Как с 2024 года облагать НДФЛ выплаты дистанционным сотрудникам, работающим за границей

С нового года начнет действовать новый порядок налогообложения выплат сотрудникам, работающим за пределами территории РФ. В соответствии с изменениями применят типовые ставки налога на доходы физлиц, составляющие 13 и 15 процентов.

Ранее действовали другие правила. НДФЛ с доходов дистанционного сотрудника зависел от двух факторов: какой у него налоговый статус и где он получил доход ー в России или за рубежом. Где сотрудник получил доход, зависит от того, как в трудовом или гражданско-правовом договоре указано место выполнения работы. Если в договоре с сотрудником зафиксировано место работы в РФ, НДФЛ считался по ставке 13 или 15 процентов, если он налоговый резидент РФ, или по ставке 30 процентов, если нерезидент.

Если в договоре указывали место работы за границей, работодатель не удерживал НДФЛ с доходов работника независимо от налогового статуса сотрудника. В этом случае налоговый резидент РФ обязан был самостоятельно задекларировать доход и уплатить НДФЛ. Нерезиденты не декларировали доход и не уплачивали налог в бюджет.

Новые правила налогообложения будут применяться к работникам независимо от их статуса. Согласно налоговым нововведениям как резиденты, так и нерезиденты РФ будут обязаны уплачивать налог на доходы, полученные согласно трудовому договору, по одинаковым правилам. Налогообложение не будет зависеть от места работы — общие ставки НДФЛ применят как при выполнении трудовых обязанностей внутри Российской Федерации, так и за рубежом.

Налоговые изменения коснутся лишь выплат, осуществляемых в рамках трудового договора: зарплат, премий по результатам работы, доплат за совмещение должностей и прочие. Иные доходы, выплачиваемые физлицам, необходимо облагать подоходным налогом в общем порядке.

Данные новшества отражают стремление государства к установлению равных условий налогообложения для всех удаленных сотрудников. Изменения позволят упростить порядок ведения документооборота в компании: бухгалтерии будет необязательно определять статус сотрудника, не потребуется запрашивать документы о пересечении границы России.

С первого января 2024 года доходы сотрудников на удаленке облагают НДФЛ по прогрессивной шкале ставок 13 или 15 процентов независимо от статуса сотрудника – резидента или нерезидента РФ. Место работы не имеет значения — указанные ставки будут применяться для сотрудников, работающих как за границей, так и на территории России.

Правила применяют только к зарплате, получаемой в рамках трудового договора с российской организацией либо подразделением иностранной компании, зарегистрированным в России. Такие выплаты считаются доходом, полученным от источников в Российской Федерации.

Другие финансовые вознаграждения, получаемые удаленными сотрудниками, облагаются подоходным налогом в соответствии со статусом физического лица. С выплат по трудовому договору с индивидуальным предпринимателем, доходов по гражданско-правовым договорам, а также по причитающимся дивидендам необходимо удерживать налог по общим правилам.

Новые правила прописали в новом подпункте 6.2 пункта 1 статьи 208 и п. 3, 3.1 ст. 224 НК РФ. Нормы вступают в силу с нового года (п. 21, 35 ст. 2, п. 7 ст. 13 закона № 389-ФЗ). Трудовой договор должен быть оформлен на дистанционную работу: для применения нового порядка налогообложения необходимо удаленное выполнение трудовой функции.

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми необходимо подтвердить дистанционную работу. На практике основной подтверждающий документ – трудовой договор с условиями о дистанционной работе. Но одного договора при проверке может быть недостаточно, чтобы подтвердить, что сотрудник фактически работает удаленно. Дополнительным подтверждением удаленки может быть отчет пропускной системы в офис, отчет системы контроля рабочего времени сотрудника и любые другие документы, которые есть у работодателя и свидетельствуют об удаленной работе.

Работодатель платит компенсацию таким сотрудникам в двух случаях: когда не обеспечил их оборудованием и другими средствами для работы или когда возмещает расходы при их использовании. В Трудовом кодексе РФ указаны два вида компенсаций дистанционному работнику – компенсация за использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещение расходов, связанных с их использованием.

Чаще всего удаленным сотрудникам компенсируют амортизацию оборудования (компьютера, принтера, сканера, модема), оплачивают счета за Интернет и электричество. Компания может закупать для данных специалистов бумагу, картриджи и другие расходные материалы. Допускается компенсация расходов на ремонт оборудования, используемого в служебных целях.

Размер компенсации дистанционному сотруднику в связи с использованием личного имущества работодатель и работник определяют самостоятельно. Но есть ограничения, которые связаны с учетом расходов при расчете налога на прибыль.

В Налоговом кодексе установлены два варианта учета компенсации. Первый – в пределах 35 рублей за каждый отработанный дистанционно день. Для списания этой суммы не требуется документального подтверждения затрат.

С 2024 года в таком же размере работодатель вправе не облагать компенсации без документов НДФЛ и взносами. Это самый простой с точки зрения налогового учета и способ оформления.

Второй вариант компенсаций — в размере фактических затрат, подтвержденных документами. При расчете налога на прибыль можно учесть только экономически обоснованные затраты. Методику расчета сумм компенсаций дистанционным сотрудникам работодатель утверждает самостоятельно в локальном нормативном акте.

Экономически обосновать размер компенсации за использование личного имущества можно исходя из расчетной суммы амортизации оборудования и времени, фактически отработанного на удаленке. Тогда у проверяющих не будет оснований считать, что расходы на выплату компенсации неоправданны.

Работодатель вправе установить для одних работников компенсацию на основании подтверждающих документов, для других – фиксированную сумму в пределах 35 рублей. Важно, чтобы из документов было ясно, какой способ компенсации действует в отношении конкретного сотрудника. Сочетать оба способа в отношении одного работника нельзя.

Документы для оформления компенсации дистанционному сотруднику расходов в связи использованием личного имущества делятся на три вида. В одних устанавливают порядок выплаты компенсации и способ определения ее размера. В других указывают исчисленный размер за месяц, указание бухгалтеру о выплате конкретной суммы. Третий вид документов нужен для подтверждения расходов, их предоставляет работник: документы о приобретении или аренде оборудования, оплате Интернета, покупке расходных материалов.

В бухгалтерском учете начисление компенсации в связи с использованием личного имущества дистанционного сотрудника отражается по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». По дебету начисляется компенсация в корреспонденции с затратными счетами. В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, выполняются проводки:

• Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73 – начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника);
• Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация (в наличной или безналичной форме).