Компенсация работодателем стоимости путевки сотрудника

Лето – пора отпусков. В большинстве случаев сотрудники уезжают отдыхать по путевке. Может ли работодатель компенсировать ее стоимость, платятся ли налоги с суммы такой компенсации, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Может ли работодатель компенсировать стоимость путевки работника
2. Как оформить компенсацию путевки
3. Какие документы потребовать от работника
4. Какую сумму можно учесть в расходах
5. НДФЛ
6. Страховые взносы

Может ли работодатель компенсировать стоимость путевки работника

Компенсация за счет работодателя стоимости путевок, приобретенных для отдыха работника и членов его семьи (санаторно-курортных и туристических путевок), в том числе путевок в детский лагерь, законодательством РФ не предусмотрена. Однако такая обязанность может быть прописана в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте компании (ст.  5, 8, 9, ч. 2 ст. 22, ст. 41, 57 ТК РФ). В документах, как правило, указывают:

• в каких случаях сотрудник вправе рассчитывать на оплату турпутевки за счет средств работодателя;
• какие суммы работодатель компенсирует (полностью или частично);
• кто заключает договор с туроператором — работодатель или сотрудник;
• каким образом работодателем осуществляется оплата услуг — непосредственно туроператору либо он полностью или частично возмещает стоимость путевки работнику.

Соответственно, если обязанность по компенсации расходов на путевки сотрудников предусмотрена на локальном уровне организации, то работодатель обязан ее выплатить.

Если работодатель в локальных нормативных актах определит оплату путевки как меру вознаграждения за труд, связанную с результатами труда работников, то произведенные им затраты будут являться выплатой стимулирующего характера (ст. 135 ТК РФ). В таком случае должно соблюдаться ограничение, установленное ст. 131 ТК РФ, в части размера таких выплат. Соответственно, оплата путевки будет осуществляться частично.

Локальными нормативными актами работодателя могут предусматриваться обязательства работодателя по вопросам отдыха работников (ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 41 ТК РФ). Если оплата туристической путевки не будет связана с исполнением работником трудовой функции, то исполнение таких обязательств cтанет элементом социальной политики работодателя, не связанной с оплатой труда работников (ст. 129 ТК РФ).

Ограничения на размеры выплат, не являющихся вознаграждением за труд и не предусмотренных системой оплаты труда, трудовым законодательством не предусмотрены. Соответственно, работодатель может закрепить положение о полной или частичной компенсации работникам стоимости путевки.

Как оформить компенсацию путевки

Приобретение путевки непосредственно работником не является обязательным условием. Договор с туроператором вправе заключать как турист (работник), так и иной заказчик (работодатель) (ст. 10 Закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 № 132-ФЗ). Соответственно, работодатель вправе предусмотреть, от чьего лица будет осуществляться заключение договора с туроператором — работодателя или сотрудника.

Решение работодателя об оплате туристической путевки необходимо оформить приказом, составленном в произвольной форме. В приказе следует указать:

• основание компенсации стоимости путевки, например, ссылку на соответствующий пункт положения о социальных гарантиях;
• стоимость путевки;
• перечень лиц, которым оплачивают путевки;
• порядок учета времени, в течение которого работник будет отсутствовать на рабочем месте.

С приказом необходимо ознакомить сотрудников под подпись.

Какие документы потребовать от работника

Если локальным актом предусмотрено, что работник вправе приобрести путевку самостоятельно, ему следует написать в произвольной форме заявление на имя работодателя с просьбой компенсировать ее стоимость с приложением подтверждающих документов.

В случае когда локальным актом предусмотрено, что приобретение туристической путевки осуществляется работодателем, сотруднику также необходимо написать заявление на имя работодателя с просьбой предоставить туристическую путевку со ссылкой на соответствующий пункт локального акта.

Какую сумму можно учесть в расходах

Расходы на отдых работников по туристическим и санаторно-курортным путевкам учитываются в целях налогообложения, но при соблюдении ряда условий, приведенных в п. 24.2 ст. 255 НК РФ. Траты на оплату путевок подразделяются на две группы.

Первая группа – расходы на оплату услуг по организации туризма и отдыха на территории РФ в соответствии с договором о реализации туристского продукта. Ими признаются:

• услуги по перевозке туриста по территории РФ воздушным, водным, автомобильным и (или) железнодорожным транспортом до пункта назначения и обратно либо по иному согласованному в договоре о реализации туристского продукта маршруту;
• услуги проживания туриста в гостинице или ином (иных) средстве размещения, в объекте санаторно-курортного лечения и отдыха, расположенных на территории РФ, включая услуги питания туриста, если услуги питания предоставляются в комплексе с услугами проживания;
• экскурсионные услуги.

Оплата названных услуг, оказываемых работнику и членам его семьи, будет учитываться при формировании облагаемой базы по налогу на прибыль организаций только на основании договора о реализации туристского продукта, заключенного работодателем с туроператором или турагентом. Компенсация оплаты таких услуг или оплата аналогичных услуг, оказанных в соответствии с договорами, заключенными работодателем с исполнителями данных услуг (гостиницами, перевозчиками, экскурсоводами), не может включаться в состав расходов на оплату труда по основаниям, приведенным в п. 24.2 ст. 255 НК РФ.

Вторую группу расходов составляют затраты на оплату услуг по санаторно-курортному лечению только на территории РФ. Эти траты учитываются вне связи с договором о реализации туристского продукта. К указанным расходам относятся также затраты в виде сумм полной или частичной компенсации сотрудникам произведенных ими затрат на оплату услуг по санаторно-курортному лечению на территории РФ, включая траты на проживание и питание.

Действие пункта 24.2 статьи 255 НК РФ не распространяется на ситуацию, когда организация компенсирует своим работникам произведенные ими затраты на оплату услуг по санаторно-курортному лечению в санатории, являющемся подразделением данной организации. При этом доходы и расходы указанных подразделений учитываются в соответствии с положениями ст. 275.1 НК РФ (письмо Минфина РФ от 11.02.2022 № 03-03-06/1/9396).

В отношении обоих видов услуг, указанных в п. 24.2 ст. 255 НК РФ, действует правило, согласно которому расходы учитывают в размере фактически произведенных затрат, но не более 50 тыс. рублей в совокупности за налоговый период на каждого сотрудника.

Также должно выполняться условие, установленное абз. 9 п. 16 ст. 255 НК РФ. Эти траты в совокупности с расходами на добровольное медицинское страхование и расходами по договорам оказания медицинских услуг, заключенным с учетом требований п. 16 ч. 2 ст. 255 НК РФ, не должны превышать 6 процентов от суммы расходов на оплату труда.

Компенсация стоимости других путевок, не поименованных в п. 24.2 ст. 255 НК РФ, в расходы при формировании облагаемой базы по налогу на прибыль организаций не включается (п. 29 ст. 270 НК РФ в редакции Закона от 23.04.2018 № 113-ФЗ).

НДФЛ

При компенсации стоимости туристических путевок у работников возникает доход в натуральной форме, с которого следует исчислить НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Доходом будет являться цена по договору на туристическое обслуживание.

Датой фактического получения дохода считается день передачи доходов в натуральной форме (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). По нашему мнению, в данном случае датой получения дохода будет являться дата оплаты организацией путевки.

Рассчитать, удержать и уплатить НДФЛ с оплаты туристической путевки следует в общем для доходов в натуральной форме порядке.

Исчисленная сумма НДФЛ удерживается за счет любых доходов, выплачиваемых сотруднику в денежной форме, например, из причитающейся ему очередной заработной платы. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого в денежной форме дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Не облагаются НДФЛ (освобождаются от налогообложения) суммы полной или частичной компенсации работодателями своим сотрудникам стоимости приобретаемых путевок, за исключением туристских, на основании которых им оказываются услуги санаторно-курортными и оздоровительными организациями, находящимися на территории России.

В случае предоставления организацией одному и тому же сотруднику нескольких путевок в одном налоговом периоде освобождаться от НДФЛ может стоимость только одной путевки по его выбору (письма Минфина РФ от 29.01.2024 № 03-04-09/6841, от 01.06.2022 № 03-04-05/51559).

К санаторно-курортным и оздоровительным организациям относятся санатории, санатории-профилактории, профилактории, дома отдыха и базы отдыха, пансионаты, лечебно-оздоровительные комплексы, санаторные, оздоровительные и спортивные детские лагеря (п. 9 ст. 217 НК РФ).

Основанием для применения данной нормы является факт приобретения санаторно-курортных путевок, а также компенсации работодателем своим сотрудникам стоимости (части стоимости) путевок. Порядок приобретения путевок, а также период предоставления услуг санаторно-курортной организацией в данном случае значения не имеют (письмо Минфина РФ от 11.06.2021 № 03-04-06/46405, п. 2 письма Минфина РФ от 02.06.2021 № 03-04-06/42897).

При этом освобождение от обложения НДФЛ стоимости проезда к месту санаторно-курортного лечения или суммы комиссии, уплаченной агенту при покупке путевки, не предусмотрено (письма Минфина РФ от 26.09.2019 № 03-04-09/74123, ФНС РФ от 25.07.2014 № БС-4-11/14505).

Таким образом, компенсация стоимости санаторно-курортного лечения работника один раз в год не облагается НДФЛ.

Страховые взносы

Компенсация стоимости путевок работникам не включена в перечни выплат, не облагаемых страховыми взносами (ст. 422 НК РФ). В связи с этим сумма компенсации должна облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 24.01.2019 № 03-03-06/1/3880, от 15.01.2019 № 03-04-06/1107).

По общему правилу дата осуществления выплаты определяется как день ее начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). В данном случае им будет день оплаты турпутевки.

В судебной практике существует позиция, что установленная на основании локального акта или коллективного договора организации компенсация стоимости путевки на оздоровительный отдых работника носит социальный характер. Данные выплаты не обладают признаками заработной платы, поскольку не являются оплатой труда, не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим сотрудником работы. Факт наличия трудовых отношений не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляют работникам, представляют собой оплату их труда. Такие выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.11.2020 № Ф06-67240/2020). Однако такую позицию с большой долей вероятности придется отстаивать в суде.

Стоимость путевок также облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 1, 2 ст. 20.1, п. 1 ст. 20.2 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

При этом согласно судебной практике, если оплата стоимости путевок на санаторно-курортное лечение является единовременной выплатой социального характера, не предусмотренной трудовыми договорами, она не относится к выплатам, связанным с выполнением работниками трудовых обязанностей. В таком случае стоимость путевок не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.01.2022 № 14АП-11499/2021 по делу № А13-12327/2021).