Сроки и формы, предусмотренные для представления отчетности в службу занятости в 2023 году

Служба занятости — это государственное учреждение, которое предоставляет гражданам помощь в поиске работы, ведет учет безработных и аккумулирует данные о занятости у компаний (ИП), которые нанимают сотрудников. На организации возложена обязанность по составлению и представлению специализированных отчетов, связанных с кадровыми событиями в бизнесе.

Работодатели обязаны информировать службу занятости населения по следующим фактам:

• организация приняла решение о ликвидации;
• индивидуальный предприниматель планирует прекратить деятельность;
• работодатель сокращает численность персонала;
• на предприятии введен неполный рабочий день;
• компания приостановила производство по собственной инициативе;
• организация (ИП) планирует организовать дистанционную работу;
• в отношении работодателя применяется процедура банкротства;
• у работодателя есть или отсутствуют работники-инвалиды, а также сведения о профессиональной адаптации, организации обучения сотрудников-инвалидов и о созданных специальных рабочих местах;
• сведения о размере квоты и численности трудоустроенных инвалидах, а также о количестве специальных рабочих мест;
• при наличии у работодателя открытых вакансий;
• компания (ИП) приняла (отказала) в приеме человеку, направленному службой занятости.

Предоставлять отчетность в службу занятости — это обязанность работодателей, все компании и индивидуальные предприниматели должны регулярно представлять данные в службу занятости.

Портал «Работа в России» — это государственная информационная система, которая создана для поиска вакансий и сотрудников. Дополнительно этот интернет-сервис применяется федеральной службой по труду и занятости для сбора данных, связанных с кадровой работой компаний. Через портал «Работа в России» размещают те же отчеты, которые направляются напрямую в службу занятости. Интернет-сервис — это альтернативный способ представления данных.

Работодатели обязаны подавать отчет о вакансиях через портал «Работа в России», если средняя численность их персонала за предыдущий календарный год составляла более 25 человек. Новые предприятия с той же численностью работников также должны подавать данные через этот сервис. Кроме того, через указанную онлайн-систему должны подавать свои отчеты государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия, а также компании с государственной, региональной или муниципальной долей собственности. Чтобы выполнить задание, пользователь должен открыть форму, нажав кнопку «Подать информацию», а затем заполнить все необходимые данные перед отправкой.

В целях предоставления информации для портала необходима регистрация и создание личного кабинета. Для чего предусмотрено несколько способов: через орган службы занятости населения или самостоятельно. Зарегистрироваться можно на порталах «Работа в России» или «Госуслуги». При самостоятельной регистрации работодатель обязан указать полное наименование из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), ИНН и КПП, адрес электронной почты уполномоченного должностного лица и иные сведения о компании. Можно добавить, например, логотип или указать сайт и число сотрудников. Информацию примут и рассмотрят, после чего зарегистрируют или направят на дополнение сведений.

Информация о компании заполняется в свободной форме: необходимо кратко описать чем занимается компания. Сфера деятельности указывается из основного кода ОКВЭД. Также заполняется сайт компании и способ взаимодействия с центром занятости (телефон, электронная почта, сайт).

Другой способ регистрации на сайте вакансий — через подтвержденную учетную запись на госуслугах или при личном визите в центр занятости, при котором потребуется общая информация о деятельности организации, а также заявление с просьбой о регистрации на портале.

Чтобы отчитаться о вакансиях через сайт «Работа в России», сначала подается заявление о предоставлении государственной услуги содействия в подборе персонала, а затем — сведения о вакансиях. Если работодатель, который прошел регистрацию на портале, не размещает информацию о вакансиях, служба занятости будет считать, что вакансий нет.

Даты представления зависят от вида отчета. Сведения о вакансиях сдают один раз в месяц, при этом единая дата сдачи не предусмотрена: каждый регион самостоятельно устанавливает ее. Получить информацию о сроке можно в региональном отделении службы занятости.  Минтруд рекомендует подавать сведения в следующие сроки:

• не позднее трех рабочих дней после даты появления свободных рабочих мест и вакантных должностей;
• не позднее следующего рабочего дня со дня замещения свободного рабочего места, вакантной должности.

Данные сроки рекомендованные, поэтому соблюдать их работодатель не обязан.

Срок предоставления отчета о квотах для инвалидов устанавливается на региональном уровне, поэтому единой даты сдачи этого отчета нет. Периодичность отправки сведений необходимо запросить в службе занятости региона, в котором зарегистрирована организация (ИП). Например, в Московской области работодатели отчитываются до 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Сведения о содействии занятости инвалидов представляйте один раз в месяц. Направить информацию необходимо до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Отчет о банкротстве компании необходимо направлять ежемесячно, начиная с месяца, в котором в отношении работодателя была запущена процедура банкротства. Сдавать сведения необходимо до ее окончания. Единого срока законодательно не предусмотрено, дата будет зависеть от регионального центра занятости.

Отчет о ликвидации организации-работодателя и сокращении сотрудников по общему правилу необходимо сдавать за два месяца до проведения кадровых мероприятий. Однако если планируются массовые увольнения, то собрать и предоставить информацию необходимо не менее чем за три месяца. Для индивидуальных предпринимателей действуют другие сроки: уведомления необходимо сдать не позднее чем за две недели до мероприятия.

