Компенсация расходов на личный транспорт в служебных целях

Норма компенсации расходов на личный транспорт, используемый в служебных целях, в налоговых расходах на ОСН, УСН и ЕСХН увеличена вдвое Постановлением Правительства от 03.04.2024 № 417. Действие документа распространено на правоотношения, возникшие с 01.01.2024. В нашей статье расскажем, как установить компенсацию и что учесть ее при налогообложении.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание:

1. Нормы компенсаций увеличены вдвое
2. Как установить размер компенсации
3. Что входит в норму расходов на компенсацию
4. Какие документы оформить
5. Налог на прибыль
6. НДФЛ и страховые взносы
7. Бухгалтерский учет операций по начислению компенсации

Нормы компенсаций увеличены вдвое

Учесть компенсацию расходов на личный транспорт, используемый в служебных целях, в налоговых расходах на ОСН, УСН и ЕСХН можно только в пределах норматива. Ранее действующие его размеры были установлены больше 20 лет назад. Постановлением Правительства РФ от 03.04.2024 № 417 «О внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92» они были увеличены в два раза:

• до 2 400 рублей в месяц за легковой автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше;
• до 3 000 рублей – за легковой автомобиль с двигателем больше 2 000 куб. см;
• до 1 200 рублей – за мотоцикл.

Действие новых норм распространено на правоотношения, возникшие с 1 января 2024 года. Это значит, что если компания уже учла расходы в прежних размерах (например, 1 200 рублей), она может скорректировать их размер по обновленным нормам (например, 2 400 рублей). Если суммы расходов в прежнем размере уже отражены в декларации, поданной в налоговую, рекомендуется подать уточненную декларацию.

Как установить размер компенсации

При использовании сотрудником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации определяют договаривающиеся стороны самостоятельно.

Однако зачастую работодатель, принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли, предлагает ежемесячную компенсацию в размере норм, установленных постановлением Правительства РФ № 92.

Федеральным государственным гражданским служащим, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем размеры, аналогичные установленным Постановлением Правительства РФ № 92 (пп. 1, 4 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563).

Что входит в норму расходов на компенсацию

В размерах указанных выше компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей: бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ (письмо Минфина РФ от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838). Сумму, возмещаемую сверх этого, в налоговые расходы включить нельзя.

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации можно заключить договор аренды автомобиля. Например, при заключении между работником и организацией договора аренды автомобиля без экипажа компания сможет признать для целей налогообложения прибыли и сумму арендной платы, и расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля.

Какие документы оформить

Чтобы оформить выплату компенсации, сотруднику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, а также определить размер выплаты. Соглашение об использовании личного автомобиля работника в производственных целях может быть оформлено как в виде отдельного письменного соглашения, подписанного сторонами, так и в виде части трудового договора. В документе следует прописать:

• модель, марку автомобиля, его технические характеристики и регистрационные данные;
• реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое транспортное средство;
• порядок использования авто;
• размер (порядок его определения) и порядок выплаты компенсации за использование машины. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

К соглашению необходимо приложить копию свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

При отсутствии соглашения работник едва ли сможет претендовать на получение компенсации (письмо Минтруда РФ от 25.05.2023 № 14-6/ООГ-3711).

Факт выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, ее экономическая обоснованность и размер при определении налоговой базы по НДФЛ, УСН, налогу на прибыль, а также базы по страховым взносам, помимо соглашения, могут подтверждаться (письма МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@, Минфина РФ от 13.04.2007 № 14-05-07/6, от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326, от 26.06.2020 № 03-04-05/55023):

• заявлением сотрудника на выплату компенсации;
• приказом, в котором указывается модель машины, объем двигателя, сумма утвержденной компенсации;
• путевыми листами;
• свидетельством о регистрации автомобиля, копией ПТС (выпиской из электронного ПТС),
• документами, подтверждающими осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя и суммы произведенных в этой связи трат.

Налог на прибыль

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх вышеуказанной нормы в расходах для целей налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Заметим, что для целей налогообложения прибыли нормируется общая сумма компенсации, включая возмещение фактически понесенных эксплуатационных расходов. Аналогичная позиция отражена в письме Минфина РФ от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838.

Расходы для целей налогообложения признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть если они обоснованны и документально подтверждены.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

Для признания расхода в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля необходимо документальное подтверждение использования транспортного средства в интересах организации. Для этих целей, по мнению Минфина, могут использоваться путевые листы (письмо от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля, признается в составе расходов на дату ее выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ, поэтому следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Компенсационные выплаты, производимые в соответствии со статьей 188 ТК РФ организацией за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ согласно п. 1 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ полученных доходов в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (письмо Минфина РФ от 26.06.2020 № 03-04-05/55023).

