Кассовая дисциплина

Соблюдать кассовую дисциплину должны все компании и ИП, имеющие дело с наличными деньгами. Как вести приходно-расходные операции, какие документы и в каком порядке нужно при этом оформлять, изложено в материале.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Что такое кассовая дисциплина
2. Как соблюдать кассовую дисциплину
3. Порядок ведения кассовых операций
4. Документальное оформление кассовых операций
5. Кассовые операции в бухгалтерском учете
6. Кассовая дисциплина на УСН
7. Кассовая дисциплина ИП
8. Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
9. Исковая давность

Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина – это соблюдение компаниями, в том числе ООО, и индивидуальными предпринимателями правил по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличными деньгами. Например, выдачи заработной платы, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Обязанность соблюдать кассовую дисциплину распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения.

Как соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдать кассовую дисциплину означает выполнять порядок ведения кассовых операций и правила расчетов наличными, установленные Банком России, в частности:

1. Не превышать лимит расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и ИП (пп. 1, 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Лимит расчетов наличными в рамках одного договора составляет 100 тыс. рублей. Его обязаны соблюдать оба участника расчетов: и плательщик, и получатель наличных денег. Если стороны рассчитываются наличными в иностранной валюте, сумма в валюте не должна превышать сумму, эквивалентную 100 тыс. рублям по официальному курсу Банка России на дату расчетов. Вид договора, по которому производится оплата наличными, для целей применения лимита расчетов не важен (п. 4 указания № 5348-У). Например, в размере, превышающем 100 тыс. рублей, нельзя производить:
• оплату товаров, работ или услуг за наличный расчет;
• выдачу и получение займов в наличной форме.
Не имеет значения для применения лимита расчетов наличными:
• срок действия договора;
• количество платежей по договору;
• периодичность платежей по договору.
В частности, превышением лимита будет:
• оплата несколькими наличными платежами (получение нескольких наличных платежей), каждый из которых меньше 100 тыс. рублей, по одному договору на общую сумму, превышающую 100 тыс. рублей;
• оплата (получение) по истечении срока действия договора суммы наличными, в результате чего общая сумма наличных платежей по этому договору превысит 100 тыс. рублей;
• оплата наличными (получение наличными) неустойки, предусмотренной договором, если в совокупности с ценой договора, оплаченной наличными, сумма превысит 100 тыс. рублей;
• оплата по договору (получение денежных средств по договору) на сумму, превышающую 100 тыс. рублей, через подотчетное лицо.

2. Вовремя и полностью приходовать в кассу наличные денежные средства на основании оформленных приходных кассовых ордеров с внесением записи в кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, письмо ФНС РФ от 05.06.2013 № АС-4-2/10250).

3. Расходовать наличную выручку на строго определенные цели (п. 1 указания № 5348-У). Выручку, поступившую наличными в кассу организации от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг, можно использовать только на следующие цели (п. 1 указания № 5348-У):
• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы. Можно выдать из выручки зарплату, в том числе премии, доплаты за сверхурочную работу, оплату простоя и другие подобные выплаты, а также отпускные. Нельзя выдать из выручки алименты. Ведь для получателя эта выплата не будет зарплатой;
• выплаты социального характера (как работникам, так и иным лицам). Указание № 5348-У не содержит определения выплат социального характера. Поэтому к таким выплатам можно отнести любые выплаты, имеющие социальную направленность, например, пособия по обязательному социальному страхованию, материальную помощь, предоставленную при рождении ребенка или на погребение;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг. Нельзя оплатить работнику компенсацию за использование личного имущества в интересах организации. Дело в том, что эта выплата предусмотрена трудовым, а не гражданско-правовым законодательством и не может быть признана оплатой услуг;
• выдачу работникам под отчет;
• возврат за оплаченные наличными возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

4. Соблюдать лимит остатка наличных денег в кассе, если организация не является малым предприятием (п. 2 указания № 3210-У). Лимит остатка наличных денег в кассе компании определяют самостоятельно, исходя из характера своей деятельности (п. 2 указания № 3210-У). Если организация регулярно получает наличную выручку в кассу, лимит рассчитывают с учетом объемов поступлений. Если компания не имеет регулярных поступлений наличной выручки в кассу, но часто оплачивает наличными товары, лимит рассчитывают с учетом объемов выдач. Лимит, полученный в результате расчета, нужно установить приказом руководителя организации (п. 2 указания № 3210-У). Согласовывать лимит с банком не нужно. Период, на который должен быть установлен лимит, законодательно не регламентирован. Как правило, период, на который вводится лимит остатка в кассе, в приказе руководителя не указывают. Он действует до вступления в силу приказа, устанавливающего новый лимит кассы.

