Как заполнить СЗВ-ТД

Все предприятия, у которых есть наемный персонал, в том числе работники, занятые дистанционно, и совместители, обязаны сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД, если в течение отчетного месяца:
— вносились записи в раздел трудовой книжки «Сведения о работе», такие как прием на работу, перевод, присвоение новой квалификации;
— работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или выбрал ее электронный аналог.

Работодатели, у которых за 2020 год не было событий из перечисленных выше, в первый раз подают СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Внимание! Даже если организации заключает только срочные трудовые договоры на один год со всеми работниками, обязательно надо отражать записи о ежегодных приемах и увольнениях в форме СЗВ-ТД. Специалисты ПФР отдельно подчеркивают это на своих семинарах.

В 2020 году отчет по форме СЗВ-ТД нужно сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:
— были кадровые перемещения;
— сотрудник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате по ст. 66 ТК РФ;
— работник заявил о выборе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Написать заявление сотрудник должен до 31.12.2020.

Внимание! Если в 2020 году не было кадровых изменений в отношении работника и он не подавал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель должен представить сведения о трудовой деятельности такого сотрудника по состоянию на 01.01.2020 до 15 февраля 2021 года.

С 2021 года сдавать отчет нужно только при наличии кадровых перемещений в компании до 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

Работодатели, у которых трудится менее 25 человек, форму СЗВ-ТД могут подавать на бумаге.

ПФР запустил в сети Интернет электронный сервис, в котором данные СЗВ-ТД можно пропустить через форматно-логический контроль. Для компаний, формирующих отчет в специальном ПО, но подающих на бумаге, инструмент будет особенно полезен. Часто это небольшие предприятия, у которых нет электронной цифровой подписи и которые для заполнения СЗВ-ТД используют бесплатные программы, такие как Spu_orb. Для работы в сервисе потребуется выгрузить файл отчета из такого приложения. Далее нужно на официальном сайте ПФР на странице «Кабинет страхователя» в разделе «Отчетность» выбрать сервис «Загрузить проект отчетности». Инструмент доступен и тем предприятиям, которые не зарегистрированы в «Кабинете страхователя» на сайте ПФР.
Для загрузки файла с отчетом понадобится указать корректные ИНН и регистрационный номер компании-страхователя.
После прохождения проверки форму можно распечатать и представить в ПФР. Сотрудник фонда сверит данные СЗВ-ТД с загруженным электронным отчетом и отправит их в обработку. Принятым он будет считаться в день предоставления в бумажном виде.

Отчет на бумажном носителе заполняется чернилами, шариковой ручкой любого цвета, кроме красного и зеленого, печатными буквами или при помощи компьютера, без помарок, исправлений и сокращений (п. 1.10 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица, а при наличии — и печатью организации. Предприниматели удостоверяют документы личной подписью. Обязательно заполняются реквизиты «Наименование должности руководителя» и «Расшифровка подписи» (Ф.И.О. указывается полностью) (п. 1.11 порядка).

Форма и порядок заполнения формы СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Ниже разберем несколько случаев, требующих отражения в отчете.

1. Заполнение СЗВ-ТД на работника в первый раз

При первой подаче СЗВ-ТД на работника необходимо внести в ее раздел «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» последнюю запись из раздела «Сведения о работе» по состоянию на 01.01.2020 у этого работодателя (п. 1.7 порядка заполнения СЗВ-ТД). Записи о деятельности у других работодателей в отчет не включаются.

2. Подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или выборе электронной трудовой книжки

При выборе бумажного формата в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указывается день подачи заявления сотрудником.

При переходе на цифровую трудовую дата волеизъявления ставится в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

В разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» указывается последняя запись из раздела «Сведения о работе» по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя. В графе 2 указывается дата приема на работу или перевода на должность, на которой сотрудник трудился на 1 января 2020 года.

