Как сдать корректировку по 6-НДФЛ

Любой налогоплательщик может ошибиться при сдаче отчетности. Причем ошибки могут быть совершенно разного вида. Некоторые из них способны повлиять на сумму налога к уплате, другие нет. Однако в любом случае возникают закономерные вопросы: нужно ли сдавать корректировку? И если да, то как сделать это правильно? В этой статье мы постараемся разобраться с этими и другими вопросами, возникающими при сдаче отчетности. 

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Когда нужно подавать уточненку по 6-НДФЛ
2. Когда можно не представлять уточненный расчет
3. Штраф и пени за корректировку данных 6-НДФЛ
4. Что включать в уточненку по форме 6-НДФЛ
5. Ошибки на титульном листе расчета
6. Как скорректировать данные раздела 1 формы 6-НДФЛ
7. Как скорректировать данные раздела 2 формы 6-НДФЛ
8. Как исправить ошибку в приложении 1 к 6-НДФЛ
9. Аннулирующая справка
10. Корректирующая справка
11. Пример заполнения корректировочной формы 6-НДФЛ
12. Нужна ли корректировка уведомлений после сдачи 6-НДФЛ

Когда нужно подавать уточненку по 6-НДФЛ

В некоторых ситуациях закон обязывает вас представлять уточненный расчет (УР). Это касается случаев, когда сведения в расчете признаются недостоверными. Если такую обязанность проигнорировать, контролирующие органы могут наложить санкции.

Недостатки в 6-НДФЛ выявляются в ходе камеральной, выездной проверках, а также вне рамок проведения проверки (например, запрос документов по конкретной сделке).
Также налогоплательщик может самостоятельно обнаружить недостатки. В таком случае рекомендуется тоже подавать уточненку. Если ошибки будут обнаружены вами раньше, чем ФНС, это иногда может помочь избежать ответственности полностью. В частности, штрафа не должно быть, если найденная вами ошибка не влияет на сумму налога.

Уточненка, как правило, подается, когда:
• в первоначальном расчете есть ошибки — арифметические, технические, счетные и другие;
• в первоначальном расчете отсутствуют какие-либо данные.

Общие примеры ошибок:
• искажение суммы доходов;
• неверно указаны данные вычетов, суммы налога;
• неточности в персональных данных (например, в паспортных данных) по сотруднику;
• иное.

Более конкретные ситуации можно найти, например, в письмах ФНС РФ от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, от 25.11.2021 № БС-4-11/16428@, от 11.02.2022 № БС-3-11/1230@.

Указанные письма описывают следующие погрешности:
• НДФЛ, удержанный с заработной платы за декабрь и выплаченной в январе следующего года, не попал в расчет за I квартал нового года;
• в расчете за квартал не отражена зарплата, выплаченная после представления расчета;
• иное.

Кроме того:
• уточненный расчет следует представить, если пересчитывается налог за год, который уже истек;
• корректировка потребуется, если имело место завышение суммы налога (п. 6 ст. 81 НК РФ);
• УР представляется также, если был указан неверный ОКТМО или КПП. В таком случае следует сдать два расчета. При этом нужно учитывать следующее:
— первый расчет. Укажите номер корректировки «0—». Проставьте верные значения КПП и ОКТМО. Все остальное перенесите из первого расчета;
— второй расчет. Номер корректировки «1—». КПП и ОКТМО укажите те же, что и в ошибочном расчете. Во всех разделах расчета следует проставить нули.

Корректировку нужно сдать за тот же период, в котором были ошибки (недочеты). При сдаче уточненной декларации (расчета) нужно использовать форму, действующую в том периоде, за который вносятся изменения (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Когда можно не представлять уточненный расчет

Конкретного и закрытого перечня случаев, когда уточненный расчет можно не направлять, закон не устанавливает. Однако в качестве примера можно привести несколько ситуаций, в которых это допустимо. Данный факт подтверждается письмами контролирующих органов.

В частности:
• налог с зарплаты за декабрь был отражен в расчете за I квартал следующего года. То есть, предположим, зарплата была выдана 31 декабря 2020 года. При этом НДФЛ с этой выплаты был включен в раздел 1 расчета за I квартал 2021 года. Связано это было с тем, что срок перечисления выпал на январь 2021 года. УР в данном случае подавать не нужно, ни за годовой отчет (2020 год), ни за I квартал 2021 года. Вывод следует из того, что не было занижения (завышения) суммы налога (письмо ФНС РФ от 12.04. 2021 № БС-4-11/4935@);
• смена налогового статуса физического лица. Это касается случая, когда в IV квартале нерезидент стал резидентом или наоборот. В такой ситуации все необходимые данные будут отражены в расчете 6-НДФЛ за год. Поэтому нет необходимости подавать УР за тот или иной квартал;
• сотрудник не представил вовремя документы, связанные с вычетом. Например, специалист получил право на вычет в начале года, но информацию представил лишь спустя несколько месяцев. В этой ситуации перерасчет отражается только за период, в котором сотрудник принес документы. Это значит, что по прошлым отчетным периодам УР не подается (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925).

