Как заполнить 6-НДФЛ за год

Периодичность сдачи расчета 6-НДФЛ прописана в п. 2 ст. 230 НК РФ. Согласно указанной норме срок представления формы:

• за I квартал — не позже 30 апреля;
• за полугодие (II квартал) – не позже 31 июля;
• за 9 месяцев (III квартал) – не позже 31 октября.

Срок подачи годового расчета (IV квартал) — не позднее 1 марта следующего года. Таким образом, годовую форму 6-НДФЛ за 2021 год нужно представить в ИФНС не позднее 01.03.2022.

Если дата представления отчетности выпадает на выходной или праздничный день, расчет необходимо подать на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Несвоевременное представление 6-НДФЛ может привести к начислению штрафов, пеней и иным неблагоприятным последствиям.

При заполнении расчета за год применяется форма и порядок заполнения, утвержденные Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Особенности составления годового расчета 6-НДФЛ за год:

• в поле «Отчетный период (код)» на титульном листе указывается показатель «34»;
• в раздел 1 вносятся суммы НДФЛ, удержанные в октябре–декабре;
• в раздел 2 включаются доходы, даты фактического получения которых приходятся на истекший 2021 год, а также суммы вычетов, приходящихся на этот период и начисленный и удержанный налог;
• начиная с отчета за 2021 год сведения о доходах физлица (по-старому справки 2-НДФЛ) нужно подавать в составе расчета 6-НДФЛ. Обратите внимание, что с 09.11.2021 по Приказу ФНС РФ от 28.09.2021 № ЕД-7-11/844@ коды видов доходов и вычетов сотрудников изменили:
  — суточные — свыше 700 рублей в день в командировке по России и 2 500 рублей в день — за рубежом надо относить на код дохода 2015, а не 4800;
  — вычет на лекарства перенесли из кода 324 в 323.

В остальном при заполнении формы за год действует общий порядок заполнения:

• данные берут из налоговых регистров по НДФЛ;
• на бумаге могут заполнять расчет те организации и ИП, численность работников которых 10 и менее человек (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС РФ от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@);
• по каждому коду ОКТМО необходимо составлять отдельный расчет. Так, если у компании есть обособка в другом городе, нужно заполнить расчеты по головному офису и по ОП (письмо ФНС РФ от 11.06.2021 № БС-4-11/8204@).

Все строки с суммовыми значениями должны быть заполнены. В случае отсутствия суммового показателя проставляется ноль.

Подписывают документ руководитель организации, ИП, адвокат, нотариус или представитель по доверенности.

В случае если форма сдается в электронном виде, ее необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 6.1 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Итак, на титульном листе:

• в поле «Номер корректировки» в первичном расчете указывается «0—», в уточненном расчете – порядковый номер уточнения, например, «1—», «2—»;
• в поле «Отчетный период (код)» — указывается код 34;
• в поле «По месту нахождения (учета) (код)» — выбирается соответствующее значение кода из приложения № 2 к порядку заполнения формы. Код 214 означает сдачу расчета по месту нахождения российской организации.

В разделе 1 отражаются данные об обязательствах налогового агента:

• в поле 010 укажите КБК. При заполнении этого реквизита нужно иметь в виду, что если вы выплачивали доходы, облагаемые по разным ставкам (например, по обычной ставке 13 процентов и прогрессивной 15 процентов), тогда раздел 1 придется заполнять отдельно по каждому КБК, соответствующему ставке. Дело в том, что для каждой ставки предусмотрен свой КБК. Для НДФЛ, исчисленного по ставке 15 процентов с суммы доходов свыше 5 млн рублей, КБК 182 1 01 02080 01 1000 110.
  Для ставки 13 процентов КБК 182 1 01 02010 01 1000 110;
• в поле 020 отразите сумму НДФЛ, удержанную за три последних месяца. Этот показатель — сумма всех строк 022 в расчете. Если равенства не будет, ИФНС потребует пояснить расхождение.
• в поле 021 укажите дату, не позже которой удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет. Обычно это следующий за днем выплаты дохода день (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС РФ от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@ (п. 2). Для больничных пособий и отпускных выплат – это последняя дата месяца;

В поле 030 отразите общую сумму НДФЛ, возвращенную физлицам за последние три месяца.

