Над статьей работали:
Автор: Коротаева Юлия
В последнее время организации массово переходят на ЭДО. Во-первых, это значительно оптимизирует документооборот, а во-вторых, в период пандемии позволяет избегать общения между людьми. Для того, чтобы завизировать электронные документы следует получить цифровую подпись. О том как это сделать пойдет речь в нашей статье.
Порядок получения электронной цифровой подписи (ЭЦП) зависит от того какую из них компания желает применять в работе. Если речь идет о простой электронной подписи, то ее можно получить, заполнив регистрационную форму на сайте, а затем ввести код, оправленный по СМС. Сертификат в этом случае не создается. Процедура бесплатная.
Процесс получения усиленной подписи гораздо сложнее. В этом случае придется обратиться в удостоверяющий центр (УЦ). К тому же заказчику ЭЦП придется оплатить услуги УЦ. На сайте центра обычно размещаются бланк заявления и пакет необходимых для получения ЭЦП документов.
Когда подпись будет готова, компании выдадут:
- ключ электронной подписи;
- ключ проверки электронной подписи;
- сертификат ключа проверки электронной подписи.
Обратите внимание, что УЦ выдаст сертификат и ключи только тому, на кого заказана подпись. Если же в удостоверяющий цент обращается представитель владельца сертификата, то у него должна быть доверенность.
Выделяют простые и усиленные электронные подписи. Первая считается наименее защищенным видом ЭЦП. Ее наличие подтверждают коды, пароли или иные аналогичные средства. Подпись приравнивается к собственноручной только если это закреплено законодательно либо прописано в соглашении. Указанная ЭЦП не гарантирует, что после подписания электронного документа в него не вносились изменения.
Подпись применяют, в частности:
- при составлении первичных документов бухгалтерского учета;
- при дистанционном банковском обслуживании («Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг).
Усиленные подписи делятся на неквалифицированные и квалифицированные. Данные подписи работают по принципу шифрования информации. Первая из них более надежная, чем простая электронная подпись. Получить ее можно в любом удостоверяющем центре. По аналогии с простой ЭЦП неквалифицированная подпись приравнивается к собственноручной, только если это закреплено законодательно либо зафиксировано в соглашении сторон между участниками ЭДО. Она позволяет определить лицо, которое завизировало электронный документ. А получатель может обнаружить все правки, которые были внесены в электронный документ после того, как его завизировал владелец ЭЦП.
Самая надежная ЭЦП — это квалифицированная подпись. Она имеет не только все признаки неквалифицированной подписи, но и дополнительные степени защиты. Квалифицированная подпись состоит из:
- закрытого и открытого ключей;
- квалифицированного сертификата ключа проверки ЭЦП;
- средств электронной подписи.
Обратите внимание: квалифицированная подпись автоматически приравнивается к собственноручной.
Для получения усиленной ЭЦП в удостоверяющий центр нужно предоставить пакет документов. Обычно это паспорт заявителя, копии учредительных и регистрационных документов юрлица, документ, подтверждающий полномочия заявителя действовать от имени юрлица без доверенности, например протокол общего собрания участников ООО об избрании директора либо доверенность если в УЦ обращается представитель владельца ЭЦП.
Кроме того, необходимо будет заполнить специальное заявление.
Для получения квалифицированного сертификата заявителю придется пройти идентификацию в удостоверяющем центре.
С 01.01.2022 в качестве владельца сертификата ключа наряду с юрлицом могут указать только лицо, действующее от его имени без доверенности (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).
Если в УЦ обращается физлицо, то для получения сертификата нужно представить паспорт, СНИЛС и ИНН.
УЦ выдает и обслуживает усиленные электронные подписи, обеспечивает их безопасность и надежность. В качестве такого могут быть ИП, юрлица, а также различные госорганы.
Удостоверяющие центры могут быть:
- аккредитованные;
- неаккредитованные.
Обратите внимание, если компания желает получить квалифицированную подпись, то обращаться следует только в аккредитованные удостоверяющие центры. К ним относятся удостоверяющие центры, получившие аккредитацию Минцифры РФ, а также удостоверяющие центры налоговой службы, Казначейства РФ, Банка России.
Перечень всех аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на сайте Минцифры РФ . Информация регулярно обновляется.
Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ были внесены коррективы в закон об ЭЦП. С 01.01.2022 организации могут применять квалифицированную подпись, которая выдана только удостоверяющим центром ФНС РФ.
