Командировка внутреннего совместителя

С особенностями оформления и оплаты командировки внутреннего совместителя, с нюансами, которые надо обязательно учесть, разберемся в данном материале. 

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Как оформить командировку внутреннего совместителя
2. Сколько должен трудиться внутренний совместитель в командировке
3. Как оплатить командировку внутреннего совместителя
4. Как заполнить табель

Как оформить командировку внутреннего совместителя

Для того чтобы отправить совместителя в командировку, нужно оформить документы в обычном порядке. В первую очередь нужно издать приказ по форме Т-9.

Для удобства можно оформить командировочное удостоверение и служебное задание. Эти документы обязательными не являются.

Перед отправкой в поездку нужно выдать работнику аванс. Его можно выдать наличными или перечислить на зарплатную карту. Сумма аванса складывается из суточных и расходов, которые работник понесет в командировке.

Нормы расходов в командировке компания может закрепить в локальных актах, коллективном договоре.

Сотрудник должен документально подтвердить сумму своих расходов в командировке. Это необходимо для включения затрат в расходы организации. НДФЛ на эти суммы не начисляется. Исключением является ситуация, когда расходы превышают установленные нормы.

Документом, подтверждающим расходы на проезд, может быть распечатка электронного билета. Если командированный совершал перелет, то понадобится посадочный талон.
Если посадочный талон был утерян, кроме распечатки билета потребуются документы, подтверждающие факт перелета. Это может быть справка от авиакомпании, копия заграничного паспорта с отметкой (письмо Минфина РФ от 25.06.2021 № 03-03-07/50225).

В расходы можно учесть проезд на такси. Подтверждается такой расход чеком ККТ.

Для подтверждения расходов на каршеринг также нужен чек и договор (письмо Минфина РФ от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Оплату проезда по платной дороге учитывайте в налоговых расходах, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).

Если работник проживал в гостинице, подтвердить расходы он может счетом на оплату, чеком или иным платежным документом.
Если он жил на съемной квартире, потребуются договор и платежный документ.

Суточные нужны для компенсации работнику его затрат на питание и проживание. Их нужно платить за каждый командировочный день. При этом неважно, выходные это дни или рабочие. В этот период включают дни отъезда в командировку и возращения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 положения о командировках).

Размер суточных устанавливает работодатель. Закрепить их можно в локальном акте или в коллективном договоре.

Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день.

Законодательство устанавливает нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ. Для командировок по России это 700 рублей, для поездок за границу это уже 2 500 рублей. На все суммы, оплаченные сверх этой нормы, необходимо начислять НДФЛ. Вопрос освобождения суточных от обложения страховыми взносами является спорным.

После возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные средства не позднее трех рабочих дней со дня приезда.

Есть категории сотрудников, которые вправе отказаться от командировки, как то:
• женщины, воспитывающие детей до 3 лет;
• одинокий родитель, имеющий ребенка до 14 лет;
• родитель ребенка до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, был мобилизован или служит по контракту;
• многодетные работники. При этом младшему не должно быть 14 лет, а старшему не должно исполниться 18 лет;
• родители детей-инвалидов;
• работники, которые ухаживают за больным членом семьи. Необходимость такого ухода должна быть указана в медицинском заключении;
• инвалиды, если командировки не запрещены медицинским заключением. У данной категории есть ограничения по работе совместителем. Такая работа не должна быть запрещена им по состоянию здоровья.

Сколько должен трудиться внутренний совместитель в командировке

Продолжительность рабочего дня работника-совместителя не может быть больше четырех часов в день.

В качестве совместителя лицо может работать полный день, только когда по основной должности он не выполняет свои обязанности. При этом в течение месяца продолжительность рабочего времени совместителя не должна быть выше половины ее нормы за месяц, установленной для соответствующей категории работников (ч. 1 ст. 284 ТК РФ).
Лицо освобождается от обязанностей по основной должности, если его направляют в командировку по совмещаемой. Поэтому в поездке такой работник может трудиться полный рабочий день.

Как оплатить командировку внутреннего совместителя

Порядок оплаты зависит от того, по какой из должностей работника направляют в командировку.

Если работник едет в командировку по обеим должностям, которые он совмещает, то при расчете среднего заработка нужно учесть выплаты и по основной работе, и по совместительству. Иначе средний заработок сохраняется только по основному месту работы.

При расчете средней заработной платы должны быть учтены все выплаты, которые предусматривает система оплаты труда: заработная плата, доплаты, надбавки, премии и прочее (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2 положения № 922).

