Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск: пошаговая инструкция

Сначала необходимо определить период, за который будет выплачиваться компенсация. По общему правилу сотрудник вправе отдыхать каждый год, поэтому такой период составляет 12 полных месяцев.
При этом речь идет именно о рабочем годе, а не по календарю. То есть компенсацию необходимо считать за каждые 12 рабочих месяцев, начиная со дня трудоустройства (ст. 114 ТК РФ, п. 1 правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, далее – правила № 169).

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. трудоустроен с 1 июня 2020 года. Первый рабочий год, за который ему полагается отдых, начинается с 1 июня 2020 года и закончится 31 мая 2021 года.

Далее рассчитайте, сколько дней отдыха приходится на месяц работы сотрудника. Каждому сотруднику положено 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отдыха. Это минимальное значение, которое закреплено в законодательстве (ст. 115 ТК РФ).
Значит, в общем случае за каждый месяц работы сотрудник зарабатывает 2,33 дня ежегодного оплачиваемого отпуска (28 д. : 12 мес.). Такой подход поддерживают и специалисты Федеральной службы по труду и занятости (письмо от 31.10.08 № 5921-ТЗ).

Однако некоторые сотрудники имеют право на дополнительные или удлиненные отпуска по законодательству. Например, сотрудники моложе 18 лет вправе отдыхать 31 календарный день. В связи с этим в каждом конкретном случае расчет дней отпуска может отличаться от общего.

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. трудоустроен с 1 июня 2020 года. За период с 1 июня 2020 года по 31 мая 2021 года сотрудник заработал 28 дней отпуска (2,33 д. × 12 мес.).

Затем посчитайте, сколько полных месяцев сотрудник фактически отработал. При этом учитывайте не календарные, а рабочие месяцы с даты приема на работу (ст. 14 ТК РФ).
За полный отработанный месяц принимайте период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки, которые составляют менее половины месяца, из расчета исключите. Такой порядок прописан в пункте 35 правил № 169.

В ходе расчета нужно вычитать периоды, которые не дают право на отдых:
• время, когда сотрудник не был на работе без какой-либо причины (в том числе в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
• отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
• отпуск без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 дней по календарю.
Такой порядок следует из ст. 121 ТК РФ.

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. трудоустроен с 1 июня 2020 года и уволился 30 марта 2021 года. За период сотрудник отработал 10 полных месяцев — 9 полных месяцев с 1 июня 2020-го по 28 февраля 2021 года и 30 дней до увольнения с 1 по 30 марта 2021 года (округление до полного месяца).

Полная компенсация за 28 дней положена сотрудникам, которые отработали до момента увольнения:
• более 11 месяцев, включаемых в стаж работы. При этом необходимо учитывать, что 10,5 месяца округляется до 11. Значит, полная компенсация положена сотрудникам, которые отработали больше 10,5 месяца;
• От 5,5 до 11 месяцев, если причиной увольнения стало сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу, признание сотрудника полностью не способным к труду по медицинскому заключению.
Такие нормы прописаны в пункте 28 правил № 169.

Пропорциональная компенсация полагается сотрудникам, которые не отработали период, дающий право на полную компенсацию. Дни отпуска, за которые она должна быть выплачена, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (п. 28 правил № 169).

Например, пропорционально необходимо считать компенсацию сотруднику, который не прошел испытательный срок и уволился через два месяца. В законодательстве не предусмотрены особые правила для таких работников (ч. 3 ст. 70 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 02.11.18 № 14-2/ООГ-8717, Роструда от 18.12.08 № 6966-ТЗ).

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. трудоустроен с 1 июня 2020 года и уволился 30 марта 2021 года. За период сотрудник отработал 10 полных месяцев, поэтому компенсацию необходимо рассчитать пропорционально отработанным месяца. Общее количество дней для расчета компенсации составит 23,3333 д. (10 мес. × 2,33 д.).

После этого посчитайте количество неиспользованных дней отпуска. Для этого вычтите из общего количества дней отпуска те дни, которые сотрудник уже отгулял за период. Полученное значение будет использоваться в итоговом расчете компенсации.

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. был трудоустроен с 1 июня 2020 года и уволился 30 марта 2021 года. За период сотрудник отработал 10 полных месяцев, поэтому компенсацию необходимо рассчитать пропорционально отработанным месяцам. В течение периода сотрудник отдыхал 10 дней. Общее количество дней для расчета компенсации — 23,3333 д. (10 мес. × 2,33 д.). Количество неиспользованных дней отпуска составляет 13,3333 дней (23,3333 д. – 10 д.)

В самом конце рассчитайте выплату за дни отдыха, которые сотрудник не отгулял. Для этого перемножьте количество неиспользованных дней отдыха на средний заработок сотрудника (ст. 114, 127 ТК РФ).

Средний заработок считают в три этапа.

Определяют расчетный период. Длительность периода зависит от того, сколько времени сотрудник проработал в организации. Если 12 месяцев и более, то расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник увольняется.

Если же сотрудник отработал в организации менее 12 месяцев, то в расчетный период включают время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения.

Из расчетного периода исключают время, когда сотрудник:
• получал средний заработок в соответствии с законодательством. Например, был в деловой поездке или в ежегодном отпуске (ст. 114, 167 ТК РФ);
• получал выплаты по больничному или пособие по БиР;
• находился в отпуске за свой счет;
• брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и от него. Например, из-за приостановки деятельности организации или цеха;
• не мог выполнять работу из-за забастовки, но в ней не участвовал;
• не работал в других случаях, предусмотренных законодательством.

