Компенсация дистанционному работнику

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила

Если работник трудится дома, его расходы, как правило, возрастают. Подключение Интернета, установка антивируса, оплата электроэнергии, замена старого компьютера на более современный и продуктивный вариант – все это требует денег. В нашем материале рассмотрим, какая компенсация положена удаленному сотруднику компании. Поговорим о размере такой компенсации и разберем, как подтвердить расходы на дистанционную работу для ее получения.

Содержание:

1. Компенсация за дистанционную работу
2. Компенсация расходов дистанционному работнику
3. Компенсация за использование оборудования дистанционного работника
4. Размер компенсации дистанционному работнику

Компенсация за дистанционную работу

Трудовое законодательство расшифровывает понятие компенсации, связанной с выполнением гражданином его трудовых обязанностей. Согласно статье 164 ТК РФ это финансовые выплаты, которые производят для возмещения таким сотрудникам понесенных издержек.

Исходя из положений статьи 188 ТК РФ, при применении сотрудником своего личного имущества с согласия или ведома руководства и в интересах компании ему полагается компенсация за использование и износ собственных инструментов, личного автомобиля, оборудования и прочих технических средств и материалов. Также человеку возмещают траты, связанные с их применением. При этом конкретная сумма, которой должны возмещаться издержки, устанавливается соглашением, заключенным письменно между сторонами трудового договора. Указанная норма признается общей и действует в отношении всех работников компании.

Особенности организации труда дистанционных сотрудников регулируются ст. 312.6 ТК РФ. Там говорится, что руководство предприятия должно обеспечить удаленного сотрудника необходимыми для выполнения работы оборудованием, средствами защиты данных, а также программно-техническими и прочими средствами.

Вместе с тем дистанционный сотрудник может с согласия или ведома руководства и в интересах компании использовать в работе личное или арендованное оборудование, средства защиты данных, программно-технические и прочие средства. В таком случае работодатель выплачивает удаленному сотруднику компенсацию. Порядок, сроки и величина такого возмещения устанавливаются коллективным договором, внутренними нормативными актами, принятыми с учетом мнения профсоюза, если он создан на предприятии, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Методика расчета компенсации издержек дистанционных сотрудников, а также перечень возмещаемых затрат с указанием подтверждающих документов утверждаются компанией самостоятельно во внутреннем нормативном акте.

То есть возможны три основных сценария сотрудничества с удаленным работником:

• когда он использует все свое оборудование и материалы: компьютер, принтер, самостоятельно приобретенное программное обеспечение, платит за Интернет, мобильную связь и получает соответствующее возмещение от работодателя;
• когда работодатель предоставляет сотруднику свое оборудование и программное обеспечение, напрямую оплачивает услуги связи, Интернет и другие расходы;
• смешанный вариант: когда часть оборудования предоставляет работодатель, а часть — работник, одну часть расходов оплачивает компания, другую — сотрудник самостоятельно и получает затем возмещение от работодателя.

Компенсация расходов дистанционному работнику

Если сотрудник трудится удаленно, его затраты обычно возрастают. Он может расходовать больше электроэнергии, тратит дополнительные средства на мобильную связь. Для дистанционной работы нередко требуется подключение Интернета, если прежде работник им не пользовался, либо переход на более дорогой тариф. Возникает необходимость защитить компьютер более надежным платным антивирусом, требуется покупка специального программного обеспечения.

Работник несет дополнительные издержки и ожидает, что их полностью возместит работодатель, ссылаясь на ст. 312.6 ТК РФ. Однако этой нормой урегулированы далеко не все вопросы, возникающие по расходам.

Зачастую работодатели, опираясь на данные положения, считают, что должны возместить дистанционному работнику только перечисленные в них расходы. Поскольку затраты на электричество или получение электронно-цифровой подписи в ст. 312.6 ТК РФ прямо не упоминаются, работодатели в ряде ситуаций их попросту не компенсируют.