При этом если автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности, компенсация будет облагаться НДФЛ (письмо Минфина РФ от 24.11.2021 № 03-04-06/94831).

Страховые взносы

Если транспорт принадлежит работнику на праве собственности, компенсация за его использование в служебных целях не облагается страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование, по ВНиМ, а также взносами от несчастных случаев. Размер компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, письма Минфина РФ от 06.12.2019 № 03-04-06/94977 (п. 1), от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, п. 2 письма Минфина РФ от 24.11.2017 № 03-04-05/78097, письмо ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Помимо трудового договора (соглашения сторон) необходимо иметь документы, которые подтверждают:

• необходимость использования транспорта в служебных целях (например, должностную инструкцию, в которой указан разъездной характер работы сотрудника);
• право собственности на транспортное средство.

Кроме того, понадобятся документы, которые обосновывают размер компенсации (акты выполненных работ, путевые листы, авансовые отчеты, чеки и квитанции на покупку топлива и расходных материалов, оплату парковки, услуг автомойки).

Если размер компенсации превышает расходы на содержание и эксплуатацию транспорта, например, компенсируется также износ автомобиля, это следует обосновать и закрепить в трудовом договоре или соглашении к нему.

Если транспортным средством работник управляет по доверенности, страховые взносы рекомендуем начислять. Компенсация выплачивается при использовании в служебных целях личного имущества (ст. 188 ТК РФ). По мнению госорганов, к нему относится только имущество, принадлежащее работнику на праве собственности (письма Минфина РФ от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@, п. 10 приложения к информационному письму ФСС РФ от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615). Если транспортное средство не принадлежит работнику на праве собственности, компенсация за использование такого имущества облагается страховыми взносами. Налоговые органы и СФР, скорее всего, будут придерживаться такого подхода.

Но есть и иное мнение. Транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу (ст. 185 ГК РФ). Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с ТК РФ и не облагается страховыми взносами (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). К такому выводу неоднократно приходили суды в отношении страховых взносов, которые уплачивались по закону № 212-ФЗ (определения ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423, ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14). Поскольку положения НК РФ, законов № 125-ФЗ и 212-ФЗ аналогичны, полагаем, что выводы судов можно применять и сейчас, однако возможны споры с налоговыми органами или СФР.

Если доверенность на управление автомобилем работник получил от супруга (супруги) и транспорт находится в их совместной собственности, думаем, что страховые взносы на компенсацию за использование этого транспорта в служебных целях не начисляются.

Ранее такой подход применялся в отношении взносов по закону № 212-ФЗ. Как указывал Минтруд, компенсация за использование автомобиля, находящегося в совместной собственности супругов, выплачивается в соответствии со ст. 188 ТК РФ, поэтому страховыми взносами не облагается (письмо от 27.07.2016 № 17-3/В-291). Поскольку нормы НК РФ, законов № 125-ФЗ и 212-ФЗ в этой части аналогичны, данный вывод сохраняет актуальность.

Рекомендуем запросить у работника копии свидетельств о браке и регистрации транспортного средства.

Бухгалтерский учет операций по начислению компенсации

Затраты компании, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (пп. 5, 6, 7, 16, 18 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Бухгалтерские записи по отражению в учете рассматриваемых операций производятся в порядке, предусмотренном инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Компенсацию начисляют проводкой Дт — 26 (20, 44)  Кт — 73.

Даже увеличенные вдвое нормы компенсаций вряд ли покрывают расходы сотрудников, связанные с использованием легкового автомобиля в служебных целях. Поэтому нередко работодатель и сотрудник устанавливают в соглашении сумму компенсации, превышающую норматив.

Разберем бухучет операций по начислению компенсации на примере ситуации, когда стороны трудовых отношений установили ее размер 9 тыс. рублей в месяц.

Выплата производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд компании. В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Согласно учетной политике компания определяет величину текущего налога на прибыль на основе данных, сформированных в бухучете. Она составляет бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.
В этом случае для целей бухгалтерского учета расходы в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок признаются в размере 9 тыс. рублей. Эта сумма подлежит выплате сотруднику по соглашению сторон трудового договора. В целях налогообложения прибыли указанные расходы учитывают в размере 2 400 рублей. В связи с этим на сумму превышения в учете образуются постоянная разница и соответствующий ей постоянный налоговый расход (ПНР) (пп. 4, 7 положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н).

Кроме этого, в бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается в отчетном периоде начисления, а в налоговом учете компенсация в пределах установленных норм включается в состав расходов в отчетном периоде выплаты. В связи с тем, что компенсация выплачивается в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА) (пп. 11, 14 ПБУ 18/02). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02).

В такой ситуации используются следующие бухгалтерские записи: