Какую отчетность сдавать при увольнении работника в 2025 году

В статье рассказываем, какую отчетность и в какие сроки нужно представить в СФР при увольнении работника в 2025 году.  

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Форма отчетности, которую необходимо представить в СФР при увольнении работника
2. Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности – подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1
3. Образец заполнения сведений о трудовой деятельности при увольнении
4. Сроки сдачи отчетности в СФР при увольнении работника
5. Ответственность за непредставление отчетности при увольнении работника

Форма отчетности, которую необходимо представить в СФР при увольнении работника

В отношении уволенного работника в СФР нужно представить следующие сведения (пп. 1, 2 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (пп. 2 п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ);
• подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 – сведения о страховом стаже по уволенному работнику подается в составе формы ЕФС-1 за год, если он относится к определенной категории застрахованных лиц (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 раздела 1 подается также подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1, если сведения представляются в отношении сотрудника, занятого на работах, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ (п. 8 порядка заполнения единой формы ЕФС-1, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281);
• подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1 – если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию сотрудника и уплатил взносы в периоде, в котором происходит увольнение. В этом случае сведения подаются в отношении уволенного в составе ЕФС-1 за период увольнения: I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год (п. 7 ст. 11 закона № 27-ФЗ, ч. 4, 6 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ);
• раздел 2 формы ЕФС-1 – сведения о суммах выплат и начисленных в отношении уволенного работника страховых взносах на травматизм включаются в соответствующие показатели раздела 2, представляемого в составе формы ЕФС-1 за каждый из отчетных и за расчетный периоды (пп. 17 п. 2 ст. 17, п. 2 ст. 22.1, п. 1 ст. 24 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Если увольнение связано с ликвидацией (реорганизацией) организации или закрытием ИП, дополнительно по каждому сотруднику нужно подать индивидуальные сведения, которые указаны в пп. 1–8 п. 2 ст. 6 закона № 27-ФЗ. Также будут отличаться сроки сдачи отчетности (пп. 1, 2 ст. 9, п. п. 2–7 ст. 11 закона № 27-ФЗ, п. 15 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Если увольняющийся сотрудник не является застрахованным лицом и работодатель не сдавал по нему сведения персонифицированного учета в СФР, то и при его увольнении сдавать их не нужно. Например, если в компании по ГПД работал временно пребывающий на территории РФ высококвалифицированный иностранный специалист (ст. 1, п. 1 ст. 9, п. п. 2–8 ст. 11 закона о № 27-ФЗ, п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности – подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1

Сведения об увольнении представляются в составе единой формы ЕФС-1. Для этого нужно заполнить в установленном порядке и передать в СФР (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ, п. 12 порядка № 2281):

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

При их заполнении нужно учитывать следующие особенности. На титульном листе формы ЕФС-1:

• в поле «ИНН» — для ИНН, который состоит из 10 знаков, в последних двух знако-местах ставится прочерк (п. 21 порядка № 2281);
• в поле «ОГРН» — для ОГРН юрлица, который состоит из 13 знаков, в первых двух ячейках из 15 проставляются нули (п. 27 порядка № 2281).

Подписывает документ от имени юрлица руководитель компании (уполномоченный представитель). Печать ставится при ее наличии (п. 32 порядка № 2281). Уполномоченному представителю понадобится доверенность, которая выдается в установленном гражданским законодательством порядке, в том числе в форме электронного документа, подписанного УКЭП доверителя.

В подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1:

• в поле «СНИЛС» указывается его номер, состоящий из 11 цифр, по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX (п. 33 порядка № 2281);
• поля «Фамилия» и (или) «Имя» обязательны для заполнения (п. 35 порядка № 2281);
• поле «Статус ЗЛ» заполняется кодом из таблицы, приведенной в п. 38 порядка № 2281. Например, для граждан России проставляется код ГРФ.

В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1:

• в графе 2 указывается дата увольнения. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (п. 42 порядка № 2281);
• в графу 3 вносится наименование мероприятия: «Увольнение» (п. 43 порядка № 2281);
• в графу 6 вносится код выполняемой функции по правилам п. 46 порядка № 2281. Кодовое обозначение занятия должно соответствовать занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Код состоит из пяти цифровых знаков. Формат записи — XXXX.X. Код включает:

— код наименования группы занятий в ОКЗ — первые четыре знака;

— контрольное число — пятый знак;

• в графе 7 указывается код причины увольнения, а также без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора согласно ТК РФ или иному федеральному закону (п. 47 порядка № 2281). Например, при увольнении сотрудника по собственному желанию нужно сделать запись: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если численность работающих в компании застрахованных лиц за отчетный период превышает 10 человек, сведения представляются в форме электронного документа, подписанного УКЭП, а если 10 человек и менее — по желанию в бумажной или электронной форме (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

Образец заполнения сведений о трудовой деятельности при увольнении

По ссылке можно скачать Образец заполнения сведений о трудовой деятельности при увольнении .

Сроки сдачи отчетности в СФР при увольнении работника

Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 нужно подать в орган СФР по месту регистрации работодателя не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают прекращение трудовых отношений.

Ответственность за непредставление отчетности при увольнении работника

За несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности или представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Она предусматривает вынесение предупреждения или наложение штрафа от 300 до 500 рублей. По данной статье наказать могут только должностное лицо. Вместе с тем, по нашему мнению, в этом случае есть риск, что компанию привлекут к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (ст. 17 закона № 27-ФЗ). За первое нарушение фирме грозит штраф от 30 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторное – от 50 до 70 тыс. рублей (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Помимо этого, предусмотрена ответственность по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ в виде штрафа от 300 до 500 рублей. По ней должностное лицо могут наказать за непредставление в установленный срок в территориальный орган СФР, в частности, сведений о договорах ГПХ на выполнение работ (оказание услуг), за представление указанных сведений в неполном объеме или в искаженном виде. По нашему мнению, в этом случае также могут оштрафовать компанию по закону № 27-ФЗ. Штраф составит 500 рублей за непредоставление сведений в отношении каждого застрахованного лица (ч. 3 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, за непредставление сведений в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, предусмотрен штраф в размере 1 тыс. рублей (п. 2 ст. 8, ст. 17 закона № 27-ФЗ).