Стоит учитывать, что относительно расходов на получение электронно-цифровой подписи для ведения электронного документооборота есть прямое указание ст. 22.2 ТК РФ, это общая норма, касающаяся всех работников. Статья 312.6 ТК РФ устанавливает особенности регулирования для дистанционных работников, но не отменяет прочие общие нормы. Согласно статье 22.2 ТК РФ именно компания должна нести расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее применение.

Некоторые работодатели, у которых удаленные сотрудники трудятся и по основной работе, и по совместительству, отказывают им в возмещении расходов по совместительству. Здесь важно оценить, какие затраты несет работник в реальности. Возможно, ему для выполнения работы по второму трудовому договору хватает Интернета, оплаченного работодателем по первому трудовому договору. В то же время электроэнергия расходуется не только в часы работы по первому договору, но и в часы работы по совместительству.

Позицию специалистов Роструда по приведенным моментам можно увидеть на информационном портале «Онлайнинспекция.рф». Там указывается, что работодатели обязаны компенсировать удаленному сотруднику все затраты, понесенные им при выполнении трудовых обязанностей. Это касается издержек на электроэнергию, Интернет, сотовую связь и так далее.

Руководству компании и дистанционному сотруднику нужно сразу договориться о перечне и размерах возмещаемых работнику расходов, которые могут возникнуть в процессе труда, и прочих доплатах. Если оборудование и программное обеспечение предоставляет работодатель, следует обговорить компенсацию расходов на Интернет, аренду Wi-Fi-роутера, мобильную связь, электричество. Если сотрудник использует свое оборудование, программное обеспечение и технические средства, то помимо компенсации за их износ и использование следует договориться о компенсации других расходов. Речь идет о возмещении за аренду дополнительного оборудования, покупку антивирусного и прочего программного обеспечения, за Интернет, определив, в пределах какой суммы допустимо заключать договор о предоставлении связи и с каким провайдером, за мобильную связь, электроэнергию.

При переходе на дистанционный формат труда может оговаривать также вопрос об использовании и оплате запасного варианта на случай отключения провайдером Интернета по основному договору в связи с аварией и ремонтными работами.

С дистанционным сотрудником важно определять не только перечень компенсаций и расходов, но и их конкретные размеры или порядок их определения. Для этого потребуется прописать сумму компенсации или порядок ее расчета, определить пределы возмещения расходов, к примеру, на электроэнергию. Ведь работодатель наверняка не захочет полностью оплачивать платежку за электричество, которую работник получит за месяц.

Все эти моменты нужно закрепить во внутренних документах компании, коллективном или трудовом договоре.

Компенсация за использование оборудования дистанционного работника

Согласно статье 312.6 ТК работодатель должен обеспечить занятого удаленно специалиста всем необходимым оборудованием и прочими средствами. Но возможен также вариант, когда сотрудник использует для труда личное имущество, за что должен получать соответствующую компенсацию. Важно, чтобы свое оборудование и прочие средства работник применял для работы с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

На практике нередко возникает вопрос о плате за амортизацию оборудования работника. Некоторые работодатели считают, что в компенсацию за использование оборудования уже входит возмещение за амортизацию. Есть также мнение о том, что компенсация за использование — это аналог платы за аренду, но за амортизацию все равно платить не нужно, поскольку ст. 312.6 об амортизационном платеже ничего не упоминает. И хотя это разные мнения, сводятся они к тому, что за амортизацию личного имущества сотрудника работодатель платить не должен. Однако это неверная позиция.

В статье 188 ТК, регулирующей возмещение издержек при применении личного имущества сотрудника и распространяющейся на всех работников компании, разделены понятия компенсации за использование оборудования и за его износ. Поэтому правильнее будет прямо прописать обязанность работодателя компенсировать использование и амортизацию оборудования и прочих средств. Оба этих термина должны быть отражены в текстах документов, регулирующих возмещение издержек сотрудника. Это исключит возможные споры с контролирующими и судебными органами.