Работодателю нужно оформить приказ об освобождении от работы по внутреннему совместительству на период командировки по основной должности. На этот период работнику как совместителю предоставляется отпуск без оплаты или ежегодный оплачиваемый отпуск. Документ оформляется в произвольной форме.

При направлении сотрудника в поездку в качестве совместителя ему в общем порядке оплачиваются расходы, произведенные в командировке.

В основу расчета среднего заработка берется доход по должности, которую занимает совместитель. Ее необходимо указать в приказе о направлении в командировку.

На время командировки основное место работы сохраняется за совместителем. Поэтому на период командировки по основной должности также нужно предоставить отпуск без оплаты или ежегодный оплачиваемый.

В период нахождения в командировке за сотрудником сохраняется средний заработок. Расчет производится исходя из рабочего графика, установленного работодателем. В нашем случае нужно учитывать, что совместитель может работать максимум четыре часа в день. Все часы, отработанные сверх этого времени, нужно будет оплатить как сверхурочные.
Поэтому если до направления в командировку совместителя будет известно, что он будет трудиться больше, чем это предусмотрено его графиком, лучше заранее оформить документы о привлечении сотрудника к сверхурочной работе. После окончания поездки оплатить такую работу следует в общем порядке в повышенном размере в соответствии со ст. 152 ТК РФ:
• за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере,
• за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Размеры платы за сверхурочную работу лучше закрепить в положении о командировках. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Такое время должно быть не меньше отработанного сверхурочно.

Если сотрудник находился в командировке в выходной или праздничный день, то это время оплачивается как работа в выходной день. Оплата производится не менее чем в двойном размере. При этом нужно учитывать, что рабочими будут считаться в том числе и дни отъезда в командировку и день приезда обратно.

Если работник трудился в выходной или праздник неполный рабочий день, то в повышенном размере оплачивают фактически отработанные часы.

Вместо оплаты в повышенном размере сотруднику может быть предоставлен дополнительный день отдыха. В этом случае работа в выходные и праздники будет оплачена в одинарном размере, а дни дополнительного отдыха не оплачиваются.

За день отдыха средний заработок начислять не нужно, оплатить нужно только суточные (письмо Минтруда РФ от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).
Если командировка вынужденно была продлена, то за дополнительные дни нужно заплатить суточные, средний заработок и оплатить затраты на проживание.

Если сотрудник заболел в командировке, за дни болезни ему будет выплачен больничный. Средний заработок за этот период не начисляется. Расходы на проживание нужно будет возместить, только если сотрудник не находился в стационаре. Сведения об этом указываются в больничном.

При продлении командировки также необходимо издать приказ.

Как заполнить табель

Если работник работает по внутреннему совместительству, то в табеле учета рабочего времени отдельно по каждой должности отражаются данные об отработанном времени.
Отработанное время отмечается постановкой «Я» или «01» в предназначенных для этого графах. В нижней части граф проставляется количество часов.
Дни командировки отмечают буквой «К» или «06». Количество часов проставлять уже не нужно.

С целью правильного учета и оплаты сверхурочной работы в табеле нужно указывать фактически отработанное время в командировке (ч. 7 ст. 99 ТК РФ).

Если в период служебной поездки рабочие дни выпали на выходные, в табеле необходимо указать:
• либо РВ (или 03) (письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1);
• либо К или 06 и дополнительно РВ или 03 .

Если работник направлен в командировку по должности внутреннего совместителя, табель учета рабочего времени заполняется так:
— по должности совместителя отражается нахождение работника в командировке. Командировочные дни нужно отметить кодом К или 06. Также нужно указать количество отработанных часов;
— поскольку по основному месту работы может быть оформлен как отпуск без сохранения заработной платы, так и ежегодный оплачиваемый, то и в табеле могут быть разные отметки. В первом случае в табеле необходимо указать код ДО или цифры 16. Если оформляется основной оплачиваемый отпуск — код ОТ или 09.

При этом работодатель вправе ввести специальный код для таких случаев.

Если работник направлен в командировку по основной должности, то по ней в табеле период командировки также отражается кодом К или 06. По должности совместителя нужно указать код ДО или цифровой – 16.

Если отпуск оформлен не был, в табеле следует проставить буквенный код НН или цифровой 30 — неявки по невыясненным причинам. Когда причина отсутствия станет известна, нужно будет поставить соответствующий код.