3. ТАБЛИЦА: «Заполнение графы 3 блока «Трудовая деятельность» СЗВ-ТД»

Значение, в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении»	Условие и правила заполнения
Прием	Трудоустройство, прием на службу
Перевод	Перевод на другое место
Переименование	Смена наименования работодателя
Установление (присвоение)	Получение работником второй и последующих профессий, специальностей, квалификаций. Указывается разряд, класс, категория, классный чин
Увольнение	Увольнение сотрудника
Запрет занимать должность (вид деятельности)	Запрет в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

4. О заполнении графы 5 «Код выполняемой функции»

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 уточнил, что вносить сведения в графу 5 нужно начиная с 01.01.2021 и только тем компаниям, которые применяют профстандарты.

В графе проставляется код, который состоит из семи знаков в формате «XX.XXX-X-X, где:
— первые пять, разделенные точкой, — это код наименования вида профдеятельности содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая сотрудником работа;
— последние два знака – буква кода обобщенной трудовой функции и цифра уровня квалификации.

Внимание! ПФР разработал изменения в бланке СЗВ-ТД, вступить в силу которые должны с 2021 года. Документ размещен на портале опубликования проектов НПА.
В строке «Код выполняемой функции», месте указания семизначного цифро-буквенного кода «XX.XXX-X-X» нужно будет указывать пятизначный цифровой код в формате «ХХХХ.Х», где четыре знака – код по общероссийскому классификатору занятий, а пятая цифра – контрольное число.

5. Заполнение СЗВ-ТД на совместителей
ПФ РФ в письме от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 разъяснил, что если в графе 4 формы СЗВ-ТД указано совместительство, то отметка в строке формы о подаче заявления касательно предпочтительного способа ведения СТД не заполняется. Поскольку трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя, только у него есть возможность внесения в нее всех сведений о кадровых событиях ее обладателя, включая информацию о местах его работы по совместительству.

6. Заполнение СЗВ-ТД, если работник лишен права занимать должность

В соответствии с пунктом 2.5.3 порядка заполнения формы, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, запрет на право сотрудника занимать определенную должность по приговору суда подлежит отражению в графе 3.

Запись можно внести только в том случае, если согласно вердикту суда осужденный и не отбывший наказание работник отстранен от работы по определенной должности либо вида деятельности с обязательным указанием:
— в графе 4 — срока отстранения от деятельности либо должности;
— в графе 7 — наименования документа (приговор);
— в графе 8 — даты приговора;
— в графе 9 — номера приговора.

Запись о запрете на ведение деятельности отражается в СЗВ-ТД только при расторжении трудового договора, поскольку ст. 47 УК РФ, п. 4 ч. 1 ст. 83 и абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ исключают возможность осужденного лица работать. В связи с этим в форме СЗВ-ТД не может содержаться лишь одна запись о запрете занимать должность, вместе с ней нужно отразить и увольнение.

7. Установление работнику профессии, специальности или квалификации

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 рассмотрел вопрос отражения в графе 3 данных при установлении сотруднику второй или следующей профессии, новой специальности или квалификации. Как следует из разъяснений, заполнять ее следует, только если новый разряд, класс, иную категорию профессии, специальность, уровень квалификации установила работнику непосредственно организация-работодатель.

8. Заполнение СЗВ-ТД на руководителя —      единственного участника

Не нужно формировать бланк СЗВ-ТД на руководителя — единственного участника и учредителя компании в одном лице (письмо Минтруда РФ от 24.03.2020 № 14-2/В-293). Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей отчитываться по форме СЗВ-ТД обо всех кадровых мероприятиях, однако кодекс в данном случае неприменим. Он не предусматривает возможность руководителя компании заключить с самим собой трудовой договор. Правоотношения в такой ситуации регулируются законом об ООО (Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

9. Заполнение СЗВ-ТД при перемещении с совместительства на основное место работы

При переходе внешнего совместителя в основной штат компании не происходит автоматически расторжение действующего договора о совместительстве. Поэтому прекратить совместительство такого сотрудником можно по соглашению сторон ( п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или по его инициативе (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) .

В форме СЗВ-ТД кадровые изменения нужно отразить следующим образом (письмо Минтруда РФ от 25.03.2020 № 14-2/В-308). Если составляется новый трудовой договор:
1) увольнение с работы по совместительству;
2) прием на основную работу.

Если оформляется дополнительное соглашение, фиксируется перевод с работы по совместительству на основную.

