Компенсация расходов на проезд к месту отпуска и обратно

Право на оплату проезда к месту ежегодного отпуска и обратно имеют все сотрудники по основному месту работы (включая работающих пенсионеров), если они трудятся в компаниях, которые расположены:

• в районах Крайнего Севера (РКС);

• местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (МКС).

Список РКС и МКС утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946.
Работодатель обязан оплатить (ч. 1 ст. 287, ч. 1 ст. 325 ТК РФ, раздел 6 «Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014):

• проезд в пределах территории России к месту ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно;

• провоз багажа.

Для федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных госучреждений установлена обязанность оплачивать стоимость проезда и провоза багажа к месту отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (ч. 2 ст. 325 ТК РФ). Аналогичная обязанность для коммерческих компаний ст. 325 ТК РФ не установлена. Однако ее можно утвердить коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом (ч. 8 ст. 325 ТК РФ, Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 14.12.2020 № 88-18328/2020 по делу № 2-3487/2019). К членам семьи, в отношении которых сотрудник имеет право на компенсацию, относятся:

• неработающий супруг;

• несовершеннолетние дети, в том числе усыновленные, а также находящиеся под опекой и попечительством сотрудника;

• дети в возрасте от 18 до 23 лет – обучающиеся в вузах или средних профессиональных образовательных организациях по очной форме обучения.

Компенсацию указанных расходов нужно предоставлять один раз в два года. Право на компенсацию расходов за первый и второй год работы возникает у сотрудника одновременно с правом на получение основного ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, то есть по истечении шести месяцев непрерывной работы (ч. 2 ст. 122, ч. 1 ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» от 19.02.1993 № 4520-1). Во избежание споров рекомендуем закрепить, когда возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы работы. Например, с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и так далее.

Если на момент ухода сотрудника в отпуск с последующим увольнением он имеет право на компенсацию оплаты проезда к месту отпуска и обратно, ее нужно произвести. И не имеет значения, что после отдыха работник больше не будет трудиться в компании. Причем срок его возвращения из места отдыха неважен — компенсацию нужно выплатить и том случае, если сотрудник вернулся уже после окончания отпуска (ч. 2 ст. 127, ч. 1, 8 ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1, раздел 6 обзора, утвержденного Президиумом ВС РФ 26.02.2014).

Сотрудники, которые не смогли реализовать свое право на оплату проезда к месту отпуска в 2020 и 2021 годах из-за ограничительных мер по предупреждению распространения коронавирусной инфекции, вправе сделать это в 2021 или 2022 годах. Если период, за который предоставляется право на компенсацию расходов, закончился в 2020-м и сотрудник не смог им воспользоваться, право на компенсацию расходов в 2021–2022 годах реализуется в 2022 году.

Сохраняется право на компенсацию расходов к месту использования работником отпуска и обратно в 2021 или в 2022 годах для детей (членов семьи работника), которым соответственно в 2020 или 2021 годах исполнилось либо исполнится 18 лет, если они не трудоустроились и не получили такое право у своего работодателя. Это предусмотрено абзацами 1, 2, 10 п. 2 «Особенностей правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020–2022 гг.», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 № 887.

Размер компенсации проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно для коммерческих организаций нормативно не установлен. Компании его устанавливают самостоятельно.

Главное, что такая компенсация должна обеспечивать реальную возможность сотрудника выехать за пределы РКС и МКС для отдыха и оздоровления. Нельзя неоправданно ее занизить или отказаться от ее выплаты (абз. 7 п. 5, п. 6 Постановления Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 № 2-П).

Как правило, проезд оплачивают по фактическим затратам работника на основании представленных им документов. При этом работодатель вправе установить предельный размер возмещения, а также тарифы, по которым рассчитывается компенсация. Например, можно установить размер компенсации в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда по тарифам:

• железнодорожного транспорта купейного вагона скорого фирменного поезда, в вагонах экономкласса скоростных поездов типа «Сапсан», «Аллегро», «Ласточка», «Стриж» (кроме аэроэкспресса);

• водного транспорта каюты V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, или каюты II категории речного судна всех линий сообщения, или каюты I категории судна паромной переправы;

• воздушного транспорта экономкласса рейсами российских и иностранных авиакомпаний по внутренним и международным линиям.

