Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим
Опись оформляют для того, чтобы зафиксировать факт передачи документов другому лицу. Например, сотруднику другого отдела, контрагенту, налоговой инспекции или специалистам фонда. В нашей статье вы узнаете, как правильно составить опись документов для различных целей, а также сможете скачать образцы и бланки этого документа.
Опись представляет собой обобщенный перечень документов, которые передаются другой стороне. Например, специалисту другого отдела, контрагенту в налоговую или фонд.
Данный документ в дальнейшем позволит подтвердить факт передачи перечисленных в списке документов и избежать споров со стороной, которая их приняла.
В личном деле сотрудников содержится значительный объем личных документов, поэтому для их учета составляют внутреннюю опись. Этот документ содержит перечень документов, которые содержатся в деле, их порядковые номер, индексы и количество листов.
При передаче пакета документов контрагенту или любой другой стороне целесообразно оформить опись передаваемых бумаг.
Такой документ поможет зафиксировать факт передачи всех документов, которые перечислены в основной части описи, и избежать дальнейших споров.
Юридически значимые документы принято отправлять ценным письмом или бандеролью с описью вложения и уведомлением о вручении адресату.
В этом случае специалисты почты выдают отправителю квитанцию, а с адресата берут расписку в получении письма. Уведомление и почтовая квитанция подтвердят даты отправки и получения документации.
Дата отправки особенно важна при передаче отчетности или других документов в налоговые органы, так как специалисты отсчитают срок представления по отметке почты о принятии отправления на описи вложения.
Текущие документы зачастую хранятся у ответственных сотрудников или менеджеров, которые с ними работают. После того как документация станет неактуальной, ее отправляют на хранение в архив, которым, как правило, заведует бухгалтерия.
Для того чтобы упростить работу бухгалтеру, ответственному за хранение документов, и подтвердить факт передачи юридически значимых бумаг, составляют так называемую архивную опись или же внутреннюю опись.
В случае передачи документов на бумаге в фонд составляют опись. Так вправе поступать страхователи, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составила менее 25 человек.
Если же среднесписочная численность сотрудников 26 и более, то сведения в фонд передаются через Интернет в форме электронных реестров.
В налоговые органы документы и информацию по требованию можно передать в электронном виде или на бумаге. Передавать истребуемую информацию необходимо вместе с сопроводительным письмом и описью.
Электронные документы можно передавать в инспекцию в формате xml-файлов или в виде скан-образов. При отправке документов составляют электронную опись, при отправке документов на бумаге – бумажную.
Опись необходима для того, чтобы доказать факт передачи документов налоговым органам. В случае повторного запроса уже представленных документов можно будет ответить отказом.
Порядок оформления описи для каждого случая будет отличаться. Рассмотрим подробно возможные варианты составления документов.
Внутреннюю опись документов вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления новых документов.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке при их поступлении в кадры.
Перед сдачей дела в архив на описи делают итоговую запись с указанием количества документов, которые находятся в деле, и количества листов. Пописывает внутреннюю опись сотрудник, ответственный за ее составление.
Опись для контрагента составляют в произвольной форме. Единого шаблона не существует. Главное – указать в описи передаваемые документы и предусмотреть поля для подписания формы ответственными лицами.
Почтовую опись вложения оформляют на специальном бланке по форме 107 (приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п).
Бланк документа можно получить бесплатно в любом отделении почты либо скачать в формате PDF после регистрации на официальном сайте «Почты России».
Заполняют опись заявлений в двух экземплярах, на которых сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату его принятия. Один экземпляр вкладывают в отправление, а второй возвращают отправителю.
В случае если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, разрешено заполнить несколько бланков с пометкой «лист 1», «лист 2». На последнем листе бланка описи подводят общий итог по количеству пересылаемых предметов и итоговой сумме.
Архивную опись можно составить в свободной форме. Обычно кроме типовых полей с названием и реквизитами в документ включают дополнительные, которые помогают оперативно находить документы.
Кроме того, в описи предусматривают места для подписи ответственных сотрудников.
Разработанную форму целесообразно сделать одним из приложений к учетной политике организации для целей бухучета.
Опись для фондов составляют на бланке из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Заполняют опись следующим образом.
1. Сначала в документе указывают реквизиты страхователя – регистрационный номер, код подчиненности, ИНН (КПП) и фирменное наименование.
2. Затем проставляют название отделение фонда, в который передается документация по данной описи.
3. Далее записывают личные данные сотрудника — фамилию, имя, отчество и СНИЛС.
После этого пишут код выплаты, за которой обратился человек:
• «1» – пособие по временной нетрудоспособности;
• «2» – пособие по беременности и родам;
• «3» – единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;
• «4» – единовременное пособие при рождении ребенка;
• «5» – ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
• «6» – пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;
• «9» – отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.
В самом конце указывают краткое наименование документов или сведений, которые прилагаются к описи, а также количество листов. Например, сведения о застрахованном лице, справка о заработке с предыдущих мест работы.
Итоговый вариант описи составляют в двух экземплярах. Один остается в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.
Важно учесть, что типовая форма не предназначена для случаев, когда страхователь передает в фонд следующую документацию:
• уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
• документы в целях возмещения расходов на оплату дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
• документы для возмещения пособия на погребение.
В этих ситуациях разрешено оформлять сопроводительное письмо. Этот документ поможет зафиксировать факт передачи документов, их состав и количество.
Опись в налоговую можно составить в свободной форме, если документация будет предоставляться на бумаге. При этом целесообразно включить в бланк таблицу, которая будет содержать список предоставляемых документов с реквизитами, а также поля для подписей ответственных лиц.
В случае предоставления документации в электронном виде потребуется заполнить электронную опись по формату, который утвержден Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.
Наши специалисты подготовили примеры оформления описи документов для разных случаев. Скачайте образцы по ссылкам ниже.
Пример внутренней описи документов личного дела
Пример реестра для передачи документации контрагенту
Пример реестра вложений почтового отправления
Пример реестра для передачи документов в архив
Наши специалисты подготовили бланки для составления описей документов для различных ситуаций.
Скачайте формы по ссылкам ниже.
Пример внутренней описи документов личного дела
Пример реестра для передачи документации контрагенту
Пример реестра вложений почтового отправления
Пример реестра для передачи документов в архив
Вы можете оставить первый комментарий