Такой порядок предусмотрен пунктом 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922 (далее – положение № 922).

Считают заработок за расчетный период. При расчете заработка учитывают все выплаты сотруднику, кроме тех, которые не вошли в расчетный период. В частности, нужно учесть:

• зарплату, начисленную сотруднику;
• денежное вознаграждение (денежное содержание);
• комиссионные вознаграждения;
• гонорары (это касается сотрудников редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства, состоящих в штате организации);
• надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий);
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, работой во вредных (тяжелых) условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
• премии и вознаграждения. Обратите внимание, что есть особенности включения премий в расчет компенсации за неиспользованный отдых.

Такой порядок установлен пунктами 2 и 5 положения № 922.
Считают средний дневной заработок. Алгоритм расчета будет зависеть от того, полностью ли сотрудник отработал расчетный период, а также в каких днях исчисляется продолжительность отпуска – в календарных или в рабочих.

Если период сотрудник отработал полностью, средний дневной заработок определяют так:
Средний дневной заработок = заработок сотрудника за расчетный период : 12 : среднее значение календарных дней в месяце (29,3).

Если же период сотрудник отработал не до конца, то средний дневной заработок рассчитывают так:
средний дневной заработок = заработок сотрудника за расчетный период.
29,3 × Количество полностью отработанных календарных месяцев в расчетном периоде + количество календарных дней в не до конца отработанных календарных месяцах (календарном месяце).

При этом общее число календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце расчетного периода определяют следующим образом:
Количество календарных дней в не до конца отработанном календарном месяце = 29,3 : количество календарных дней месяца × количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце

В случае если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал сразу несколько календарных месяцев, то по каждому из них необходимо произвести расчет по формуле, приведенной выше, а затем просуммировать.
Такой порядок расчета среднего дневного заработка предусмотрен ч. 4 ст. 139 ТК РФ, абз. 2 и 3 п. 10 положения № 922.

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. трудоустроен с 1 июня 2020 года и уволился 30 марта 2021 года. За период сотрудник не брал ежегодный отдых, поэтому ему положена компенсация.
Сотрудник отработал менее 11 месяцев, поэтому компенсацию необходимо рассчитать пропорционально отработанным месяцам. Продолжительность ежегодного отдыха 28 календарных дней.
В расчет включим девять полных рабочих месяцев (с 1 июня 2020 -го по 28 февраля 2021 года). Оставшиеся 30 дней до увольнения (с 1 по 30 марта 2021 года) составляют больше половины рабочего месяца, поэтому их тоже нужно учесть при расчете компенсации. В итоге получается, что Ибрагимов отработал 10 полных месяцев.
В расчетный период для расчета компенсации вошли девять месяцев — с июня 2020 года по февраль 2021 года. Расчетный период сотрудник отработал полностью. Суммарный заработок – 450 тыс. рублей.
Средний дневной заработок Ибрагимова составил:
450 тыс. руб. : 9 мес. : 29,3 дн./мес. = 1 706,48 руб./дн.
Количество неиспользованных дней отпуска составляет:
28 дн. : 12 мес. × 10 мес. = 23,3333 дн.
Итоговая сумма компенсации за неиспользованный отдых составила: 1 706,48 руб./дн. × 23,3333 дн. = 39 817,80 руб.

Компенсацию за дни отдыха, которые сотрудник не успел использовать, выплачивают на основании утвержденного руководством приказа об увольнении. Этот документ можно составить как в свободной форме с учетом всех требований к «первичке», так и на унифицированном бланке № Т-8. Главное – закрепить свой выбор во внутренних документах (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Начисление компенсации сотруднику в бухгалтерском учете проводят при помощи записки-расчета, которую оформляют на типовом бланке Т-61 или в свободной форме, утвержденной во внутренних документах. Для унифицированной формы записки-расчета порядок оформления записан в указаниях, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.04. № 1.

Выплату компенсации производят в день увольнения сотрудника. Если в этот день бывший сотрудник не работал, то компенсацию нужно выплатить не позднее чем на следующий день после его обращения за расчетом. При возникновении споров выплачивают неоспариваемую сумму. Остаток выплачивают после исчерпания спора (ст. 140 ТК РФ).

Что касается документов, то при выплате компенсации из кассы оформляют расходный кассовый ордер по форме № КО-2. Если в организации предусмотрена безналичная форма выплаты компенсации, то ее можно перечислить отдельным платежным документом на зарплатный счет сотрудника в банке.

Также компенсацию можно выдать одновременно с зарплатой. В этом случае при выдаче наличных денег из кассы оформляют ведомость по формам № Т-53 или № Т-49. Если выплата происходит на карту, то составляют реестр на перечисление зарплаты (п. 6 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У, пп. 1.17–1.19 Положения ЦБ РФ от 19.06.12 года № 383-П).

Пример.
Сварщик Ибрагимов П.В. был трудоустроен с 1 июня 2020 года и уволился 30 марта 2021 года. За этот период сотрудник не брал ежегодный отдых, поэтому ему положена компенсация.
На дату увольнения бухгалтер отразил в записке-расчете по форме № Т-61 начисленные сотруднику за март суммы (зарплату и компенсацию), а также сумму, причитающуюся к выплате (с учетом ранее выданного аванса). Деньги бухгалтер перечислил на зарплатный счет работника через онлайн-банк.