Превышение лимита кассы допустимо только при приеме наличных в выходные дни и при выплате зарплаты. Наличные сверх лимита надо сдать в банк (п. 2 указания № 3210-У). Если в организации лимит кассы не установлен, но есть движение наличных денег, ответственность за это законодательством не предусмотрена. Однако отсутствие лимита расценивается налоговыми органами как лимит, равный нулю. Это означает, что в кассе на конец рабочего дня не должно оставаться денег. Организация должна сдавать все наличные деньги в банк.

Порядок ведения кассовых операций

Прием и выдачу денег из кассы компании оформляют кассовыми документами (пп. 4.1 п. 4 указания № 3210-У):
• выдачу наличных денежных средств — расходным кассовым ордером (РКО);
• прием наличных денег в кассу — приходным кассовым ордером (ПКО).

По каждому ПКО или РКО кассиру нужно внести запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

Формы ПКО, РКО и кассовой книги утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению (ст. 34 Закона о Банке России, пп. 4.1, 4.6 п. 4, пп. 5, 6 указания № 3210-У, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Кассовую книгу заполняют только за те дни, в которые проводились кассовые операции. За дни, в которые не было операций с наличными, кассовая книга не ведется (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

Остаток на начало дня берется равным остатку на конец предыдущего дня.

Записи в кассовую книгу вносятся в течение дня по каждому приходному и расходному кассовым ордерам (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

В конце дня кассиру необходимо:
• сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными ПКО и РКО;
• подсчитать итоги приходных и расходных операций за день;
• вывести остаток денег в кассе на конец дня. Сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, нужно указать в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;
• поставить свою подпись;
• передать кассовую книгу в бухгалтерию с полученными за день приходными и расходными кассовыми документами.

В бухгалтерии главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель) должен проверить кассовую книгу. Для этого проверяющему нужно:
• сверить записи в книге с данными ПКО и РКО;
• указать прописью количество ПКО и РКО за день;
• поставить свою подпись.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют одни из следующих лиц (пп. 4.2 п. 4 указания № 3210-У):
• главный бухгалтер;
• бухгалтер или иное должностное лиц (в том числе кассир), определенные в распорядительном документе. Если заключен договор о ведении бухучета со специализированной организацией, ПКО и РКО оформляются ее должностным лицом. Если такой договор заключен с физическим лицом — этим физическим лицом;
• руководитель компании (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО оформляют по унифицированной форме № КО-2 в одном экземпляре (указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке может быть указано: «выдано под отчет на командировочные расходы», «заработная плата за вторую половину апреля 2024 года»

В строке «Приложение» РКО нужно перечислить номера и даты составления прилагаемых к РКО документов.

ПКО и квитанцию к нему оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № КО-1.

В ПКО и квитанции к нему, в частности, нужно указать:
• в строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;
• в строке «В том числе» — сумму НДС цифрами, а если операция НДС не облагается — «без налога (НДС)».

Также в ПКО в строке «Приложение» указывают номера и даты составления прилагаемых документов.

Право подписи кассовых документов (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир. Если руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы, он же эти документы и подписывает (пп. 4.3 п. 4 указания № 3210-У).

Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы руководитель, образцы подписей оформлять не нужно (пп. 4.4 п. 4 указания № 3210-У).

В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой № КО-2 наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует или руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы (пп. 4.3 п. 4 указания № 3210-У).

Кассовые операции в бухгалтерском учете

Операции по кассе отражаются с использованием счета 50 «Касса», к которому можно открыть субсчета:
• 50-1 «Касса организации». На нем учитывают денежные средства в кассе организации, под которой понимается место, где организация принимает, выдает и хранит деньги;
• 50-2 «Операционная касса». На нем можно учитывать денежные средства в ящиках ККТ;
• 50-3 «Денежные документы». Его можно использовать для учета таких денежных документов, как, например, ж/д и авиабилеты, путевки, почтовые марки и тому подобное.

