Как уволить сотрудника в 2023 году: инструкция для работодателя

Увольнение – это процесс прекращения трудовых отношений между работником и работодателем. Уволить можно только тех физических лиц, с которыми были заключены трудовые договоры. По гражданско-правовым договорам процедура увольнения не предусмотрена, так как подобные правоотношения регулируются гражданским законодательством.

Расторжение трудового договора может быть по инициативе работника, работодателя или на независимых основаниях. Ключевое требование – причина увольнения предусмотрена законодательно и одновременно соблюдается установленный порядок прекращения трудовых отношений. Процедура может варьироваться в зависимости от причин увольнения.

Главное требование для законного расторжения трудового соглашения – надлежащее оформление документации, уведомление всех заинтересованных сторон и своевременное представление документов. Перечень документов, которые необходимо составить и согласовать при увольнении, зависит от оснований расторжения договора. Минимально необходимый документ – это приказ. Дополнительно могут составляться докладные записки, письменные объяснения и прочие документы.

Расторжение трудового договора по инициативе работника – это один из самых распространенных способов увольнения. Процедура начинается с уведомления сотрудником компании о намерении уволиться. По общему правилу письменное заявление должно быть направлено не позднее чем за две недели до предполагаемой даты прекращения трудовых отношений. Выходные, праздничные дни, дни болезни или отпуска сотрудника срок предупреждения об увольнении не продлевают. Удерживать сотрудника на работе сверх этого срока работодатель не вправе. Срок предупреждения об увольнении начинает отсчитываться со следующего дня после получения заявления об увольнении.

Заявление об увольнении по собственному желанию сотрудник должен оформить в письменном виде в произвольной форме. Сотрудник может написать заявление от руки, напечатать его на компьютере или заполнить типовой бланк работодателя. Дистанционные работники могут не представлять заявление об увольнении на бумаге и отправить его по электронной почте. В этом случае документ нужно подписать усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

После истечения срока предупреждения об увольнения в последний день работы необходимо оформить приказ. В нем необходимо указать основание для расторжения трудового договора так же, как оно сформулировано в п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Если компания ведет личные карточки сотрудников, в них также необходимо внести запись об увольнении. Затем вносится запись в трудовую книжку (если этот документ ведется в бумажной форме).

В последний день работы сотруднику необходимо выплатить окончательный расчет и компенсацию за неиспользованный отпуск. Выплаты необходимо осуществить, даже если в день увольнения сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Когда срок увольнения приходится на нерабочий день сотрудника, окончательный расчет выплачивается в ближайший рабочий день.

Дополнительно: в последний работы увольняющемуся работнику необходимо выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), выписку из персонифицированных сведений о физических лицах, копию раздела 3 расчета по страховым взносам, а также сведения из формы ЕФС-1.

Трудовой кодекс предусматривает несколько причин расторжения трудового договора с работником, когда инициатором этого процесса выступает компания. По собственной инициативе и при отсутствии прямого запрета работодатель может уволить сотрудника в следующих случаях:

• ликвидация компании;
• сокращение численности (штата) работников;
• квалификация сотрудника не соответствует минимальным требованиям к занимаемой должности;
• неоднократное неисполнение работником своих трудовых обязанностей.

Уволить сотрудника по инициативе работодателя дополнительно можно из-за грубого нарушения трудовых обязанностей. К таким проступкам относят: прогул, разглашение коммерческой тайны, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, а также при выявлении хищений или умышленной порчи имущества работодателя. Даже при однократном нарушении компания имеет право расторгнуть трудовой договор.

Среди других оснований для увольнения по инициативе компании – утрата доверия, совершение аморального проступка, представление подложных документов при трудоустройстве, неудовлетворительные результаты прохождения испытательного срока и иные основания, предусмотренные законодательно.

Для безопасного увольнения сотрудника по инициативе компании потребуется зафиксировать факт нарушения трудовой дисциплины, оформить соответствующие документы (акты, справки) и соблюсти процедуру увольнения. Без документального подтверждения сотрудник может через суд успешно оспорить расторжение трудового договора.

Прогул – это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от продолжительности отсутствия. Также прогулом считается отсутствие более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). Этот проступок относится к грубым нарушениям трудовых обязанностей, дисциплины и условий трудового договора. Поэтому даже за однократный прогул (при отсутствии прямого запрета) можно уволить. Уволить сотрудника за прогул можно только в течение одного месяца со дня, когда обнаружено его отсутствие на рабочем месте. В этот период время отсутствия сотрудника не входит.

Для увольнения факт прогула необходимо подтвердить документально. Для этого необходимо сделать соответствующую отметку в табеле, составить акт (служебную записку) об отсутствии сотрудника на рабочем месте, а также направить работнику уведомление с просьбой явиться на работу.

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте составляется в произвольной форме за подписью двух и более свидетелей. Оформлять такие акты нужно на каждый день отсутствия работника. Если у сотрудника, который отсутствует, есть непосредственный руководитель, он может вместо акта или дополнительно к акту написать докладную записку на имя руководителя организации. В ней он должен сообщить, что подчиненного не было на работе. В оформляемых документах нужно в часах и минутах указать время отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Увольнение за прогул – это мера дисциплинарного взыскания, поэтому проводить ее необходимо в соответствии с правилами, установленными ст. 193 ТК РФ. Когда сотрудник появится на работе, нужно запросить у него объяснение причин отсутствия. Далее работодатель устанавливает, являются эти причины уважительными или нет. При выявлении неуважительных оснований для отсутствия на рабочем месте трудовой договор может быть расторгнут.