C первого января 2021 года Федеральным законом от 01.04.2020 № 90-ФЗ сдача СЗВ-ТД позже срока или с ошибками квалифицируется как административное правонарушение. Согласно подпункту «б» п. 8 закона за неподачу в сроки, установленные Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, за подачу неполных или искаженных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф.

В частности, по статье 15.33.2 станут привлекать за нарушения при подаче в ПФР документов, указанных в п. 2.1 ст. 6 закона о персучете. Санкции предусматриваются только для должностных лиц.

Таким образом, названные правонарушения повлекут за собой предупреждение либо штраф от 300 до 500 рублей.

Перечень условий, по которым в ПФР осуществляется проверка файла отчета СЗВ-ТД, установлен приложениями к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Протокол с ошибкой с кодом 50 указывает, что поданный отчет не принят ПФР. Это может произойти по следующим причинам:
— файл не является корректно заполненным XML-документом;
— файл не соответствует XSD-схеме;
— СНИЛС неуникален в пределах отчета;
— электронная подпись некорректна;
— регномер ПФР не зарегистрирован в фонде на дату проверяемого отчета;
— ИНН не соответствует данным о страхователе в ПФР;
— дата заполнения СЗВ-ТД позже текущей даты или раньше 2020 года.

Ошибка с кодом 30 не так критична, она свидетельствует о том, что СЗВ-ТД принята, но отдельные сведения требуют уточнения. Она указывается в протоколе проверки в следующих случаях:
— дата мероприятия позже текущей даты или даты заполнения отчета;
— «дата с» позже «даты по»;
— при значении «Прием» не заполнен ни один из элементов «Должность» или «Сведения»;
— при значении «Увольнение» не заполнен ни один из элементов «Номер статьи ТК РФ», «Основание увольнения», «Причина»;
— указано «Основание увольнения», но не заполнен элемент «Нормативный документ» или хотя бы один из элементов: «Статья», «Часть», «Пункт», «Подпункт»;
— при значении «Переименование» не заполнен элемент «Сведения»;
— при значении «Установление (присвоение) или «Запрет занимать должность (вид деятельности)» не заполнен элемент «Сведения» и «Должность»;
— уникальный идентификатор мероприятия (УИМ) неуникален в пределах отчета;
— СЗВ-ТД не содержит ни блока «Заявления», ни блока «Трудовая деятельность»;
— при статусе заявления «Подано» не указана дата его подачи;
— год в какой-то из дат не состоит из четырех цифр;
— ошибка в последних двух цифрах страхового номера;
— Ф.И.О. или СНИЛС не соответствуют данным ПФР;
— по сотруднику не приняты отменяющие мероприятия, так как не найдены исходные данные;
— по сотруднику ранее уже зарегистрировано мероприятие с указанным в отчете УИМ.

Ошибка 20 не повлияет на прием отчета, но сигнализирует, что, возможно, в отчете допущена ошибка, поскольку выявлено одно из следующих логических несовпадений:
— по сотруднику ранее уже зарегистрировано мероприятие с такими же видом, датой и отметкой о совместительстве;
— КПП не соответствует КПП в карточке страхователя.

Исправить СЗВ-ТД без отмены первоначальных сведений невозможно. ПФР информирует об изменении проверки поступивших от страхователей форм СЗВ-ТД. Скорректированы меры контроля на наличие дублирующих кадровых мероприятий. В связи с этим для уточнения СЗВ-ТД сначала потребуется заполнить отменяющую форму. Это касается любых ошибок, даже если они не затрагивают СНИЛС, регномер страхователя, дату и вид кадрового мероприятия, а также признак совместительства.

Таким образом, для того, чтобы скорректировать ранее представленные сведения, вне зависимости от вида ошибки, их нужно отменить и одновременно составить отчет с верными сведениями. Данный алгоритм исправления ошибок изложен и в Постановлении ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если требуется исправить электронную форму, кроме даты и вида мероприятия, необходимо указать тот же UUID (универсальный уникальный идентификатор) отменяемой записи, что и в первоначально представленных сведениях, а также поставить отметку о совместительстве, если оно имеется.