Как заполнить товарную накладную в 2025 году

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия

Товарная накладная необходима, чтобы оформить передачу товаров сторонней организации. Из нашей статьи вы узнаете, какие обязательные реквизиты должен содержать такой документ, как его правильно заполнить и подписать.

Содержание

1. Суть товарной накладной
2. Обязательна ли товарная накладная
3. Кто составляет товарную накладную
4. Реквизиты товарной накладной
5. Кто подписывает товарную накладную
6. Нужна ли печать в товарной накладной
7. Сколько экземпляров товарной накладной оформлять
8. Порядок заполнения товарной накладной
9. Образец заполнения товарной накладной
10. Бланк товарной накладной
11. Как исправить товарную накладную
12. Как хранить товарные накладные

Суть товарной накладной

Товарную накладную оформляют, когда нужно отгрузить со склада товары, продукцию и другие материальные ценности. Ее форма должна быть утверждена в учетной политике организации в качестве формы первичной учетной документации (ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Большинство компаний пользуются унифицированной формой № ТОРГ-12.

Под отгрузкой (отпуском) товарно-материальных ценностей (ТМЦ) понимают не только их передачу покупателю при продаже. Товарную накладную также можно использовать в других случаях, например:

• при передаче ТМЦ комиссионеру для последующей реализации;

• безвозмездной передаче ТМЦ.

Накладную не применяют для оформления продажи (передачи) основных средств, финансовых вложений и прочего имущества, не относящегося к ТМЦ.

Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 в электронном виде не составляется: Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, утвердивший формат этого документа, утратил силу с 01.07.2017. Вместе с тем для оформления приемки-передачи товаров используют формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме, утвержденный Приказом ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@. Электронный документ заверяют электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Обязательна ли товарная накладная

Товарная накладная – это первичный учетный документ, применяемый для оформления продажи (отпуска) ТМЦ сторонней организации. Правильно составленная накладная позволит принять НДС к вычету при приобретении товаров, а также включить его стоимость в расходы. Поставщику она необходима, чтобы списать отгруженные ценности.

Кто составляет товарную накладную

Товарную накладную составляет организация-поставщик.

Реквизиты товарной накладной

Для признания расходов в целях налогообложения прибыли и принятия к вычету НДС в товарной накладной должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ, ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, письма ФНС РФ от 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485, Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547):

• дата составления;

• название продавца и грузоотправителя, покупателя и грузополучателя;

• наименование ТМЦ, их количество (с указанием единиц измерения), стоимость;

• название должностей, подписи, расшифровки подписей лиц, совершивших операции по отгрузке и приемке ТМЦ и (или) ответственных за оформление этих операций.

Кто подписывает товарную накладную

В товарной накладной по форме № ТОРГ-12 предусмотрены подписи лиц, совершивших отгрузку (приемку) ТМЦ и (или) ответственных за ее оформление со стороны продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя) (пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 11 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).

Право подписи имеют лица, внесенные в перечень, определенный руководителем компании по согласованию с главным бухгалтером (п. 16 ФСБУ 27/2021).

В товарных накладных на бумажном носителе нужно проставлять собственноручные подписи. Первичные учетные документы с факсимильным воспроизведением подписей не принимаются контролирующими органами в качестве оправдательных документов для целей исчисления налога на прибыль или УСНО (п. 7 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, письма Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Со стороны продавца (поставщика)

Со стороны продавца товарную накладную подписывают:

• в строке «Отпуск груза разрешил» — руководитель фирмы или другое уполномоченное лицо;

• в строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, уполномоченный на оформление накладной;

• в строке «Отпуск груза произвел» — лицо, фактически отгрузившее ТМЦ со склада. В строке «Отпуск груза произвел» ТОРГ-12 расписывается работник поставщика, фактически отпустивший товар и имеющий право подписи первичных учетных документов на отпуск ТМЦ, если товар отгружен со склада.

