Копия трудового договора

Обязанность перед руководством фирмы или коммерсантом выдать своему специалисту надлежащим способом заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах или об увольнении возникает в силу прямого указания нормы ст. 62 Трудового кодекса РФ. Делается это по заявлению сотрудника. Кроме того, за их предоставление и заверение нельзя брать плату.

Однако перечень документов, упомянутых в части 1 статьи 62 ТК РФ, копии которых может запросить у работодателя сотрудник, не является полным. То есть помимо непосредственно указанных в законе, работодатель обязан по желанию работника выдать и другие документы, необходимые ему для реализации тех или иных прав.

Правило о выдаче документов распространяется в том числе и на случаи, когда отношения между работодателем и сотрудником на текущий момент времени уже прекращены (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9, Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2016 по делу № 33-25456/2016).

В отношении того, какие именно документы вправе запросить сотрудник у руководства компании или коммерсанта-работодателя, есть правовая неопределенность. Позиции судов в каждом конкретном случае зависят от фактических обстоятельств дела.

Так, есть судебная практика, согласно которой работодатель обязан выдать работнику на основании его заявления только копии документов, непосредственно связанных с работой данного человека, но не всех бумаг, связанных с производственным процессом (Апелляционное определение Самарского областного суда от 10.09.2019 по делу № 33-11114/2019).

Некоторые суды исходят из того, что локальные нормативные акты, такие как коллективный договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, после увольнения человека не связаны с его работой. Поэтому они не подлежат выдаче бывшему работнику в соответствии со ст. 62 ТК РФ (Определение Московского городского суда от 20.10.2017 № 4г-12829/2017, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 33-6491/2018).

Другие суды полагают, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить сотруднику по его заявлению копии бумаг, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике. Суды не относят сюда копии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, с которыми работодатель обязан только ознакомить сотрудника под подпись (определения Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 04.03.2021 № 88-3894/2021, Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 по делу № 88-13027/2021).

Вместе с тем существует позиция, согласно которой работодатель, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, обязан предоставить сотруднику также копии тех документов, которые, хотя и не содержат сведений о работе конкретного человека, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности. Локальные нормативные акты также относятся к таким бумагам (Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Относительно предоставления работнику копии трудового договора суды единогласны. Они признают такие действия со стороны работодателя правомерными и необходимыми, исходя из положений ст. 62 ТК РФ. Поэтому руководство компании или предприниматель обязаны предоставить своему сотруднику копию трудового договора в случае такого требования с его стороны.

Это правило действует, даже несмотря на то, что экземпляр трудового договора выдавался человеку прежде, при его заключении (Апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014). Копия трудового договора должна быть заверена работодателем и выдана сотруднику безвозмездно (ч. 1 ст. 62, ч. 1 ст. 67 ТК РФ, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).

Работодателям, которые решили использовать электронный кадровый документооборот, нужно учитывать особенности взаимодействия с работниками, в том числе и при выдаче им документов, связанных с работой, и их надлежащим образом заверенных копий (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ). 

Заверенная копия трудового договора выдается сотруднику на основании его письменного заявления. То есть если сотруднику нужна такая бумага, он должен проявить инициативу и обратиться к руководству компании или к предпринимателю, которые являются его работодателем или были им прежде.

В этом документе должны содержаться: просьба выдать такую копию, личная подпись обратившегося человека, дата. Работодатель должен сделать дополнительный экземпляр трудового договора и заверить его. При этом надо соблюдать определенные правила, о которых будет рассказано в отдельном разделе нашего материала.

Сейчас подробнее остановимся на том, как работнику составить заявление о выдаче ему копии трудового договора. Такое заявление должно быть оформлено письменно в свободной форме, поскольку нормативно установленной формы нет. Но нужно учитывать, что в компании может быть разработана своя форма такого заявления. Тогда работнику нужно руководствоваться ею.

Оформляется такое заявление, как правило, в бумажном виде. Исключение предусмотрено для дистанционного работника: его заявление может быть в форме цифрового документа, подписанного его любой электронной подписью. Также дистанционный работник может указать в своем заявлении просьбу направить ему копию трудового договора также в форме электронного документа. Такие выводы следуют из части 1 ст. 62, ч. 2, 6, 7 ст. 312.3 ТК РФ. 

Законом установлен максимальный срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику копию трудового договора: три рабочих дня со дня подачи человеком соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ). Это правило касается как обычного, так и дистанционного сотрудника.

Руководству компании или коммерсанту-работодателю рекомендуется зафиксировать дату подачи работником заявления. Это можно сделать в журнале входящей корреспонденции. А дату передачи работнику копии трудового договора можно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции, попросив человека поставить подпись о получении документа. Таким образом, у работодателя будет документальное подтверждение соблюдения указанного порядка.

В случае нарушения порядка выдачи работнику дополнительного экземпляра трудового договора существуют риски для работодателя. Так, ему может грозить привлечение к административной ответственности по части 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Это возможно, если в нарушение части 1 ст. 62 ТК РФ сотруднику не будет выдана копию трудового договора в течение трех рабочих дней со дня подачи им письменного заявления об этом. 

Копия трудового договора заверяется по определенным правилам. Рассмотрим их подробнее в данном разделе нашего материала.

Отметку о заверении на таком документе можно оформить так же, как и на выписке из трудового договора. Какие-либо особенности законом не предусмотрены. В частности, указывается слово «Верно», должность лица, которое ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения.

Также нужно поставить печать, кроме случая, когда ее нет, и работодатель не обязан ее иметь. Если копия нужна для представления в другую организацию, потребуется указать, что оригинал документа находится в компании или у частного коммерсанта.

Копию документа работнику нужно выдать безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления об этом. 

Трудовой договор — документ, содержащий информацию об обязанностях, функциях сотрудника, условиях работы, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений работодателя и работника. Его копию, заверенную определенным образом, сотрудник имеет право запросить у работодателя. В данном разделе нашего материала приведем образец того, как правильно оформить копию трудового договора для последующей выдачи ее работнику. Это поможет работодателю избежать ошибок и рисков.

Образец копии трудового договора