Как заверить копию трудовой книжки

Даже в наш век цифровых технологий вопрос о том, как правильно оформить копию бумажной трудовой книжки, по-прежнему остается актуальным. В данном материале рассмотрим случаи, когда сотруднику может потребоваться заверенная копия указанного документа. Поговорим о том, как и в какой срок нужно ее подготовить ее работодателю. Также разберем, потребуется ли заверять электронную выписку из трудовой книжки.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Когда нужна заверенная копия трудовой книжки
2. Нужно ли заверять копию трудовой книжки
3. Как правильно заверить копию трудовой книжки
4. Образец заверенной копии трудовой книжки
5. Заверенная копия электронной трудовой книжки

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки

В случае когда сотрудник трудоустроен, подлинник его трудовой книжки хранится у работодателя. При этом работник имеет право получить копию любого документа, касающегося его трудовой деятельности (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Это относится и к трудовой книжке.

Сотруднику может потребоваться заверенная копия этого документа для самых разных целей:

• в связи с оформлением потребительского или ипотечного кредита в банке;
• чтобы представить документ потенциальному работодателю при поиске новой работы или трудоустройстве по совместительству;
• для оформления социальных пособий, льгот, субсидий;
• чтобы предъявить в качестве доказательства в судебном процессе;
• в других ситуациях.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки

Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позже трех рабочих дней со дня его подачи выдать ему заверенную в установленном порядке копию или выписку из трудовой книжки (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). То есть работодатель обязан заверить копию документа о работе и стаже сотрудника в случае одновременного выполнения двух условий:

• от работника поступило письменное заявление с просьбой предоставить заверенную копию трудовой книжки;
• работодатель ведет основной документ о работе и стаже сотрудника в бумажном виде.

Помимо срока реагирования на просьбу сотрудника, который не должен быть более трех рабочих дней со дня подачи заявления, законодатель предусмотрел еще одно важное требование. Сделать отметку о том, что копия трудовой книжки верна, требуется надлежащим образом. В то же время ТК РФ не уточняет, какой способ заверения считается надлежащим.

Заверить копию основного документа о труде и стаже сотрудника работодателю нужно, чтобы подтвердить соответствие этой копии или выписки подлиннику.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

В порядке ведения и хранения трудовых книжек, установленном Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, о копиях и их надлежащем заверении имеется лишь упоминание в абз. 7 п. 29. Причем речь там идет о копиях документов, подтверждающих стаж работы, а не конкретно о копии трудовой книжки. Кроме того, в данном порядке не указано, как именно проставить отметку о заверении работодателем.

Общие правила оформления такой отметки приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Он распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, приказы и другие документы. Трудовые книжки и их копии также относятся к организационно-распорядительным документам. Поэтому ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется также и на порядок их заверения.

Отметка о заверении копии трудовой книжки должна включать в себя:

• слово «Верно»;
• название должности работника, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи, то есть инициалы и фамилию;
• дату заверения копии или выписки из документа.

Если копия выдается для представления в другую компанию, отметку о ее заверении дополняют надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Приведем примерный вариант такой надписи: «Подлинник документа находится в ООО «Круиз» в деле № 12/24 за 2024 год». Если компания использует печать, нужно также поставить ее оттиск (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Вместе с тем законодательство не содержит требования хранить трудовые книжки в номенклатурном деле. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 41 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Поэтому если компания хранит трудовые книжки не в номенклатурных делах, а обособленно, номер дела и год указывать не требуется. Для того чтобы сотрудник, получивший копии, был проинформирован о месте хранения подлинника трудовой книжки, достаточно указать, к примеру: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Круиз».

Выдачей таких заверенных копий занимается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. У других сотрудников компании попросту нет доступа к книжкам сотрудников. Это может быть начальник отдела кадров, специалист по персоналу, а в случае отсутствия кадровой службы — главный бухгалтер или секретарь. При этом полномочия такого работника на право удостоверения копий должны быть закреплены документально.

Как должно происходит копирование трудовой книжки, в нормативных правовых актах не уточняется. Документы образца 1938 и 1973 годов придется копировать по одному развороту на странице, поскольку ширина разворота, с учетом полей принтера, превышает ширину листа А4. Современные трудовые книжки образца 2003 года меньше по размеру и технически могут быть откопированы двумя разворотами на листе. Это не будет считаться ошибкой, поскольку не установлено какого-либо нормативного регулирования указанного вопроса. И все же надежнее будет не экономить на бумаге и сделать копии каждого разворота трудовой книжки на отдельной странице.

Если последний разворот в трудовой книжке заполнен до конца, следует откопировать следующий пустой разворот. Тогда будет понятно, что других записей в документе нет.

Когда все страницы трудовой книжки откопированы, возникает другой вопрос: как расположить отметку о заверении? Для ответа в первую очередь потребуется определиться, как будут скрепляться листы между собой:

• если с использованием степлера или скрепки, то заверить нужно каждую страницу. Запись допустимо расположить на свободном месте под копиями разворота. Если ее сделать непосредственно в нижней части откопированной книжки или по ее границе, могут возникнуть сложности с тем, чтобы ее прочесть. А вот запись на копии последнего разворота делают сразу же после записей о трудовой деятельности. Это позволяет защитить оформленный документ от дописок. Ведь записи, сделанные ручкой с черной пастой, нередко можно принять за откопированный текст;
• другой вариант — прошить все листы и заверить их все вместе. При этом листы потребуется пронумеровать. Для прошивки используют плотную нить: шпагат или бечевку. Ее концы связывают и опечатывают бумажной пломбой, на которой отражают количество прошитых листов, скрепляют печатью (при ее использовании фирмой) и подписью ответственного лица с отражением названия должности, фамилии и инициалов. Отдельно делают запись о заверении копии документа. Ее располагают тоже в последнем откопированном развороте книжки.

Подготовленная копия трудовой книжки выдается сотруднику под личную подпись с указанием даты получения. Подпись подтвердит, что просьба работника работодателем выполнена, а дата — соблюден установленный для выдачи срок.

Где зафиксировать эти факты, работодатель решает самостоятельно. Так, это может быть сделано в виде записи на заявлении работника или в журнале учета документов, выдаваемых сотрудникам.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Приведем пример заверения копии основного документа о работе и стаже сотрудника для ее представления в другую организацию:

«Верно.  Подлинник документа находится в ООО «Круиз» в деле № 12/24 за 2024 год».

Инспектор по кадрам отдела кадров ООО «Круиз»     Свиридова     /Свиридова Н.В./

28.10.2024

Печать ООО «Круиз»

Заверенная копия электронной трудовой книжки

Если работнику нужна выписка из электронной трудовой книжки, то не позже трех рабочих дней после получения его заявления работодатель должен оформить сведения о работе в данной компании по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н. Подписывает СТД-Р директор или уполномоченное им лицо (ст. 66.1 ТК РФ, п. 12 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н).

Ответственным за электронные трудовые книжки обычно назначают сотрудника, подотчетного за ведение бумажных трудовых книжек. Для учета выданных СТД-Р работодатель может завести специальный журнал.