Как рассчитать отпускные в 2023 году

Расчет отпускных производится в следующем порядке:

• рассчитывается продолжительность отдыха работника;
• определяется продолжительность расчетного периода;
• заработок сотрудника;
• средний дневной заработок;
• размер отпускных.

Далее разберем эти шаги подробно.

У большинства сотрудников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Из этого правила есть исключения. Некоторые категории работников имеют право на удлиненный отпуск, например, лица моложе 18 лет могут отдыхать 31 календарный день.

В редких случаях продолжительность отпуска исчисляют в рабочих днях. Например, сотруднику, занятому по срочному трудовому договору сроком до двух месяцев, а также сезонным сотрудникам положен отпуск из расчета два рабочих дня за один месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ).

Очередной отпуск полной продолжительности полагается сотруднику за каждый его рабочий год. Исключение: сезонные работники, которым отпуск предоставляют пропорционально отработанному времени.

При определении продолжительности отдыха неважно, является работник основным или совместителем, трудится в офисе или на дому, полное рабочее время или неполное (ч. 4 ст. 93, ст. 115, ч. 1, 4 ст. 122, ч. 2 ст. 287, ст. 295, ч. 4 ст. 310 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).

В течение календарного года отпуск предоставляют по графику, который обязателен как для работодателя, так и для сотрудника. Некоторым работникам дни отдыха необходимо предоставить в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ).

У нового сотрудника право на отпуск возникает через 6 месяцев работы. Однако стороны могут договориться о том, что отпуск начнется раньше (ст. 122 ТК РФ).

За работником сохраняются все дни ежегодного отпуска, которые не были отгуляны им за прошлые рабочие годы. В этом случае общая продолжительность отпуска увеличивается (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, следует учитывать, что общероссийские и региональные нерабочие праздничные дни не включают в число дней отпуска и не оплачивают (ст. 114, ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Другие обычные праздники включают в отпуск и оплачивают, например, День учителя, который отмечают 5 октября согласно Указу Президента РФ от 03.10.1994 № 1961, поскольку законом не предусмотрено иное.

Если нерабочие праздничные дни выпали на время отпуска, нужно:

• продлить работнику отдых на количество таких дней. Например, сотрудник пошел в отпуск на 14 дней с 05.06.2023, 12 июня – День России, поэтому отпуск нужно продлить на один день. Фактически отпуск составит 15 календарных дней с 05.06.2023 по 19.06.2023 (включительно);
• исключить такие дни из дней отпуска, если стороны согласовали отпуск на определенный период. Например, дни отдыха предоставлены с 05.06.2023 по 18.06.2023. День России — 12 июня — следует исключить из дней отпуска, и продолжительность отпуска составит не 14, а 13 календарных дней.

Выходные дни, перенесенные из-за совпадения с нерабочими праздничными днями, входят в число календарных дней ежегодного отпуска (ч. 3 ст. 14, ст. 115, ч. 1 ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок рассчитывается так (ст. 139 ТК РФ, п. 10 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922): выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3.

При расчете отпускных учитывают, в частности (п. 2 положения № 922):

• заработную плату;
• надбавки и доплаты за профмастерство, выслугу лет, работу с гостайной и так далее;
• районные коэффициенты;
• премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда.

В расчетную базу не включают выплаты социального характера, например, материальную помощь, оплату стоимости питания. А также оплату дней командировки, пособие по временной нетрудоспособности, другие выплаты за неотработанные дни (пп. 3, 5 положения № 922).

Расчетный период для отпуска составляет 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отдыха. Например, если отпуск начинается в июле, то нужно учитывать выплаты, полученные с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего (п. 4 положения № 922).

Расчетный период, который целиком приходится на декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком, надо заменить на 12 месяцев, которые предшествовали месяцу ухода в декрет (п. 6 положения № 922, письмо Минтруда РФ от 25.11.2015 № 14-1/В-972).
За каждый полностью отработанный месяц следует учесть 29,3 дня. Это среднемесячное количество дней (365 дней – 14 праздничных дней в году) / 12 мес.).

Отработанные дни – все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в компании, кроме дней, когда он находился в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам был освобожден от работы (п. 5 положения № 922, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, например, сотрудник находился на больничном, средний дневной заработок рассчитают так: выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 х количество полностью отработанных месяцев + количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью).

Количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью, рассчитывают по формуле: 29,3 / количество календарных дней в этом месяце х количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом же месяце время

Специальный порядок расчета среднедневного заработка установлен для сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях, например, для лиц, заключивших трудовые договоры на срок до двух месяцев либо для выполнения сезонных работ (ст. 291, 295 ТК РФ). В этом случае средний дневной заработок будет исчисляться путем деления суммы фактически начисленной зарплаты на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 положения № 922).

Если в компании (филиале, структурном подразделении) повышают оклады, средний заработок работника должен быть проиндексирован в определенном порядке (п. 16 положения № 922). Как разъяснил Минтруд, корректировка среднего заработка в рассматриваемом случае осуществляется при условии, что тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение повышают всем работникам организации, филиала или структурного подразделения (письмо Минтруда РФ от 12.05.2016 № 14-1/В-447).

Пример 1.

