Какие документы нужны при приеме на работу

Список документов, которые сотрудник должен предоставить при поступлении на работу, закреплен в ч. 1 ст. 65 ТК РФ. В перечень входят:

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Паспорт гражданина РФ — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ на территории России (указ Президента РФ от 13.03.1997 № 232, положение о паспорте гражданина РФ, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828). Его обязан иметь каждый гражданин России, достигший 14-летнего возраста и проживающий на территории Российской Федерации. В некоторых случаях можно предъявить другие документы, удостоверяющие личность, как то:
• свидетельство о рождении – лица, не достигшие возраста 14 лет;
• временное удостоверение личности гражданина РФ – лица, чей паспорт оформляется, например, при замене документа с достижением его владельцем определенного возраста, при утрате или хищении паспорта;
• удостоверение личности военнослужащего, военный билет солдата, матроса – для военных;
• документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина или лица без гражданства.

2. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы не нужны работнику, устраивающемуся на работу впервые. Если сотрудник, ранее отказавшийся от бумажной трудовой книжки, представляет оригинал справки СТД-ПФР при новом трудоустройстве, работодатель вправе вернуть его или оставить у себя. По мнению Роструда, выбор остается за работодателем, поскольку этот вопрос не урегулирован законодательством («Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2020 года» с сайта «Онлайнинспекция.РФ»). Полагаем, что аналогичный подход можно применить, если предъявлена справка по форме СТД-Р. Однако существуют особенности при приеме совместителей и дистанционных сотрудников:
• если на работу устраивается совместитель и на него ведется трудовая книжка у основного работодателя, ему не нужно предъявлять трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Если устраивающийся по совместительству работник выбрал предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности, при устройстве на работу он предъявляет трудовую книжку с внесенной в нее записью о подаче соответствующего заявления, а также сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник устроился на работу впервые после 31.12.2020, он предъявляет работодателю по совместительству только сведения о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 и ст. 283 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Закона «О внесении изменений…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• дистанционный работник не обязан представлять трудовую книжку. В предъявленный документ сведения о трудовой деятельности вносятся по желанию сотрудника. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую трудовую. В заявлении нужно указать причину отсутствия документа. В этом случае работодатель обязан оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1).

3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть:
• карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019;
• уведомление о регистрации в системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п.
Исключение – первое поступление на работу лица, на которое не открыт индивидуальный лицевой счет. Работодатель должен представить в свой территориальный орган ПФР сведения для регистрации такого сотрудника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (абз. 4 ч. 1, ч. 4 ст. 65 ТК РФ, пп. 2, 3 ст. 9 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Информирование лица о регистрации в системе и выдача подтверждающего документа происходит через работодателя (письмо Минтруда РФ от 17.05.2019 № 21-3/В-574). Если трудовой договор о дистанционной работе заключен с лицом, впервые поступающим на работу, путем обмена электронными документами, то СНИЛС такой сотрудник получает самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

4. Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу),в частности: (п. 5.1 ст. 8, п. 1 ст. 10 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ, п. 1 порядка, утвержденного Приказом Минобороны РФ от 18.07.2014 № 495):
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
• военный билет – для граждан, пребывающих в запасе;
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета. Оно выдается при отсутствии документов, являющихся основанием для выдачи военного билета или при необходимости проверки их подлинности;
• справка, выданная взамен военного билета гражданам, не прошедшим военную службу по призыву, не имея на то законных оснований.

5. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Документ нужен в отдельных случаях, установленных законом. Например, справка необходима при приеме на работу педагога (ст. 331 ТК РФ). Порядок выдачи и форму документа можно найти в административном регламенте, утвержденном Приказом МВД России от 27.09.2019 № 660.

6. Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний. Их необходимо предъявить, если работа требует специальных знаний или особой подготовки. К таким документам, в частности, относят диплом о среднем профессиональном образовании, дипломы бакалавра, специалиста, магистра (пп. 1–4 ч. 7 ст. 60 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ). Пример документа о наличии специальных знаний – это, например, свидетельство бортпроводника, бортрадиста (абз. 10, 13 п. 1.2 Федеральных авиационных правил, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 12.09.2008 № 147 в соответствии со ст. 53 Воздушного кодекса РФ).

7. Справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за употребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача. Она нужна при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой по федеральным законам не допускаются те, кто подвергся этому наказанию. Например, лица, подвергнутые упомянутому наказанию, не принимаются на должности специалистов авиационного персонала, а также на работу, непосредственно связанную с обеспечением транспортной безопасности. Запрет действует до окончания срока, в течение которого они считаются подвергнутыми данному наказанию (абз. 3 п. 3.1 ст. 52 Воздушного кодекса РФ, п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона «О транспортной безопасности» от 09.02.2007 № 16-ФЗ).

В отдельных случаях от будущего сотрудника требуют предоставление дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). К ним относят:
• справку о характере и условиях труда по основному месту работы – для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ);
• медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – для сотрудников, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий (ст. 324 ТК РФ);
• разрешение на работу или патент, а также полис ДМС – для временно пребывающих в РФ иностранных граждан либо лиц без гражданства, за исключением тех категорий иммигрантов или лиц без гражданства, которые в соответствии с федеральными законами или международными договорами РФ вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без указанных документов (абз. 3 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13 Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
• решение комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав о допуске к педагогической или трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, соцзащиты и соцобслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних — для лиц, перечисленных в ч. 3 ст. 331 и ч. 3 ст. 351.1 ТК РФ, которые намерены заниматься каким-либо из названных видов деятельности. Решение принимает указанной комиссия в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 05.08.2015 № 796;
• письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет (ст. 63 ТК РФ);
• разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 и 15 лет соответственно (ст. 63 ТК РФ).

Некоторые лица при поступлении на работу обязаны представить сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруга, несовершеннолетних детей). В частности, такие данные нужны (ч. 1 ст. 8 Закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 № 273-ФЗ):
• при назначении на должности руководителей государственных (муниципальных) учреждений;
• поступлении на госслужбу;
• поступлении на муниципальную службу на определенные должности;
• приеме на работу в Центральный банк РФ на определенные должности;
• приеме на работу в государственные корпорации на определенные должности;
• приеме на работу на определенные должности в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
• приеме на работу на определенные должности в иные организации, которые созданы для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами. Перечень названных организаций, а также перечень должностей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 № 613;
• приеме на работу на должности финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного.

Если в перечисленных случаях лицо не представит сведения о доходах и имуществе, работодатель вправе отказать ему в приеме на работу (ч. 8 ст. 8 закона № 273).

Работодатель может предложить, а сотрудник по собственной инициативе может предоставить:

1. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с присвоением ИНН (п. 7 ст. 83, п. 2 ст. 84 НК РФ). Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в фискальный орган отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах – получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (письмо МНС РФ от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@). Поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится.

2. Свидетельства о рождении детей. Они необходимы, если сотрудник планирует получать вычеты по НДФЛ, а также пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей (ст. 254–263, 264 ТК РФ, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

3. Сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС РФ для выплаты страхового обеспечения (п. 2 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).

4. Справку о сумме заработка с места работы у другого работодателя для расчета пособий по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни (ст. 13 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).