Как рассчитать среднесписочную численность работников в 2024 году

Среднесписочная численность (ССЧ) – это среднее число сотрудников, для которых работа в компании – основное место работы.

Не входят в нее (п. п. 14, 16 указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 22.12.2023 № 678):

• мобилизованные;
• работницы в отпуске по беременности и родам;
• работники в отпуске по уходу за ребенком;
• работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
• другие категории работников.

Работников в отпуске за свой счет, не связанном с учебой, а также тех, кто работает в отпуске по уходу за ребенком, в ССЧ включают (п. 16 Указаний).

Внутреннего совместителя в ССЧ учитывают как одного человека. Внешних совместителей не учитывают (п. 14.2 Указаний).

Численность работников, которым по соглашению с работодателем установлено неполное рабочее время, рассчитывают отдельно — делят количество отработанных ими часов на количество рабочих часов в месяце. Тех, кому неполное время полагается по закону, например, несовершеннолетних, учитывают в общем порядке, как полностью занятых (п. 14.1 Указаний).

Таким образом, в среднесписочную численность включают всех полностью занятых работников, которые числятся в компании на конкретный день. Не имеет значения, работал человек в этот день, был в отпуске или на больничном.

Среднесписочную численность не следует путать со средней численностью работников. Средняя численность – более широкое понятие. Она включает в себя внешних совместителей и работников на ГПД. Внутренние совместители попадают в среднюю численность, поскольку уже учтены при расчете ССЧ (п. 14 Указаний).

Законодательством предусмотрены случаи, когда требуется расчет средней или среднесписочной численности. Определить среднюю численность необходимо, например, чтобы понять, имеет ли ИП или компания право применять УСН, может ли предприниматель использовать патентную систему налогообложения (п. 5 ст. 346.43, пп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ).

ССЧ потребуется:

• для признания юрлица или индивидуального предпринимателя субъектом малого или среднего предпринимательства (п. 1 ст. 3, п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ);

• представления налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ);

• расчета доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение организации, в целях исчисления налога на прибыль (п. 2 ст. 288 НК РФ);

• расчета квоты для приема на работу инвалидов (ст. 13.2 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1) и так далее.

Среднесписочную численность (ССЧ) рассчитывают за определенный период как среднее арифметическое списочных численностей на каждый календарный день периода.

ССЧ сотрудников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца (с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Показатель может быть заполнен с двумя десятичными знаками.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении действия трудового договора (контракта).

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

Не включаются в списочную численность работники, принятые на работу по совместительству из других организаций (п. п. 74 — 76 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872, п. п. 14, 15 Указаний, утв. Приказом Росстата от 22.12.2023 № 678).

Чтобы рассчитать ССЧ за месяц, нужно определить списочную численность работников за каждый день, а потом посчитать сведения за месяц (п. 76 указаний). Надо посчитать ежедневный показатель, так как численность работников может меняться в связи с приемом на работу и увольнением. Кроме того, работники могут приобрести статус того, кого не нужно учитывать в ССЧ.

Поскольку нужно посчитать списочную численность за все календарные дни месяца, за выходные (нерабочие праздничные) дни берутся показатели предшествующего им рабочего дня. Например, если выходные в компании — суббота и воскресенье, следует взять информацию по пятнице, предшествующей этим дням.

Формула расчета ССЧ работников за месяц: сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца / число календарных дней месяца.

Нужно учитывать и тех работников, которые не явились на работу, например, в связи с ежегодным отпуском или болезнью, ведь они при этом продолжают оставаться в списочном составе (п. 74, пп. 3, 14 п. 75 Указаний N 872, п. п. 14, 15 Указаний № 678). Посчитать нужно и тех, кто находится в командировках, под следствием, прогуливает, и других сотрудников, перечисленных в п. 75 Указаний № 872, п. 15 Указаний № 678.

Нужно учитывать и неполные единицы. Это те, кто работал неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или был переведен с письменного согласия работника на неполное рабочее время. При определении ССЧ такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени, исходя из продолжительности рабочего времени, установленному трудовым договором, штатным расписанием. Их средняя численность подсчитывается в специальном порядке (п. 77.3 Указаний № 872, п. 14.1 Указаний № 678). Необходимо будет определить общее количество отработанных в месяце человеко-дней. Для этого, сверяясь с табелем учета рабочего времени, определите, сколько часов отработал сотрудник в такие дни (далее — человеко-часы). Выходные и нерабочие праздничные дни считать не нужно. А вот если работник болел или был в отпуске (отсутствовал по другим причинам), нужно использовать данные по человеко-часам (без сверхурочных часов) за его предшествующий рабочий день. Это следует из п. 77.3 Указаний № 872, п. 14.1 Указаний № 678.

Чтобы рассчитать среднюю численность не полностью занятых работников, нужно воспользоваться формулой для расчета общего количества человеко-дней и формулой для расчета средней численности работников с неполным рабочим временем.

Общее количество человеко-дней = общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце / продолжительность рабочего дня.

Например, при 40-часовой рабочей неделе нужно делить на 8 часов, при 36-часовой неделе — на 7,2 часа и так далее.

Средняя численность сотрудников с неполным рабочим временем = общее количество отработанных человеко-дней в месяце / число рабочих дней в этом месяце.

Количество рабочих дней в месяце берем из производственного календаря.

Для определения итоговой ССЧ сотрудников за месяц нужно сложить получившееся число с количеством сотрудников, посчитанных ранее, как целая единица.

Рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности на конкретном примере.