При этом каждый блок полей 031–032 заполняется следующим образом:

• в поле 031 укажите дату возврата НДФЛ;
• в поле 032 — сумму НДФЛ, возвращенную на дату, указанную в соответствующем поле 031 слева.

Сумма всех показателей строк 032 должна быть равна показателю в поле 030. Отсутствие равенства расценивается как ошибка. Налоговики в этом случае затребуют пояснения.

В разделе 2 производится расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ с начала года с учетом вычетов, фиксированных авансовых платежей, а также излишне удержанного и возвращенного налоговым агентом НДФЛ.

Правила заполнения раздела 2 приведены в разделах I, IV порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:

• в поле 100 указывается ставка, по которой удерживается налог. Если физлицам выплачиваются доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел заполняется отдельно по каждой из них (письма ФНС РФ от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@, от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@ (п. 2));
• в поле 105 отразите КБК. Учтите, что для обычной и прогрессивной ставок коды отличаются;
• в поле 110 указывают обобщенную по всем физлицам сумму дохода, начисленного с начала года, и облагаемую по ставке, прописанной в поле 100. Здесь отражаются только те доходы, дата фактического получения которых приходится на отчетный период (пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ и п. 4.3 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Поэтому, например, доход в виде пособия по больничному указывается в том периоде, в котором он выплачен, а доход в виде заработной платы — в периоде ее начисления, а не выплаты (пп. 1, 2 ст. 223 НК РФ). Необлагаемые доходы в это поле не включаются;
• в полях 111–113 приводятся обобщенные суммы начисленных доходов по их видам. Так, в поле 112 указывают доходы, начисленные по трудовым договорам. Сюда же относятся премии, компенсации за неиспользованные отпуска, социальные и иные выплаты (письмо ФНС РФ от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@). В поле 113 отражаются доходы, начисленные физлицам в рамках ГПД. При заполнении полей 112 и 113 убедитесь, чтобы их сумма была больше или равна показателю строки 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ;
• в поле 120 укажите количество физлиц, получивших доход. Исходя из этого показателя, проверьте способ подачи расчета. Если значение 11 человек и больше, расчет нужно сдавать в электронной форме, иначе ИФНС может оштрафовать;
• в поле 130 проставьте общую сумму налоговых вычетов, предоставленных с начала года. Перечень вычетов есть в Приказе ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Если вычет по НДФЛ окажется больше зарплаты, в 6-НДФЛ он указывается в размере, не превышающем доход. В такой ситуации в полях 110 и 130 раздела 2 указывают одинаковую сумму, равную полученному доходу. Если этого не сделать, налоговики запросят пояснения;
• в поле 140 отразите сумму налога, начисленную по конкретной ставке. То есть в этом поле указывают весь НДФЛ, исчисленный по ставке из поля 100 по всем физлицам за отчетный период. Срок перечисления НДФЛ в бюджет значения не имеет (письмо ФНС РФ от 09.08.2021 № СД-19-11/283@). Что касается декабрьской зарплаты, то даже если она выплачивается в январе 2022 года, и сама сумма зарплаты и начисленный с нее НДФЛ должны отразиться в приложении № 1 (справке о доходах и суммах налога физлица) к расчету за 2021 год. То есть в расчете за весь налоговый период суммы начисленной за декабрь зарплаты, НДФЛ и вычетов по ней учитывают при расчете показателей полей 110, 112, 130, 140 раздела 2 и отражают в справке о доходах и суммах налога физлица (пп. 4.1–4.3 раздела V порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, письмо ФНС РФ от 09.08.2021 № СД-19-11/283@). Таким образом, полагаем, что зарплату за декабрь все же следует включить в годовой расчет 6-НДФЛ (в том числе в справку) независимо от того, когда она была выплачена (п. 2 ст. 223 НК РФ, пп. 4.3, 5.5, 5.8 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Следовательно, в этом расчете (в том числе в справке) нужно отразить также вычеты, предоставленные в декабре, и исчисленный с декабрьской зарплаты налог (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 225 НК РФ, пп. 4.1, 5.5, 5.6 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). В то же время ФНС РФ указала, что в расчет 6-НДФЛ нельзя включать суммы дохода (в том числе зарплату), которые на дату его подачи не были выплачены (письмо от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@). Более того, по мнению службы, если невыплаченные суммы доходов включены в расчет, их нужно исключить и подать «уточненку». Аналогичная позиция отдельно высказана ведомством в отношении составления справки о доходах и суммах налога физлица (письмо ФНС РФ от 06.10.2021 № БС-4-11/14126@). Поэтому целесообразно сдать годовую форму 6-НДФЛ после выплаты зарплаты за декабрь, либо уточнить в своей ИФНС, нужно ли отражать в нем эту зарплату, а также соответствующие суммы вычетов и исчисленного НДФЛ;
• в поле 141 отдельно указывается сумма налога, исчисленная с выплаченных дивидендов по всем физлицам с начала года по ставке из поля 100;
• в поле 150 вносится общая сумма фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую уменьшается НДФЛ всех иностранцев, работающих по патенту, с начала года. Это поле заполняется лишь в том случае, если у вас имеются уведомления из ИФНС, разрешающее это уменьшение (п. 6 ст.227.1 НК РФ). В случае если показатель превысит значение поля 140 раздела 2, ИФНС затребует пояснения;
• в поле 160 расчета отразите общую сумму НДФЛ, фактически удержанную с начала года. Если в поле 110 расчета отражена сумма дохода, но его фактической выплаты в отчетном периоде еще не было, то в поле 160 налог с такого дохода не отражается, поскольку он будет удержан в другом периоде (п. 4 ст. 226 НК РФ;
• в поле 170 укажите общую сумму начисленного НДФЛ, которую невозможно удержать (к примеру, если доход выплачен в натуральной форме и нет денежных выплат). Отражают общую сумму с начала года.
  В этом поле не указывают налог с зарплаты, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде. Удержанный НДФЛ отражают в том периоде, когда выплачена заработная плата;
• в поле 180 отразите общую сумму излишне удержанного НДФЛ с начала года. Это может случиться, если вы ошибочно удержали налог, рассчитав его по более высокой ставке;
• в поле 190 внесите общую сумму НДФЛ, которую вы вернули физлицам с начала года.

