов. В личное дело документы могут вкладываться, изыматься из него, заменяться (например, оригиналы заменяют на копии). Действия, производимые с документами, фиксируются в графе «Примечание».

В описи содержатся сведения о порядковом номере документа, регистрационном индексе, дате документа, его наименовании и количестве листов, из которого состоит регистрируемый документ. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от листов личного дела работника. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Внутреннюю опись подписывает работник, ответственный за ее составление.

По ссылке можно посмотреть образец внутренней описи документов дела.

Срок хранения личного дела

Личные дела руководителей и сотрудников компании хранятся (п. 445 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, пп. 4.8, 4.9 инструкции по применению указанного перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237):

• 75 лет, если закончены делопроизводством до 01.01.2003;

• 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003.

Порядок сдачи личных дел в архив

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе бумаг по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством (ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ).

На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника из данной организации.

Архивные документы (в том числе электронные) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (пп. 37, 47, 140 правил приказа № 77).

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

• изъятие файлов-вкладышей, скрепок, скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
• нумерацию листов дела;
• составление листа — заверителя дела;
• составление внутренней описи документов дела;
• оформление обложки дела;
• подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках). Документы подшиваются на 4 прокола (на 3 прокола — малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них;
• лист использования(при необходимости).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

Передача личных дел в архив организации (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по описям дел, описям электронных документов, составленным соответствующим структурным подразделением. Описи дел составляют в двух экземплярах и представляют работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме (п. 62 правил, утвержденных приказом № 77).

В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывают цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, описи электронных документов, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров (п. 64 правил приказа № 77).

Передача дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации или уполномоченным им лицом. Прием-передача дел производится работником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указывают количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 правил).

Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри организации должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями — договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии (п. 144 правил).

Составление листа-заверителя дела

Передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению, которое включает брошюровку дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя.

Организация может самостоятельно разработать приемлемый для себя порядок сшивки документов и оформления заверительной наклейки и закрепить его в локальном нормативном акте, например, инструкции по делопроизводству.

В листе-заверителе указывается количество листов в деле, а также номеров листов, в том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи.

Лист-заверитель подписывает работник архива с указанием должности и расшифровки подписи с проставлением даты (п. 23.2 правил, утвержденных Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, приложение № 8 к правилам № 24, п. 50 правил № 77, приложение № 4 к правилам № 77).