После сбора всех документов, составляется приказ об увольнении, который оформляют по унифицированной форме № Т-8 или по самостоятельно разработанному шаблону. Приказ составляется текущей датой. После этого в течение трех рабочих дней с этим документом надо ознакомить увольняемого сотрудника.

Сокращение численности подразумевает уменьшение числа штатных единиц по одной должности, при сохранении этой должности: она останется, но работать по ней будет меньшее количество сотрудников. Важно отличать сокращение численности от сокращения штата: во втором случае происходит вывод должности из штатного расписания. Она полностью закрывается в рамках текущий организации.

Процедура сокращения включает в себя 10 этапов. Если пропустить хотя бы один или сделать ошибку, суд признает сокращение незаконным. Процедуру придется начинать сначала. Чтобы сократить сотрудников без нарушений, необходимо:

• издать приказ о сокращении численности;
• определить, имеет ли кто-то из сотрудников преимущественное право на сохранение работы;
• сформировать список сокращаемых работников;
• уведомить сотрудников о предстоящем увольнении;
• предложить сокращаемым другие вакантные должности;
• оформить перевод тех сотрудников, которые согласились занять вакантные должности;
• уведомить о предстоящем сокращении численности профсоюз (при его наличии в организации) и сообщить о сокращении в службу занятости;
• согласовать с профсоюзом (при его наличии) решение об увольнении сотрудников – членов профсоюза;
• оформить увольнение по сокращению численности сотрудников, которые не согласились занять вакантные должности;
• выплатить увольняемым работникам выходное пособие и компенсации.

Законодательно запрещено сокращать беременных и женщин, у которых есть дети в возрасте до трех лет. При этом не имеет значения, находится сотрудница в отпуске по уходу за ребенком или уже вышла на работу. Также работодателю запрещено сокращать одиноких матерей, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет или малолетнего ребенка до 14 лет.

О том, что работодатель сокращает численность, он должен уведомить службу занятости в письменной форме. Конкретную форму уведомления закон не устанавливает, поэтому такую информацию работодатель подает в произвольной письменной форме. Уведомление необходимо направить по общему правилу за два месяца до начала процесса сокращения. Для индивидуальных предпринимателей установлен другой срок: они обязаны уведомить службу занятости не позднее чем за две недели до начала мероприятий.

При сокращении численности работников необходимо выплатить при увольнении выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Дополнительно потребуется перечислить средний заработок, если он не трудоустроится на новую работу, за два месяца со дня увольнения. Денежные средства выплачивают в последний день работы. Также необходимо выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, выписку из формы ЕФС-1, выписку из персонифицированных данных о физических лицах, копию раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовое законодательство, кроме наиболее распространенных, предусматривает дополнительные основания для увольнения. В частности, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор за неисполнение обязанностей. Если сотрудник без уважительной причины повторно допускает нарушение трудовой дисциплины или не выполняет свои функции в полном объеме или в необходимый срок, его можно уволить.

Другое основание для увольнения – истечение срока трудового договор. При этом для прекращения трудовых отношений необходимо, чтобы хотя бы одна из сторон договора потребовала его расторжения. Для этого работодатель обязан уведомить работника об окончании срока договора не менее чем за три календарных дня до даты увольнения.

Трудовой кодекс предусматривает возможность расторжения трудового договора по соглашению сторон. Для этого необходимо заключить с увольняемым сотрудником письменное соглашения, в котором указывают дату расторжения трудового соглашения, а также – сумму выходного пособия или компенсации, если договорились о такой выплате. После этого в общем порядке издается приказ, с которым нужно ознакомить сотрудника.

Для дистанционных сотрудников действуют дополнительные основания для прекращения трудовых отношений. Если удаленный работник без уважительной причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, договор с ним можно расторгнуть по инициативе компании. Также причиной увольнения дистанционного работника может служить его переезд в другую местность, при условии что он не сможет работать на прежних условиях.

Действующее законодательство предусматривает запрет на увольнение работников по инициативе компании. Нельзя расторгнуть трудовой договор, если сотрудник болен или находится в отпуске. Необходимо дождаться окончания болезни или отпуска и провести увольнение в первый день выхода сотрудника на работу. Исключение составляет случай, когда организация ликвидируется. В этом случае ждать окончания болезни и отдыха не нужно.

Для отдельных категорий сотрудников в Трудовом кодексе установлены дополнительные ограничения на увольнение по инициативе работодателя. В частности, при увольнении члена профсоюза по инициативе работодателя при сокращении штата или несоответствия занимаемой должности необходимо учесть мотивированное мнение профсоюза (ст. 82 ТК РФ). Также необходимо запрашивать согласие вышестоящего выборного профсоюзного органа при увольнении его руководителя или заместителей.

Особые правила действуют в отношении беременных сотрудниц. Эту категорию работников можно уволить по собственному желанию или при ликвидации компании (ИП). При истечении срока трудового договора беременную можно уволить, если он был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника и беременную невозможно перевести до окончания беременности на другую работу (ст. 261 ТК РФ).

Если сотрудники имеют детей, то их увольнение по инициативе работодателя также может быть ограничено. Так, запрет на увольнение по общему правилу действует в отношении:

• женщин с ребенком до 3 лет;
• одиноких матерей с ребенком до 14 лет (ребенком-инвалидом до 18 лет), а также других лиц, воспитывающих такие категории детей без матери;
• родителей (иных законных представителей) – единственных кормильцев детей до 3 лет или детей-инвалидов до 18 лет в семьях, воспитывающих трех и более детей до 14 лет, если другой родитель (иной законный представитель) не работает.