Командировка дистанционного сотрудника

Дистанционных работников тоже можно отправить в командировку. В материале рассмотрены особенности оформления командировок для сотрудника на удаленке, какие компенсации ему положены в связи со служебной поездкой, а также в каком порядке производится налогообложение выданных данному работнику денежных средств.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание:

1. Можно ли дистанционного работника отправить в командировку
2. Командировка дистанционного работника в головной офис: оформление
3. Командировка дистанционного работника в другой город: оформление
4. Компенсация командировочных расходов
5. НДФЛ и страховые взносы
6. Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Можно ли дистанционного работника отправить в командировку

На дистанционных работников распространяются все нормы трудового законодательства с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК.

Если у работодателя есть потребность отправить для выполнения трудовой функции дистанционного работника за пределы населенного пункта, где он обычно работает в соответствии с условиями заключенного трудового договора (или дополнительного соглашения к нему), такая поездка оформляется командировкой (ч. 3 ст. 312.6 ТК).

Если работа сотрудника носит разъездной характер, оформление командировки не предполагается. Вместе с тем о совмещения дистанционной и разъездной работы единое мнение на сегодняшний день отсутствует. С одной стороны, в трудовом законодательстве нет запрета на установление разъездного характера работы для сотрудников, работающих удаленно. Это может быть обоснованно для торговых представителей, менеджеров по продажам, юристов, посещающих госорганы и суды. С другой стороны, есть примеры судебных актов, где говорится, что в этом случае сотрудник выполняет свою работу не посредством телекоммуникационных сетей, а иным способом, что позволяет сделать вывод, что его работа не носит дистанционного характера (Решение Октябрьского районного суда города Уфы Республики Башкортостан от 09.04.2018 № 2-1418/2018).

Нужно отметить, что некоторых работников нельзя отправлять в командировку даже при их согласии. Речь о беременных женщинах и сотрудниках, не достигших 18-летнего возраста (за некоторым исключением).

Для работников-инвалидов, некоторых сотрудников с детьми (женщин с детьми до 3-летнего возраста, одиноких родителей с детьми до 14 лет, многодетных родителей с детьми до 18 лет при условии, что младшему еще нет 14 лет, родителей детей-инвалидов), а также сотрудников, осуществляющих уход за больным членом семьи на основании медицинского заключения, направление в командировку возможно только при их согласии и отсутствии медицинских противопоказаний к поездке (ч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1).

Ограничения для направления в командировку установлены и для иностранных работников, временно пребывающих или временно проживающих в России, а также для высококвалифицированных специалистов. Для них установлены временные ограничения срока командировки за пределы территории субъекта РФ, на которой они могут трудиться или временно проживать.

Командировка дистанционного работника в головной офис: оформление

Самый частый вопрос, с которым сталкиваются работодатели: считается ли командировкой вызов удаленного сотрудника в офис? Ответ на этот вопрос зависит от места выполнения работником своей трудовой функции, которое в обязательном порядке должно указываться в трудовом договоре или допсоглашении к нему (ст. 57 ТК РФ). При этом достаточно указать лишь наименование населенного пункта. Указывать полный адрес не стоит, поскольку при его перемене придется вносить изменения в трудовой договор.

Если офис, на посещении которого настаивает работодатель, находится за пределами населенного пункта, где трудится сотрудник, такая поездка будет считаться командировкой (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1). Если же, допустим, в трудовом договоре удаленного работника прописано, что местом выполнения трудовой функции является город Москва и офис работодателя также находится в Москве, вызов на работу не будет признаваться командировкой.

Если поездка в офис, расположенный за пределами границ населенного пункта, где постоянно работает сотрудник на удаленке, обусловлена не рабочими причинами, а например, участием в праздничном корпоративном мероприятии, не связанном с выполнением работником служебных поручений, такая поездка также не является командировкой (письма Минфина РФ от 09.09.2021 № 03-04-05/73114, от 07.05.2021 № 03-04-06/35363). Вместе с тем при решении вопроса, считать ли такую поездку командировкой, нужно принимать во внимание обязательность участия работника в данном мероприятии, в чьих интересах производится предстоящая поездка (в интересах работника или работодателя), нужно ли будет сотруднику выполнять трудовую функцию в поездке или нет, оценить программу предстоящего мероприятия.