Штраф и пени за корректировку данных 6-НДФЛ

Ответственность в нашем случае установлена за представление недостоверных сведений и (или) невыполнение обязанностей по удержанию (перечислению) налога. Наказание регулируется следующими нормами:
• пункт 1 статьи 126.1 НК РФ. Штраф составит 500 рублей за каждый документ, в котором есть недостоверные сведения;
• статья 123 НК РФ. Если недостоверные сведения привели к неуплате (неполной уплате) налога, наказание будет более серьезным. В этом случае штраф составит 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию (перечислению).

Оштрафовать могут одновременно по обеим статьям.

Вы можете быть освобождены от ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126.1 НК РФ. Для этого должны быть соблюдены следующие условия (п. 2 ст. 126.1 НК РФ):
• ошибки выявлены вами самостоятельно;
• в налоговый орган представлены уточняющие документы;
• указанные выше действия должны быть совершены до того, как ФНС обнаружит ошибку. А именно до момента, когда налоговый агент узнал, что фискалы обнаружили неточность.

Если обнаруженные вами ошибки не приводят к неуплате НДФЛ, представление УР является вашим правом, а не обязанностью. Но все же рекомендуется это сделать, поскольку так вас должны освободить от санкций по ст. 126.1 НК.

Условия освобождения от ответственности по статье 123 НК РФ перечислены в п. 2 этой же статьи, в частности:
• расчет был представлен в установленный срок;
• в расчете отсутствуют ошибки и факты неотражения сведений, приводящие к занижению суммы налога;
• агент уплатил налог до того, как узнал об обнаружении ошибки налоговыми органами.

Также при освобождении от санкций по статье 123 НК РФ нужно учитывать нормы п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ. Так, в числе прочего, перед представлением УР налогоплательщик должен в полной мере заплатить налог и пени. Если же налог и пени уплачены до представления уточненки, рекомендуется об этом сообщить. Для этого можно направить письмо с пояснением ситуации, а также приложить копии платежек.

Что включать в уточненку по форме 6-НДФЛ

УР нужно подавать в той же форме, в которой был подан первоначальный расчет.

При этом нужно указать номер корректировки в одноименном поле титульного листа. В случае с первичным расчетом ставится значение «0—«. В уточненных же расчетах номер указываются последовательно: «1—«, «2—«, «3—» и так далее.

В документ следует внести все показатели, то есть:
• все верные значения из первичного расчета;
• исправленные значения, в которых были ошибки.

Также следует объяснить, как происходит корректировка справки о доходах при сдаче УР за год. Речь идет о справке о доходах и суммах налога физического лица. Такая справка является приложением к расчету 6-НДФЛ за год. Сейчас она используется вместо ранее действовавшей формы 2-НДФЛ, которая была упразднена с 2021 года.

Порядок уточнения справки зависит от наличия ошибок в ней. Так:
• если в ней отсутствуют ошибки, уточненка 6-НДФЛ за год сдается без справок;
• если недочеты есть, нужно включить только исправленные справки. При этом в поле «номер справки» нужно указывать номер первичной справки.

Конкретных сроков для сдачи корректировки законодательство не устанавливает. Но чем быстрее вы это сделано, тем лучше. Ведь так можно опередить обнаружение недостатка налоговыми органами. А это, в свою очередь, должно избавить вас от наказания.

Еще немного о сроке. Несмотря на отсутствие регулирования, есть некоторые особенности. Оптимально будет представление уточненки в период между сдачей отчета и конечным сроком представления отчетности в целом. Именно при таком способе есть шанс избежать наказания, поскольку не будет нарушен срок сдачи отчетности и ФНС еще не успеет провести проверку.

Ошибки на титульном листе расчета

Для исправления любых ошибок (за некоторым исключением) нужно представлять УР. Аналогичное правило распространяется и на титульный лист. Особенности есть только в отношении значений КПП и ОКТМО. Во втором случае нужно представить два расчета — уточненный и первичный.

Ошибка в ОКТМО или КПП исправляется следующим образом:
• в уточненном документе нужно указать номер корректировки «1—«. КПП и ОКТМО должны быть такими же, что и в ошибочном отчете. Во всех разделах проставляются нулевые показатели;
• в первичном документе в поле «номер корректировки» нужно проставить «0—«. Здесь уже указываются верные значения КПП и ОКТМО. Все остальное переносится из первичного расчета.