На первом этапе считаем целые единицы (работники, которые трудятся полное рабочее время, сокращенное рабочее время по закону, работники, которые работали неполное рабочее время по инициативе работодателя).

Пример 1.

Ежедневная списочная численность сотрудников ООО «Альфа» с 1 по 16 декабря 2024 года составляла 35 человек ежедневно.

16 декабря один сотрудник уволился, и это был его последний рабочий день.

23 декабря на работу принят один сотрудник.

Считаем среднесписочную численность работников в мае:

с 1 по 16 мая — 35 человек;

с 17 по 22 мая — 34 человека (35 — 1 уволенный работник);

с 23 по 31 мая — 35 человек (34 + 1 принятый сотрудник).

Получится 35 чел. x 16 дн. + 34 чел. x 6 дн. + 35 чел. x 9 дн. / 31 дн. = 34,8 человека.

На втором этапе считаем неполные единицы (сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени в соответствии с трудовым договором, соглашением о переводе на неполное рабочее время, работники, трудящиеся на неполную ставку).

Пример 2.

В январе 2024 года в ООО «Альфа» числятся два работника, которым по их просьбе установлено неполное рабочее время — по 6 часов в день при пятидневной рабочей неделе. В этом месяце по производственному календарю 18 рабочих дней. Продолжительность рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе — 8 часов.

Считаем человеко-дни, которые отработали оба работника вместе. Для этого общее число отработанных часов в мае разделим на продолжительность рабочего дня (6 ч x 18 раб. дн. + 6 ч x 18 раб. дн.) / 8 ч = 27,0 человеко-дней.

Посчитаем среднюю численность таких сотрудников. Общее количество отработанных человеко-дней разделим на число рабочих дней в мае: 27,0 чел.-дн. / 18 раб. дн. = 1,5 человека.

На третьем этапе определяем итоговую среднесписочную численность сотрудников за месяц. Для этого нужно сложить цифры, полученные на первом и втором этапе.

Пример 3.

Исходя из данных примеров 1 и 2  среднесписочная численность ООО «Альфа» за январь составит 34,8 чел. + 1,5 чел. = 36,3 человека.

Пример 4.

ООО «Альфа» рассчитывает среднесписочную численность сотрудников за год исходя из следующих данных.

Сумма среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года составляет: 30,5 + 40 + 32,8 + 35 + 36,3 + 37 + 36,8 + 37 + 37, 2 + 36 + 38,7 + 38 = 435,3 человека.

ССЧ за год равна 435,6 / 12 = 36,3 человека.

Среднесписочная численность сотрудников – один из критериев отнесения компании к субъектам малого или среднего бизнеса.

Фирмы со среднесписочной численностью (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 закона № 209-ФЗ):

• до 15 сотрудников относят к микропредприятиям;

• от 16 до 100 – к малым предприятиям;

• от 101 до 250 — к средним предприятиям.

Для компаний, работающих в легкой промышленности, предельная численность составляет 1 тыс. человек, для фирм, работающих в сфере общественного питания, – 1 500 человек (пп. 2.1, п. 2.2 ч. 1.1 ст. 4 закона № 209-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 22.11.2017 № 1412).

Основная особенность труда инвалидов – квотирование рабочих мест. Квота – это минимальное количество специальных рабочих мест для трудоустройства инвалидов от среднесписочной численности работников. Ее устанавливают субъекты РФ.

Для работодателей, у которых численность сотрудников превышает 100 человек, квота составляет от 2 до 4 процентов от среднесписочной численности работников. Ее могут предусмотреть также для работодателей, у которых трудятся от 35 до 100 человек включительно. Для них размер квоты не может превышать 3 процентов среднесписочной численности работников (п. 1 ст. 13.2 закона РФ № 1032-1).

В среднесписочную численность не включают работников, условия труда которых по результатам спецоценки отнесены к вредным и (или) опасным (п. 4 ст. 13.2 закона РФ № 1032-1).

Для расчета квоты численность работников определяют из среднесписочной численности без учета сотрудников филиалов и представительств, расположенных в других субъектах РФ. На них распространяется квота, установленная в регионе, на территории которого расположен филиал, представительство, исходя из среднесписочной численности их сотрудников (пп. 2, 3 ст. 13.2 закона РФ № 1032-1).

Правила выполнения работодателем квоты утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.03.2022 № 366. Им определено, в частности, что квоту для приема на работу инвалидов работодатель рассчитывает ежегодно до 1 февраля исходя из среднесписочной численности работников за IV квартал предыдущего года. А также то, что квота подлежит пересчету в случае уменьшений среднесписочной численности за прошедший месяц.

Квоту на 2024 год надо рассчитать до 01.02.2024 исходя из среднесписочной численности за 4 квартал 2023 года. Дробное значение округлить до целого в меньшую сторону, значение менее единицы считайте за единицу (п. 2 Правил выполнения квоты).

Отчет о выполнении квоты для приема инвалидов ежемесячно передают в службу занятости через портал Работа России не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца (ст. 53 закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Пример.

Компания «Альфа» осуществляет свою деятельность в Москве. Среднесписочная численность работников составляет 112 человек. В Москве квота при ССЧ более 100 человек составляет 2 процента. Произведем расчет: 112 х 2 % = 2,24 округляем до целого и получаем 2 квотируемых места (ч. 1, 2 ст. 3 Закона города Москвы «О квотировании рабочих мест» от 22.12.2004 № 90).

За неисполнение обязанности по созданию или выделению рабочих мест для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов должностным лицам компании грозит штраф от 5 до 10 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.42 КоАП).