В случае если продавец и грузоотправитель — разные организации (например, при транзитной торговле), подпись в строке «Отпуск груза произвел» ставит работник продавца, ответственный за оформление операции, на основании накладной, оформленной грузоотправителем, в которой имеется подпись, подтверждающая фактический отпуск ТМЦ.

Датой подписания ТОРГ-12 продавцом является дата отгрузки (отпуска) ТМЦ.

Со стороны покупателя

Со стороны покупателя в товарной накладной расписываются лица, имеющие право подписи.

В строке «Груз принял» накладной по форме № ТОРГ-12 расписывается лицо, принявшее груз в месте передачи ТМЦ, отличном от склада покупателя (грузополучателя). Например, при приемке ТМЦ на складе продавца или грузоотправителя подпись в этой строке может поставить работник покупателя или представитель транспортной компании, нанятой им.

На лиц, получающих груз от имени покупателя, оформляют доверенность, реквизиты которой указывают в строке «По доверенности № __ от «__» ____».

В строке «Груз получил грузополучатель» ставит подпись лицо, принявшее груз на складе покупателя (например, материально-ответственные работники склада), если товар доставляется на склад покупателя.

Если товары поступают на склад другой компании (грузополучателя), минуя склад покупателя (например, при транзитной торговле), подпись в строке «Груз получил грузополучатель» ставит работник покупателя, ответственный за оформление операции, на основании накладной, оформленной покупателем и грузополучателем, в которой имеется подпись грузополучателя, подтверждающая фактическое получение ТМЦ.

Товарная накладная подписывается в строке «Груз принял» в момент получения ТМЦ представителем покупателя в месте, отличном от склада покупателя.

В строке «Груз получил грузополучатель» подпись ставится после приемки ТМЦ на складе покупателя (грузополучателя).

Дата в товарной накладной, проставленная покупателем, – это дата приемки ТМЦ на складе покупателя.

Нужна ли печать в товарной накладной

Печать на товарной накладной ставить необязательно, так как она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа (письма Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС РФ от 13.01.2016 № СД-4-3/105@). Кроме того, организации могут не иметь печати в соответствии с уставом (п. 5 ст. 2 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В то же время, если стороны имеют печати, они могут в договоре поставки указать на необходимость проставления оттисков печатей на товарных накладных.

Сколько экземпляров товарной накладной оформлять

Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у поставщика. Он является основанием для списания ТМЦ. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей.

Порядок заполнения товарной накладной

Реквизиты организации-грузоотправителя в ТОРГ-12 нужно заполнить, указав наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, код по ОКПО, код вида деятельности:

• сторонней организации, являющейся грузоотправителем, если ТМЦ отгружаются с ее склада (например, товар отгружается со склада производителя покупателю, минуя склад поставщика);

• поставщика, если ТМЦ отгружаются с его склада.

Если компания-поставщик реализует товары через обособленное подразделение, то в строке «Структурное подразделение» следует указать название такого подразделения, а в строке «Организация-грузоотправитель» — название головной организации, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты обособленного подразделения. При отсутствии у подразделения отдельного расчетного счета указывают банковские реквизиты головной организации.

В качестве адреса грузоотправителя можно указать его почтовый адрес. В таком случае расхождений между товарной накладной и счетом-фактурой не будет (письма Минфина РФ от 06.02.2018 № 03-07-14/6704, от 21.07.2017 № 03-07-09/46548, пп. «е» п. 1 правил заполнения счета-фактуры).

В строке «Реквизиты грузополучателя» нужно заполнить наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, а также код по ОКПО организации, которая фактически получает товар.

Если ТМЦ отгружаются в адрес филиала или другого обособленного подразделения покупателя, нужно прописать наименование, адрес, телефон и банковские реквизиты такого подразделения. При отсутствии у обособленного подразделения отдельного расчетного счета можно привести банковские реквизиты головной организации.