Также интересным представляется вопрос, будет ли считаться командировкой вызов в офис работника с комбинированным режимом в день, когда по графику он должен работать из дома. Ответ на этот вопрос опять же зависит от того, находятся ли в одном населенном пункте домашнее место работы и офис работодателя.

Процедура оформления командировки дистанционного работника для посещения офиса производится в общем порядке, о котором мы расскажем ниже.

Командировка дистанционного работника в другой город: оформление

Основная особенность при оформлении командировки дистанционного работника связана с тем, что весь документооборот, как правило, происходит в электронном виде. При определении способа документооборота нужно ориентироваться на закрепленный в коллективном договоре, ЛНА или в трудовом договоре порядок.

Для оформления командировки достаточно подготовить распоряжение работодателя и выдать сотруднику аванс. Обратите внимание, что коллективным договором или локальным актом компании может быть предусмотрено составление дополнительных документов (служебной записки руководителя, служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполненном в командировке поручении).

Трудовой кодекс и положение о служебных командировках, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, не устанавливают каких-либо требований к оформлению распоряжения руководителя за исключением обязательной письменной формы. Поэтому часто такое распоряжение составляют в виде приказа о направлении работника в командировку. Можно использовать унифицированную форму Т-9 (или Т-9а), если в командировку одновременно направляются несколько сотрудников.

В распоряжении о направлении в командировку нужно указать наименование работодателя, Ф.И.О. работника, его должность, а также место срок и цель командировки. Документ подписывает уполномоченный представитель работодателя. Направляемого в командировку дистанционного работника нужно уведомить с распоряжением под подпись.

Хранить документ о направлении работника в командировку нужно в течение 5 лет.

Если в командировку направляется работник, у которого необходимо получить согласие на командировку, такое согласие обязательно должно быть оформлено письменно заранее. Работодатель может направить такому работнику письменный запрос о согласии на командировку. При этом в текст запроса нужно включить информацию об ознакомлении работника с правом отказаться от поездки. Свой ответ работник может направить отдельным документом или записью на запросе работодателя.

Компенсация командировочных расходов

Поскольку в командировку работник направляется в интересах компании, в которой он трудится, его расходы в связи с этой поездкой работодатель должен обязательно компенсировать. Объем и порядок компенсации расходов для дистанционных сотрудников такой же, как и для сотрудников, работающих в офисе компании.

В Трудовом кодексе сказано, что компания возмещает работнику расходы (ч. 1 ст. 168 ТК):
• на проезд, проживание;
• суточные;
• иные расходы, произведенные с согласия работодателя (оплата связи, дополнительный багаж и другие).

Конкретные размеры, а также порядок возмещения расходов на служебные командировки, компания фиксирует в коллективных договорах или ЛНА (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 положения о служебных командировках). В частности, в них можно предусмотреть, кто покупает билеты и оплачивает гостиницу (компания или работник), установить рамки для расходов на проживание и проезд (к примеру, прописать, что рядовым работникам оплачивается или компенсируется перелет экономклассом, а руководителям — бизнес-классом), компенсируются ли услуги каршеринга, аренда автомобиля).

Важно, что если билеты и жилье оплачивает работник, деньги на командировку ему нужно выдать заранее (авансом), поскольку у него необходимые суммы могут попросту отсутствовать (п. 10 положения).

Указанное правило касается и суточных, то есть дополнительных расходов на проживание за пределами постоянного местожительства работника. Суточные рассчитываются за каждый день, проведенный в командировке, включая дни дороги, выходные и праздничные дни. Например, если работник отправляется в командировку 24.04.2024, а вернется 03.05.2024, суточные ему нужно выплатить за 10 дней, даже несмотря на то, что на указанный промежуток времени выпадают выходные и праздничные дни, в которые работник не будет трудиться, находясь в командировке. Но если работник может ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачивают.

Дистанционным сотрудникам денежные средства на покрытие расходов в командировке, как правило, выдают путем перевода на их банковскую карту.

Также отметим, что за все время нахождения дистанционного работника в командировке ему вместо заработной платы начисляется средний заработок, который определяется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Также по среднему заработку оплачивается время, проведенное работником в пути, включая время вынужденной остановки. Но вот если сотрудник работал или находился в дороге в выходные дни, в оплате существует особенность: за эти дни выплачивается не средний заработок, а оплата производится в порядке, аналогичном работе в выходной день не в командировке (п. 5 положения, ст. 153 ТК, письма Минтруда РФ от 09.07.2019 № 14-2/В-527, Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37602-6-1).