В остальных случаях исправление происходит в общем порядке.

Как скорректировать данные раздела 1 формы 6-НДФЛ

Действует общий порядок, то есть нужно подать УР с исправленными данными. Какие именно строки заполнять, зависит от характера ошибки.

Предположим, возникла следующая ситуация.
В настоящем периоде выяснилось, что в прошлом году, сотруднику была выплачена зарплата в большем размере. При этом работник вернул данную переплату. В такой ситуации следует сделать перерасчет зарплаты в сторону уменьшения.
Для этого нужно подать уточненку за 2023 год. Делается это, соответственно, по форме, действовавшей в тот период.
В таком случае, для примера в разделе 1 следует уменьшить показатели полей 020, 022 в зависимости от срока перечисления налога с излишней зарплатой. Все остальное заполняется в том же виде, что было подано изначально.

Особенность! Если по итогам года была найдена ошибка в разделе 1 или титульном листе, не нужно подавать УР за каждый период. В частности, корректировка не нужна за полугодие и 9 месяцев. Это следует из того, что раздел 1 составляется поквартально.

Как скорректировать данные раздела 2 формы 6-НДФЛ

Принцип тот же самый, что и в разделе 1. Подается уточненка, ошибочные данные заменяются верными данными. Конкретная корректировка зависит от вида ошибки.

В качестве примера возьмем тот же случай, что указан выше, то есть при выплате зарплаты в большем размере и подаче УР за 2023 год.
В этом случае следует уточнить показатели некоторых полей раздела 2, в частности, уменьшить значения, указанные в строках 110, 120, 140, 160.
Подобная ошибка исправляется аннулированием сведений о лишнем доходе и соответствующей сумме НДФЛ.

Особенность! При наличии по итогам года ошибки в разделе 2 расчета за 1 квартал нужно представить УР. Причем сделать это нужно за I квартал, полугодие и 9 месяцев. Связано это с тем, что данный раздел формируется нарастающим итогом (п. 26 приложения 2 Приказа ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Как исправить ошибку в приложении 1 к 6-НДФЛ

Под приложением 1 понимается «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является приложением к расчету 6-НДФЛ. Ранее до 2021 года вместо нее действовала всем известная форма 2-НДФЛ, но в 2021 году она была упразднена.
Исправления в справку вносятся двумя способами, в зависимости от вида недочета. Для этого в состав корректирующего расчета вносится либо корректирующая, либо аннулирующая справка.

Корректирующая нужна для исправления ошибки, которая была допущена в справке. Исправлять нужно только ту справку, в которой  была оплошность. Справки за весь год отправлять не нужно.

Аннулирующая применяется, когда справка вообще была отправлена ошибочно.

Конкретный порядок исправления будет зависеть от того, какой из этих документов вы подаете.

Аннулирующая справка

Данный порядок применяется в случае, если в составе 6-НДФЛ справка о доходах была представлена ошибочно, то есть ее вообще не должно было быть.

В таком случае в составе УР отправьте аннулирующую справку (АС). Заполнить ее нужно следующим образом:
• в поле «номер справки» укажите номер первичного документа, который нужно аннулировать;
• в поле «номер корректировки» укажите номер «99».

Данные поля содержатся в общей части АС, то есть в самом начале документа. Порядок заполнения регулируется пп. 29, 30, пп. 3 п. 31 приложения 2 к Приказу ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Есть мнение, что в остальном документ оформляется следующим образом:
• раздел 1. Данные переносятся из первичной справки;
• разделы 2–4 и приложение к справке не заполняются.

Такой подход следует из прошлых требований, которые были установлены в отношении 2-НДФЛ. А эта форма очень похожа на действующую справку. При этом в силу отсутствия точных разъяснений можно обратиться с вопросом в налоговые органы.
Смысл АС заключается в полной отмене первоначального документа. Например, такое может быть, если справка была отправлена по головному подразделению, хотя надо было по месту ОП. В случае если с сотрудником заключен трудовой договор по месту подразделения, то есть зарплата выплачивалась в ОП.

АС можно представить лишь единожды.

Корректирующая справка

Для того чтобы исправить неточности в поданной справке о доходах, направляется корректирующая справка (КС). Ее также нужно представить в составе УР.

Заполняются они в том же порядке, что и первичные. Только при этом нужно внести верные сведения. Общая часть КС заполняется таким образом:
• в поле «номер справки» проставляется номер первичного документа, в котором были допущены недочеты;
• в поле «номер корректировки» нужно проставить порядковый номер корректировки. Если исправление вносится в первый раз — «01», второй раз — «02» и так далее.