Можно дополнить ТОРГ-12 строкой «Адрес доставки», если товар надо передать грузополучателю не по его почтовому адресу, а, например, в порту или на железнодорожной станции.

В строке «Поставщик» указывают наименование, адрес организации-поставщика, указанный в ЕГРЮЛ, а также телефон и банковские реквизиты.

В строке «Плательщик» прописывают наименование, адрес по данным ЕГРЮЛ, телефон и банковские реквизиты покупателя.

В строке «Основание» нужно указать номер и дату договора (заказа-наряда). При отсутствии договора – номер и дату счета, если он является, по сути, договором.

В ячейку «Дата составления» нужно вписать дату отгрузки товара грузоотправителем в адрес грузополучателя.

В табличную часть товарной накладной вносят данные об отгружаемых ТМЦ. Обязательно нужно указать наименование, количество, единицы измерения, цену, сумму без учета НДС, НДС (при наличии) и сумму с учетом НДС (пп. 4, 5 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Наименование товара необходимо продублировать из договора (спецификации к договору) для того, чтобы снизить риски отказа покупателя от принятия и оплаты товара или требований о возврате уплаченной суммы (п. 1 ст. 468 ГК РФ). Оно должно быть изложено на русском языке, исключением могут быть только фирменные наименования (п. 5 ФСБУ 27/2021, письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422). Не является нарушением комбинированное написание наименования (например, микроволновая печь SUPRA 20MW70). Указывать только артикул без наименования товара, его кода и характеристики допускается форматом представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме. Однако не рекомендуем это делать, если указание артикула не идентифицирует товар однозначно.

Код товара в ТОРГ-12 не является обязательным реквизитом. Можно указать в столбце «Код» артикул, внутренний номенклатурный номер товара или код из перечней товаров, облагаемых по пониженным налоговым ставкам или освобождаемых от обложения НДС. Например, при продаже медицинских товаров, не облагаемых НДС по пп. 1 п. 2 ст. 149 НК РФ, можно указать код по ОКПД2, содержащийся в перечне, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 30.09.2015 № 1042.

При указании количества товара нужно также указать единицы измерения ТМЦ (наименование и код по ОКЕИ).

Образец заполнения товарной накладной

По ссылке можно скачать Образец заполнения товарной накладной.

Бланк товарной накладной

Предлагаем скачать бланк товарной накладной и внести в него свои данные.

Как исправить товарную накладную

Исправить бумажную накладную можно двумя способами.

1. Путем внесения правок в первоначальный документ. Для этого (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021):
• ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
• вносят верную запись;
• делают надпись: «Исправлено» и указывают дату исправления.

Исправления вносят во все экземпляры бумажной накладной и заверяют подписями всех уполномоченных лиц, подписавших документ. Подчистки (в частности, замазывания, стирания) не допускаются.

2. Путем составления новых исправленных накладных. По мнению контролирующих органов, при разработке организацией способов внесения исправлений в первичные документы допустимо использовать правила для корректировки счетов-фактур. То есть вносить правки в документ можно путем составления нового экземпляра, в котором указывают номер и дату документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дату исправлений. Эти правила можно применять при составлении первичных документов как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа (письма ФНС РФ от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, Минфина РФ от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).

Если необходимо внести исправления в товарную накладную, составленную на бумажном носителе, то для этого можно составить новую исправленную накладную с верными данными, содержащую номер и дату исправления. Новая накладная должна быть подписана лицами, подписавшими первоначальную накладную, или иными уполномоченными лицами.

Если для оформления приемки-передачи товаров используют формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме, то исправления в него вносятся путем составления нового документа в электронной форме, в котором указывают номер и дату первоначального документа, а также порядковый номер и дату исправлений (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Как хранить товарные накладные

Товарные накладные нужно хранить не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ, ст. 518 перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Если необходимо, организация может продлить срок хранения. Он исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления документа (пп. 4.1, 4.11 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).