Работник может поехать в отпуск и на личном автомобиле, тогда ему тоже нужно компенсировать такой проезд. Обычно это стоимость топлива, затраченного при проезде к месту отпуска и обратно кратчайшим путем. Желательно утвердить собственные нормы расхода топлива, чтобы с их учетом рассчитать размер компенсации в зависимости от протяженности возможного кратчайшего маршрута в отпуск и автомобиля, на котором ездил работник. Можно воспользоваться нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. Если в указанном акте отсутствует марка автомобиля сотрудника, то необходимо применять нормы расхода топлива и смазочных материалов для аналогичной, по объему двигателя, марки транспортного средства. Для определения кратчайшего пути можно воспользоваться атласом автомобильных дорог РФ.

Стоимость топлива определяют по предоставленным чекам АЗС, которые были по пути следования автомобиля. Можно предусмотреть и другие расходы, компенсируемые сотруднику, например, на паромную переправу. Это не запрещено, так как не ухудшает положение работника.

Чтобы установить компенсацию за провоз багажа, нужно указать максимальное количество килограммов, стоимость провоза которых будет компенсироваться. Например, прописать, что при наличии подтверждающих документов работнику компенсируют стоимость провоза багажа весом не более 30 кг независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по проездному билету.

Срок выплаты компенсации работодатель — коммерческая организация устанавливает самостоятельно (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Как правило, предусматривают двухступенчатую систему возмещения стоимости проезда. Сначала работнику компенсируют расходы до его отъезда в отпуск по примерной стоимости проезда на основании его заявления. Например, не позднее чем за три дня до даты начала отдыха. Аванс носит целевой характер, поэтому закрепляют обязанность сотрудника предъявить в бухгалтерию копию купленного проездного документа в течение определенного срока с момента выдачи аванса. Например, в течение 10 рабочих дней.

После возвращения работника с ним производят окончательный расчет, например, в течение трех рабочих дней с даты предоставления работником отчета о произведенных расходах с приложением подтверждающих документов. Перечень таких документов законодательно не установлен. На практике работник представляет билеты, чеки, иные документы, где содержится информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Они могут быть на бумаге или в виде электронного документа, это:

• при авиаперелете – пассажирский билет и багажная квитанция или маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции, дополнительно факт перевозки может подтверждать посадочный талон. Подтвердить стоимость перелета по России, включенную в билет, может справка авиакомпании (пп. 2–4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, письма Минфина РФ от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448, от 27.07.2010 № 03-03-07/25, от 18.10.2010 № 03-03-06/1/651);

• проезде железнодорожным транспортом — бумажный билет или контрольный купон электронного проездного билета, а дополнительно факт перевозки пассажира может подтвердить посадочный купон. Перевозку багажа подтверждает багажная квитанция (абз. 2, 14 ст. 82 УЖТ РФ, пп. 6, 78, 132 правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 19.12.2013 № 473);

• проезде автомобильным и городским наземным транспортом — чеки, в том числе электронные, заказ-наряды, билеты, багажные квитанции (ст. 787 ГК РФ, ч. 1, 3 ст. 20, ч. 1, 4 ст. 27, ч. 1, 5 ст. 31 Устава автомобильного транспорта, пп. 2, 5, пп. 1 п. 5.1, п. 5.9 ст. 1.2 Закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пп. 27, 45, 76, пп. «г» п. 82 правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586).

Если сотрудник следовал к месту отдыха по договору оказания туристских услуг, дополнительно можно запросить:

• договор на оказание туристских услуг с указанием их стоимости (турпакета);

• документ, подтверждающий оплату по договору;

• справку туроператора о стоимости проезда по договору.

Порядок компенсации расходов нужно прописать в локальном нормативном акте компании, коллективном и (или) трудовом договоре (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Круг вопросов, которые нужно урегулировать, достаточно обширен, потому на практике чаще всего составляют локальный нормативный акт, например, положение об отпусках. При принятии такого акта нужно учесть мнение профсоюза (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Разрабатывая такой документ, за основу можно взять правила № 455, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.

В локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре рекомендуем закрепить:

• круг лиц, имеющих право на оплату проезда и провоза багажа;

• размер компенсации, а также вид транспорта и вес багажа, стоимость по которым компенсируется;

• условия выплаты компенсации, например, при наличии прямого сообщения одним из видов транспорта. Маршрут следования к месту отдыха и обратно нужно строить в прямом направлении без пересадок. При отсутствии прямого сообщения можно проложить транзитный маршрут, в том числе с использованием различных видов транспорта. Пункт выезда к месту отдыха должен совпадать с пунктом, в который едет работник;

• порядок выплаты компенсации. Например, можно предусмотреть обязанность работника предоставить заявление о возмещении стоимости проезда и провоза багажа и документы, подтверждающие расходы;

• дополнительные требования, если сотрудник едет за границу. Например, если работник летит самолетом, то можно прописать его обязанность представить справку транспортной компании о стоимости перевозки по территории России, включенной в стоимость его билета;

• срок, в течение которого производится оплата.

Разрабатывая собственные правила, необходимо помнить, что они не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным, в частности, ст. 325 ТК РФ (ч. 4 ст. 8, ч. 2 ст. 9 ТК РФ).

Если работодатель не урегулировал порядок компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно для работников РКС и МКС в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре, то его могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• предприятию грозит штраф от 30 до 50 тыс. рублей;

• его должностным лицам – от 1 до 5 тыс. рублей.

За повторное нарушение наказание будет более суровым (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• компании грозит штраф от 50 до 70 тыс. рублей;

• ее должностным лицам – штраф от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от одного до трех лет.

Если работник обратится в суд, а в компании не будет установлен размер, условия и порядок компенсации, то суды будут руководствоваться положениями ст. 325 ТК РФ и правилами № 455 (раздел 6 обзора, утвержденного Президиумом ВС РФ 26.02.2014).

Если компенсация не будет выплачена вовремя, работник имеет право на проценты в размере 1/150 от ключевой ставки, установленной Банком России (ст. 236 ТК РФ).

Невыплата или неполная выплата компенсации также может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

• штраф для компаний составит от 30 до 50 тыс. рублей;

• для ее должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей.

За повторное нарушение ответственность будет более жесткой (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ):

• компании грозит штраф от 50 до 100 тыс. рублей;

• ее должностным лицам – от 20 до 30 тыс. рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

В случае установления корыстной или личной заинтересованности в невыплате компенсации должностное лицо компании могут привлечь к уголовной ответственности по ст. 145.1 УК РФ.

Расходы в размере выплаченной компенсации согласно правилам, установленным в компании, можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ, ч. 1, 8 ст. 325 ТК РФ). Такие траты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина РФ от 22.07.2016 № 03-03-06/3/43106).

Если работник проводит отпуск за пределами России, то в расходах можно учесть компенсацию, которая относится к стоимости проезда по территории РФ — до места пересечения государственной границы (письмо Минфина РФ от 08.05.2015 № 03-03-07/26687). В таком случае подтвердить расходы может, в частности, справка транспортной организации о стоимости проезда по территории России, включенной в стоимость билета (письмо Минфина РФ от 19.12.2014 № 03-03-06/1/66014).

Суммы компенсации учитывают в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Суммы компенсации, выплачиваемые сотрудникам, проводящим отпуск в России, не облагаются НДФЛ (абз. 2, 10, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина РФ от 17.02.2022 № 03-01-10/11268, от 30.09.2019 № 03-04-05/74975).

Если работник отдыхает за рубежом, то не облагается НДФЛ стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг) от места отправления до пункта пропуска через границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором эти лица проходят пограничный контроль (п. 1 ст. 217 НК РФ).

С сумм компенсации проезда к месту отдыха в России не нужно уплачивать и страховые взносы (пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1, пп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина РФ от 29.04.2022 № 03-04-06/39938, от 31.01.2020 № 03-15-06/6028, от 15.04.2019 № 03-15-07/26942, от 13.12.2017 № 03-15-09/83587).

Если работник проводит отпуск за границей и добирается до места отдыха самолетом, от взносов освобождается компенсация стоимости проезда от места жительства или работы до международного аэропорта, где он проходит пограничный контроль. Стоимость перелета из аэропорта до места отпуска, в том числе от пункта пограничного контроля до места пересечения границы, взносами облагается (письма Минфина РФ от 29.04.2022 № 03-04-06/39938, от 15.04.2019 № 03-15-07/26942, от 13.12.2017 № 03-15-09/83587).

Если отпускник пересекает границу РФ железнодорожным транспортом, от страховых взносов освобождают компенсацию стоимости проезда до железнодорожной станции, где он проходит пограничный контроль (письмо Минфина РФ от 31.01.2020 № 03-15-06/6028). Стоимость проезда от такой станции до места проведения отпуска за границей облагается страховыми взносами.