Деньги, выданные из кассы организации для зачисления на ее расчетный счет, целесообразно учитывать на счете 57 «Переводы в пути».

Кассовая дисциплина на УСН

При применении УСН надо соблюдать кассовую дисциплину и вести кассовые операции по общим правилам (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).Указания № 5348-У, 3210-У никаких особенностей для применяющих УСН не содержат.

Кассовая дисциплина ИП

Вести кассовую книгу и составлять ПКО и РКО индивидуальные предприниматели не обязаны. Дело в том, что все ИП в зависимости от применяемого режима налогообложения ведут учет доходов и расходов (или только доходов) (пп. 1 п. 1 ст. 227, п. 8 ст. 346.5, ст. 346.24, п. 1 ст. 346.53 НК РФ).

Следовательно, все ИП выполняют условия для освобождения от обязанности составлять кассовые документы и вести кассовую книгу, установленные пп. 4.1, 4.6 п. 4 указания № 3210-У.

Рекомендуем тем ИП, которые отказались от применения кассовых документов, использовать расписки при выдаче денежных средств (отпускных, подотчетных сумм) наемным работникам. Это позволит избежать конфликтных ситуаций с ними.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе ИП могут не устанавливать в силу п. 2 указания № 3210-У.
ИП, как и организации, отнесены указанием № 5348-У к участникам наличных расчетов. Они обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с организациями и другими ИП (п. 4 указания № 5348-У). При расчетах с физлицами лимит расчетов соблюдать не надо.

Поступившую в кассу наличную выручку ИП вправе расходовать, помимо выплат на личные (потребительские) нужды (п. 1 указания № 5348-У):
• на выплаты работникам, включенные в фонд зарплаты, и выплаты социального характера;
• оплату товаров, работ, услуг;
• выдачу сотрудникам денег под отчет;
• возврат полученных ранее наличных за товары (работы, услуги), если товары возвращены, работы не выполнены, услуги не оказаны.

Остальные расчеты наличными ИП осуществляют за счет денег (с учетом установленного лимита наличных расчетов), поступивших в кассу с их банковских счетов (п. 1 указания № 5348-У).

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Нарушение правил работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций — это нарушение кассовой дисциплины. Выражается оно в следующем (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Штрафы за нарушение порядка работы с наличностью составляют (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
• для должностного лица, например, для кассира — от 4 до 5 тыс. рублей;
• организации — от 40 до 50 тыс. рублей.

ИП несут ответственность за нарушение кассовой дисциплины как должностные лица (ч. 1 ст. 15.1, примечание к ст. 2.4 КоАП РФ).

Административный штраф налоговые органы заменят предупреждением, если правонарушение совершено впервые и соблюдены все иные необходимые условия замены, перечисленные в ст. 4.1.1 КоАП РФ (ч. 2, 3 ст. 3.4, ч. 1 ст. 4.1.1, ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ, п. 1 письма ФНС РФ от 15.02.2022 № АБ-4-20/1791@). Если несколько правонарушений выявлены одномоментно, это не свидетельствует, что они совершены неоднократно. Следовательно, при назначении административного наказания допустимо применять ст. 4.1.1 КоАП РФ (п. 2 письма ФНС РФ от 15.02.2022 № АБ-4-20/1791@).

Вместе с тем нарушение считается совершенным впервые, если на момент его совершения прошел годичный срок со дня исполнения постановления за совершение предыдущего однородного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3, ст. 4.6 КоАП РФ, письмо ФНС РФ от 08.12.2016 № ОА-4-17/23483@).

Существует и другая позиция: при рассмотрении вопроса о возможности такой замены должны учитываться совершенные ранее иные административные правонарушения, в том числе не являющиеся однородными (п. 43 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ № 4 (2018)).

Исковая давность

Ответственность в виде штрафов может наступить в течение 60 календарных дней со дня совершения нарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Срок давности исчисляется со дня совершения правонарушения (ч. 1.1 ст. 4.5 КоАП РФ).