Заполнить нужно все разделы документа, включая приложение к справке. В отличие от АС подавать корректировку в данном случае можно многократно. Диапазон значений от 01 до 98.

Пример заполнения корректировочной формы 6-НДФЛ

Ошибки или неполное отражение (неотражение) данных могут касаться совершенно разных полей расчета. Все зависит от конкретной ситуации. Однако порядок исправления в большинстве случаев будет иметь одинаковый принцип. Как это должно происходить, мы уже описали в статье.

Для наглядности приведем более конкретные примеры того, как корректировать 6-НДФЛ.

Первый случай касается перерасчета НДФЛ с материальной выгоды.
Проблема может возникнуть по следующей причине. Дело в том, что пункт 90 статьи 217 Налогового кодекса в период с 2021 по 2023 год предусматривал освобождение от налога. В частности, речь идет об освобождении от НДФЛ при получении доходов в виде материальной выгоды. В случае излишнего удержания суммы НДФЛ налог нужно вернуть по заявлению налогоплательщика.
Таким образом, если в расчете были отражены суммы доходов от материальной выгоды и налога с них, понадобится уточненка. Причем подается она за все периоды (I квартал, 6 месяцев, 9 месяцев, год).
Подробнее разъяснения даны в письме ФНС РФ от 28.03.2022 № БС-4-11/3695@.
Чтобы подать УР, в этой ситуации нужно скорректировать показатели строк 110 и 140 раздела 2. Корректируется сумма налога по ставке 35 процентов, поскольку налог в виде материальной выгоды облагается по общему правилу в данном размере (пп. 2 ст. 224 НК РФ).
Также нужно будет представить справки (корректирующие, аннулирующие) в случае отсутствия иных доходов. При этом они должны быть только по тем сотрудникам, у которых обнаружены неточности. Изменения в справках нужно внести в коды 2610, 2630, 2640 и 2641.

Второй случай рассмотрим на примере перерасчета отпускных.
Необходимость представления УР возникает, если сумма отпускных становится меньше в результате перерасчета. Однако при доплате отпускных УР подавать не нужно.
Для исправления нужно внести изменения в раздел 2 за тот период, в котором было соответствующее начисление. Корректировке подлежат поля 110, 120 и 140. В них нужно отразить конечные суммы, но при этом учитывать уменьшение отпускных. Однако поле 160 (сумма налога) корректировке не подлежит.

Нужна ли корректировка уведомлений после сдачи 6-НДФЛ

Начнем с того, о каком уведомлении идет речь.

С 2023 года был введен единый налоговый платеж (ЕНП). Из-за указанных обстоятельств все организации и ИП обязали представлять уведомления. В частности, это «Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов». Его форма и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@.

По общему правилу при наличии ошибок в уведомлении нужно подавать корректировку, например:
• ошибка в сумме налога. В исправленном уведомлении соответственно указывается верная сумма;
• ошибка в реквизитах (КБК и прочие реквизиты). В этом случае повторяются ошибочные данные и в общей сумме ставится «0». После чего вписываются верные реквизиты, и указывается сумма.

Разъяснения даны в письме ФНС РФ от 31.01.2023 № БС-3-11/1180@ о корректировке НДФЛ в уведомлении.  Платежка при этом не исправляется, вне зависимости от того, верно ли в ней прописан КБК и другие реквизиты. В любом случае средства будут зачислены на единый счет.

Однако у нас особый случай.

В нашей ситуации расчет 6-НДФЛ уже был сдан, в связи с чем возникает вопрос: «Нужно ли вносить исправления после его сдачи?» Ответ содержится в письме ФНС РФ от 03.02.2023 № БС-3-11/1379@, в котором налоговое ведомство указало, что в таком случае представлять исправленное уведомление не требуется.

Подавать документ нужно, когда расчет еще не сдан. Если вы не успели, налоговики возьмут необходимые актуальные данные из расчета. Поэтому в корректировке нет необходимости.

Однако учтите, что за несвоевременную сдачу уведомления существует ответственность, хотя и небольшая. В частности, возможно привлечение к ответственности согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Непредставление в срок документов и сведений влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный вовремя документ.

При этом есть разъяснение налоговой, в котором говорилось, что условия для наступления ответственности не установлены. Поэтому штраф применяться не будет до момента получения этих разъяснений. Об этом говорится в письме ФНС РФ от 23.05.2023 № БС-3-11/6890@.

Есть также еще одна проблема. При неподаче уведомления в срок налоговики не смогут распределить деньги в счет уплаты остальных платежей. Данный факт может привести к начислению пени.