Как выставить счет на оплату

Счет на оплату повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты: срок, платежные реквизиты, сумма платежа, то выставлять счет на оплату необязательно. Однако часто в контракты включают условие об оплате на основании счетов. Тогда счет нужно выставить. В противном случае продавец (исполнитель) не будет иметь оснований требовать оплаты.

Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. В некоторых случаях он может признаваться первичным учетным документом. Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»):

• подтверждать факт хозяйственной жизни;

• содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

По нашему мнению, счета на оплату оказанных коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания услуг, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты. Вывод о том, что счета подтверждают факт оказания таких услуг для целей налогового учета, есть в письмах Минфина РФ от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС России по городу Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 17.10.2011 № 16-15/100085@.

Счет будет являться договором при соблюдении следующих условий.

Во-первых, он представляет собой оферту, то есть содержит все существенные условия договора.

Во-вторых, контрагент совершил акцепт этой оферты одним из трех способов:

• оплатил счет хотя бы частично (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ, п. 13 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49). В этом случае все условия, указанные в счете, считаются принятыми контрагентом. В результате между сторонами заключен договор путем акцепта счета-оферты конклюдентными действиями;

• подписал счет и передал его продавцу (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обычно это бывает, если счет содержит реквизиты для подписи покупателя. В этом случае между сторонами заключен счет-договор;

• прислал в ответ письмо, где он полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете (п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 438 ГК РФ). Такое письмо может быть отправлено в том числе по электронной почте, если можно будет достоверно установить, что оно исходит от покупателя. В этом случае между сторонами заключен договор путем обмена письменными документами, один из которых — счет-оферта.

Ответ о согласии заключить договор на предложенных в оферте условиях считается акцептом, если содержит уточнение реквизитов сторон, исправление опечаток и тому подобное. Ответ, содержащий иные условия, чем предложены в оферте, акцептом не признается. Он является новой офертой при условии, что соответствует требованиям ст. 435 ГК РФ (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).

Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в документе:

• дату составления;

• номер;

• срок действия, если он не определен в договоре;

• наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;

• ИНН и КПП получателя денежных средств;

• банковские реквизиты получателя денежных средств, на которые следует перечислить деньги;

• наименование товаров, работ, услуг;

• количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров, работ, услуг;

• итоговую сумму;

• сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;

• наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.

При выставлении счета на основании договора вместо перечня продукции можно указать: «Оплата за товары по договору №___ от_____…». И прописать реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Дата выставления счета не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что он, как правило, не признается первичным документом в бухучете. Не имеет он значения и для налогового учета. Как правило, счет на предоплату выписывают текущей датой, сразу после подписания договора.

Сроки и условия выставления счета могут быть установлены в договоре. Например, его нужно сформировать и направить контрагенту одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ (оказанных услуг).

К дате счета может быть привязана последующая оплата товаров покупателем, услуг и работ заказчиком. Например, стороны могут предусмотреть условие о том, что оплата счета производится в течение пяти банковских (календарных, рабочих) дней с момента выставления счета.

Если счет признается первичным документом, при указании даты составления нужно руководствоваться пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть на счете необходимо ставить дату его подписания уполномоченным лицом. Помимо этой даты нужно указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются.

По ссылке можно скачать образец счета на оплату товара.

Образец счета на оплату услуг

В договоре между самозанятым и юрлицом может быть предусмотрена обязанность самозанятого выставить счет. О том, как это сделать правильно, рассказывается в нашей статье. Там же можно скачать образец документа.

Индивидуальные предприниматели составляют счет на оплату по общим правилам, приведенным выше, с учетом следующих особенностей:

• в графе «Поставщик» («Исполнитель») необходимо прописать фамилию имя отчество предпринимателя полностью, а также указать, что он является ИП. Например, «Индивидуальный предприниматель Осипов Михаил Яковлевич»;

• у предпринимателей в отличие от компаний нет КПП, поэтому они указывают только свой ИНН;

• если счет от юрлица, как правило, подписывает генеральный директор и главный бухгалтер, то предприниматель ставит одну свою подпись;

• ИП зачастую работают без печати, поэтому и счет, выставленный таким предпринимателем, будет без печати.