Среди руководителей компаний бытует также мнение, что в случае передачи работодателем всего своего оборудования и программного обеспечения сотруднику компания не должна возмещать человеку никаких дополнительных расходов, в том числе на Интернет и электроэнергию. Часть 1 статьи 312.6 ТК РФ говорит совсем о другом. Работодатель прежде всего обязан обеспечить дистанционного работника необходимым имуществом для выполнения трудовой функции: оборудованием и прочими средствами. Сюда можно отнести и обеспечение средствами связи, в том числе и Интернетом. Поэтому обязанность оплачивать Сеть работнику может возлагаться непосредственно на работодателя. Более того, нет ни одной нормы в законе, которая обязывала бы работника лично нести расходы на средства, необходимые для труда. Однако согласно статье 22 ТК РФ именно работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников оборудованием, инструментами, технической документацией и прочими средствами, которые требуются для исполнения ими трудовых обязанностей.

Отдельно с удаленным сотрудником нужно оговорить расходы на ремонт оборудования. При ремонте часто требуется покупка дополнительных комплектующих для ноутбуков и компьютеров, а не только работа специалиста по ремонту. Когда ломается ноутбук работодателя и при ремонте докупаются комплектующие к его ноутбуку, как правило, наниматель воспринимает это спокойно. Но когда во время ремонта новые дорогие комплектующие покупают для ноутбука работника, нередко возникают споры.

Также при переходе на удаленную работу договариваются о сопутствующих вопросах. Определяют, кто будет решать, где и на какую сумму производить ремонт в случае поломки оборудования, в какие сроки и на основании каких документов произведут выплату компенсаций и возмещение расходов, договариваются о сроках и порядке предъявления работником таких документов.

Все эти моменты надо закрепить в коллективном, трудовом договорах, внутреннем нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюза, дополнительном соглашении к ТД.

Размер компенсации дистанционному работнику

Размер возмещения удаленному сотруднику согласно ст. 312.6 ТК РФ должен быть зафиксирован в коллективном договоре, внутреннем нормативном акте компании, принятом с учетом мнения профсоюза, если он создан на предприятии, трудовом договоре или допсоглашении к нему.

То есть изначально ориентиры могут быть установлены  в коллективном договоре и соответствующем внутреннем нормативном акте. А при переходе конкретного работника на дистанционную работу данные положения конкретизируются уже в трудовом договоре с ним или в дополнительном соглашении к такому договору. В указанных документах рекомендуется отразить название имущества работника, используемого для выполнения дистанционной работы, а также на каком праве работник владеет данным имуществом: собственности или аренды.

Какие-либо ограничения касательно размера компенсации или порядка ее расчета на законодательном уровне не установлены. Так, расчет возмещения за использование имущества сотрудника может быть произведен исходя из сумм износа соответствующего имущества.

Вместе с тем есть разъяснения Минфина РФ, содержащиеся в его письме от 11.01.2022 № 03-04-06/263. В документе говорится, что размер возмещения расходов должен соответствовать обоснованным с экономической точки зрения издержкам, связанным с фактическим использованием сотрудником личного или арендованного имущества, услуг связи для трудовой деятельности. То есть компания должна получить от сотрудника не только копии документов, подтверждающих приобретение или аренду оборудования и прочих средств, но также и свидетельствующих о расходах, понесенных человеком при использовании личного имущества в служебных целях.

Методику расчета размера возмещения издержек удаленных сотрудников, а также перечень компенсируемых расходов с указанием подтверждающих их документов компания должна утвердить в своем внутреннем нормативном акте (письмо ФНС РФ от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).

Выплаты, которые работодатель производит в соответствии со ст. 312.6 ТК РФ за использование в его интересах имущества дистанционного работника, считаются установленными законодательством компенсационными выплатами, связанными с выполнением физлицом трудовых обязанностей, и освобождаются от обложения:

• НДФЛ — на основании п. 1 ст. 217 НК РФ;
• страховыми взносами — на основании абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

При этом с 2024 года компенсацию удаленным сотрудникам нормируют в целях НДФЛ и взносов в связи с принятием Закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ. На основании указанного законодательного документа НДФЛ и взносами не облагают возмещение расходов удаленного сотрудника в связи с использованием его оборудования и прочих средств — не больше 35 рублей в день. Полностью освобождаются суммы документально подтвержденных расходов.