НДФЛ и страховые взносы

Если говорить про сумму среднего заработка удаленного сотрудника за время, проведенное в командировке, такой доход с 1 января 2024 года признается доходом от источника в России независимо от того, является ли дистанционный сотрудник резидентом РФ или нет, и облагается НДФЛ по ставке 13 или 15 процентов (письмо ФНС РФ от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749). Конкретный размер ставки зависит от годового размера доходов физлица. Помимо НДФЛ указанная выплата облагается страховыми взносами.

К суммам возмещения командировочных расходов дистанционных сотрудников применяется освобождение от налогообложения НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК, письмо ФНС РФ от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749). При выплате суточных действует ограничение: не включают в налоговую базу по НДФЛ суточные в пределах 700 рублей за каждый день при командировках по России и 2 500 рублей — при заграничных командировках. Для исключения из налоговой базы компенсируемые целевые расходы работника должны подтверждаться документально. Исключение сделано для компенсации стоимости жилья. Указанные суммы можно не облагать НДФЛ, даже если работник не смог представить платежные документы, но в пределах 700 рублей в день при командировках внутри страны и 2 500 рублей — при поездках за ее пределы.

Выплаченные дистанционному работнику суточные в пределах указанных выше лимитов не облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и по ВНиМ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Если же работодатель выплачивает суточные в размере, большем 700 рублей (или 2 500 рублей при заграничных командировках), то в базу по страховым взносам включается сумма превышения указанных лимитов. Что касается взносов на травматизм, они не начисляются на суточные в пределах, которые зафиксированы в коллективном договоре или ЛНА (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Также страховые взносы не начисляют на следующие целевые расходы во время командировки:
• проезд (в том числе на вокзал или в аэропорт);
• плату за провоз багажа;
• плату за услуги аэропортов и комиссионные сборы;
• оплату проживания в месте командировки;
• оплату услуг связи;
• при заграничных командировках плату за обмен валюты, получение виз, получение и регистрацию служебного или дипломатического загранпаспорта.

Если после возращения из командировки дистанционный сотрудник не отчитается по выданному авансу, а работодатель их у него не удержит, указанные суммы нужно включить в базу по НДФЛ и страховым взносам.

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

После завершения командировки дистанционный работник, так же, как и любой другой офисный сотрудник, должен отчитаться о потраченных во время поездки денежных средствах, а неизрасходованный остаток вернуть работодателю.

Для этого не позднее трех рабочих дней после возвращения он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Крайне важно заранее предупредить работника, что ему нужно будет сохранить и сдать документы на проезд, проживание и все другие расходы, которые он понес за счет средств, выданных работодателем. Отчитываться, на что потрачены суточные, не нужно.

То, каким образом авансовый отчет и первичные документы будут переданы дистанционным работником в бухгалтерию, должно быть прописано в ЛНА, коллективном или трудовом договоре (ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ). В частности, можно предусмотреть, что документы будут направлены посредством электронного документооборота, по почте и другими способами.

Для составления авансового отчета используется унифицированная форма АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Документ составляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

От работника требуется заполнить графы 1-6 оборотной стороны авансового отчета. В них он указывает наименование и реквизиты подтверждающих документов, а также сумму расходов. Впоследствии работник бухгалтерии сверяет указанную работником информацию с данными переданных сотрудником первичных документов, проверяет обоснованность расходов, передает на утверждение руководителю или иному уполномоченному на это лицу и делает соответствующие проводки в бухгалтерском учете.

При сдаче авансового отчета работнику выдается расписка о принятии отчета к проверке. Это подтверждает выполнение сотрудником обязанности отчитаться по полученным подотчетным денежным средствам.

Если работник не вернет неизрасходованный остаток денежных средств или не представит работодателю авансовый отчет по командировке, считается, что подотчетную сумму он не вернул. Удержать из зарплаты эти суммы работодатель может только в случае, если работник согласен, что бывает далеко не всегда. Принудительное взыскание невозвращенного аванса возможно в судебном порядке.