При переходе на неполный рабочий день информацию об этом необходимо направить не позднее трех рабочих дней с даты принятия решения о сокращении продолжительности рабочего дня (недели). Аналогичный срок действует при уведомлении государственных органов о приостановке производства. Если изменились сведения, которые ранее были отражены в этих отчетах, необходимо отправить корректировочные данные не позднее одного рабочего дня с момента, как произошло изменение.

Конкретная дата подачи отчетов, касающихся перехода персонала на дистанционную работу, законодательно не установлена. Каждый регион самостоятельно решает вопрос о сроках представления отчетов. Согласно правилам министерства труда, работодатели должны немедленно сообщать, если они решили ввести удаленную работу или изменяют количество сотрудников, работающих на дому. Кроме того, эта информация должна предоставляться не чаще одного раза в день.

При оформлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы работодатель самостоятельно определяет, в какой срок представить отчет об этом событии.

Для каждого представляемого отчета разработаны специализированные формы, в которых работодатели обязаны заполнить сведения о кадровых мероприятиях. Рассмотрим составления каждого из обязательных отчетов.

Отчет о вакансиях предоставляют все работодатели, у которых есть в штатном расписании свободные рабочие места. Обязанность сдать отчет о вакансиях не зависит от того, требуются на них в текущий момент сотрудники или нет. В отчетной форме заполняют данные по каждой вакансии. В документе указывают наименование вакансии и работодателя, профессию, сферу деятельности и заработную плату кандидата, требования к квалификации, опыту работы кандидата, график работы и тип занятости. Должностные обязанности описываются коротко, но емко.

Информация о квотах для инвалидов содержит сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях, которые выделили в рамках квоты для приема на работу инвалидов. Также в ней указывают сведения о локальных актах работодателя и о том, что выполнили квоту. В отчетной форме заполняют сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, адрес, а также о размере квоты на инвалидов, количестве работающих инвалидов на квотируемых рабочих местах, численности по группам инвалидов.

Сведения о реабилитации и содействии занятости инвалидов сдается, если работодатель обязан квотировать места для лиц с ограниченными возможностями. В отчете указывается информация о том, есть ли в отчетном месяце сотрудники с инвалидностью, а также сведения о профессиональной адаптации, организации обучения сотрудников-инвалидов и о созданных специальных рабочих местах.

Отчет о банкротстве работодателя представляется в службу занятости, если суд ввел в отношении организации (ИП) соответствующую процедуру. Сведения об этом событии заполняются следующим образом:

В строках 1—7 указывают общие сведения о работодателе: наименование компании или ИП, организационно-правовую форму, форму собственности, номер ОГРН/ОГРИП, ИНН, КПП, а также основной вид деятельности.

В строках 8–11 заполняется контактный номер, имейл, фактический адрес местонахождения работодателя, наименование органа службы занятости населения субъекта.

В строках 12.1–12.3 отражают наименование, реквизиты и дату документа, на основании которого принято решение о введении процедуры банкротства.

В строке 12.4 заполняется наименование введенной процедуры банкротства.

В строках 12.5 и 12.6 зафиксируйте период реализации мер по финансовому оздоровлению бизнеса

В строке 13 можно заполнить дополнительные комментарии к отчету.

Сведения о ликвидации компании и сокращении работников подаются при принятии решении о закрытии бизнеса или при массовом увольнении сотрудников. В отчетной форме в общем порядке заполняются данные о компании (ИП), сведения о службе занятости, причины увольнения, вид кадрового события. Дополнительно в отчете указывают численность увольняемых сотрудников и данные о каждом работнике.

При заполнении отчета о режиме неполного рабочего времени, кроме основных данных о компании, указывают период введения сокращенной рабочей недели (дня), сколько сотрудников перевели на этот график и данные длительности рабочего времени (при обычных условиях и при сокращенном графике).

В отчетности о простое заполняются причины введения простоя (по вине работника, работодателя, форс-мажор), даты начала и окончания остановки производства и количество сотрудников, которые приостановили свою работу.

В отчете об удаленных работниках должно быть указано количество сотрудников, переведенных на дистанционную работу, и сроки, в которые это было сделано. Кроме того, следует отдельно указать, сколько человек было направлено на удаленную работу в связи с чрезвычайными ситуациями, такими как природные или техногенные катастрофы или производственные инциденты.

Отчитываться по неоплачиваемым отпускам нужно при оформлении одним или несколькими сотрудниками этого вида отдыха. В отчете фиксируют период нахождения работников в административных отпусках, их количество. Отдельно указывает численность иностранцев, которые оформили такой отпуск.

Отчетные формы представляются в госорганы по труду в двух формах через портал «Работа в России» или напрямую в органы службы занятости. Через интернет-сервис сведения передают крупные компании (численностью персонала более 25 сотрудников) и организации с государственным участием. Для этого организация должна зарегистрировать личный кабинет и отправить данные о кадровых событиях. Отправить отчеты напрямую в службу занятости можно почтовым отправлением (с описью вложений) или в электронной форме (в том числе через Интернет).

В службу занятости работодатели обязаны подавать лишь сведения, которые предусмотрены п 2, 3 и 5 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1. Например, сведения о введении режима неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. За непредставление такой информации предусмотрена ответственность по ст. 19.7 КоАП. Размер штрафа составляет:

• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
• организаций — от 3 до 5 тыс. рублей.

За непредставление данных, которые не упомянуты в законе, административного штрафа не будет.