При составлении расчета 6-НДФЛ за год необходимо заполнить приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» на каждого работника.

Рекомендуем делать это в такой последовательности:

• общая часть;
• раздел 1;
• приложение к справке;
• раздел 3;
• раздел 2;
• раздел 4.

Пример.

В ООО «Омега» работают 5 сотрудников по трудовым договорам.

За 2021 год начислены зарплата, отпускные и пособие по временной нетрудоспособности в общей сумме 4 523 846,77 рубля. Начислен НДФЛ в размере 588 100 рублей, удержанный НДФЛ составил 537 955 рублей.

За октябрь–декабрь 2021 года произведены операции:

• 05.10.2021 – выплачена зарплата за сентябрь 375 500 рублей, с зарплаты удержан НДФЛ 48 815 рублей;
• 31.10.2021 – начислена заработная плата за октябрь 376 700,12 рубля, с зарплаты исчислен НДФЛ 48 971 рубля;
• 08.11.2021 – выплата зарплаты за октябрь, НДФЛ удержан;
• 18.11.2021 – выплата отпускных в сумме 50 801,17 рубля, начислен и удержан НДФЛ 6 604 рубля;
• 30.11.2021 – начислена заработная плата за ноябрь 379 592,15 рубля, начислен НДФЛ 49 347 рублей;
• 06.12.2021 – выплата зарплаты за ноябрь, НДФЛ удержан;
• 31.12.2021 – начислена заработная плата за декабрь в размере 385 730 рублей, НДФЛ начислен в размере 50 145 рублей.

Расчет 6-НДФЛ организация предоставила 27.01.2022.

ПО при заполнении расчета не применялось.