Бухгалтеру Сидорову предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период он отработал полностью, нет времени и доходов, которые не учитываются. За 12 месяцев Сидоров заработал 835 000 рублей.

Средний дневной заработок нужно подсчитать так: 835 000 / 12 / 29,3 = 2 374, 86 руб./дн.

Сумма отпускных бухгалтера Сидорова: 2 374, 86 руб./дн. х 14 дн. = 33 248, 04 рубля.

Пример 2.

Дворник Крошкин уходит в отпуск с 20.06.2023 на 14 календарных дней. За расчетный период с 01.06.2022 по 31.05.2023 ему выплачена зарплата 450 000 рублей, отпускные 34 000 рублей и оплачен больничный 8 257 рублей. Работник был в отпуске 14 дней с 06.07.2022 по 19.07.2022 и болел 7 дней с 08.02.2023 по 14.02.2023.

В расчетном периоде полностью отработаны 10 месяцев — 293 дня (10 мес. x 29,3).

Количество дней для расчета отпускных:

• за июль 2022 — 16,07 дн. (31 дн. — 14 дн.) / 31 дн. x 29,3);
• за февраль 2023 — 21,98 дн. (28 дн. — 7 дн.) / 28 дн. x 29,3).

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде — 331,05 день (293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн.).

База для расчета отпускных — 450 000 рублей. Отпускные и больничные в базу не включаются.

Средний дневной заработок дворника Крошкина составляет:

450 000 руб. / 331,05 дн. = 1 359,31 рубля.

Сумма отпускных: 1 359,31 руб. x 14 дн. = 19 030,34 рубля.

Человеку, который отработал меньше года, количество отработанных дней и базу для расчета отпускных берут со дня приема на работу до первого числа месяца, в котором он идет в отпуск (пп. 4, 10 положения № 922).

При исчислении среднего заработка не учитывают выплаты за периоды, исключаемые из расчетного (п. 5 положения № 922). В остальном отпускные считают как обычно.

Секретарь Парамонова, принятая на работу 01.11.2022, уходит в отпуск с 10.07.2023 на 28 календарных дней. Расчетный период для отпускных со дня приема на работу до первого числа месяца, в котором сотрудница идет в отпуск, — с 01.11.2022 по 30.06.2023.

В расчетном периоде 8 полностью отработанных месяцев. Отработанных дней — 234,4 (8 мес. x 29,3). За этот период начислена зарплата 300 000 рублей.

Средний дневной заработок: 300 000 руб. / 234,4 дн. = 1 279,86 рубля.

Сумма отпускных секретаря Парамоновой составит: 1 279,86 руб. x 28 дн. = 35 836,08 рубля.

Кладовщик Петров ушел в отпуск с 03.05.2023 на 28 календарных дней. Его среднедневной заработок при расчете составил 419 руб./дн.

Средний дневной заработок из МРОТ равен 16 242 руб. / 29,3 дн. = 554,33 руб/дн.

Средний дневной заработок меньше, чем средний дневной заработок из МРОТ (419 руб/дн. < 554,33 руб/дн.).

Сумма отпускных кладовщика Петрова составит: 16 242 руб. / 29,3 дн. x 28 дн. = 15 521,37 рубля.

При увольнении сотрудника ему необходимо выплатить денежную компенсацию за все дни неиспользованного отпуска в размере среднего заработка. Для расчета среднего заработка нужно умножить средний дневной заработок на количество дней неиспользованного отпуска.

Средний дневной заработок для выплаты компенсации рассчитывают в том же порядке, что и средний дневной заработок для оплаты отпуска.

В случае увольнения работника в последний календарный день месяца месяц увольнения включается в расчет среднего заработка, так как он отработан полностью. Если сотрудник уволен не в последний календарный день месяца, то такой месяц в расчете не учитывают (письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1).

Например, если дата увольнения работника приходится на 31.05.2023, то средний дневной заработок для компенсации за неиспользованный отпуск надо рассчитывать за период с 01.06.2022 по 31.05.2023. При увольнении работника 30.05.2023 для расчета надо использовать период с 01.05.2022 по 30.04.2023.

Для расчета количества дней не использованного работником отпуска нужно придерживаться следующих правил.

1. Определить стаж работы, дающий право на отпуск. Отсчет ведется со дня начала работы в компании (письмо Минтруда РФ от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
2. Определить период, за который полагается компенсация. Для этого не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации за неиспользованный отпуск округляются. Излишки, составляющие менее половины месяца, при подсчете не учитываются, а излишки, составляющие не менее половины месяца, принимаются за полный месяц (п. 35 правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Компенсацию выплачивают пропорционально отработанному времени, если стаж, дающий право на отпуск, за рабочий год в организации равен:

• 5,5 месяца (5 месяцев и 14 дней) и менее — при любой причине увольнения (п. 28 правил № 169);
• от 5,5 месяца до 10,5 месяца (10 месяцев и 14 дней и менее) — когда увольнение не связано с особыми обстоятельствами, такими как ликвидация организации, сокращение штата или призыв на военную службу (п. 28 правил № 169).

Компенсацию выплачивают в полном размере за весь год (за 12 месяцев), если стаж, дающий право на отпуск, за рабочий год в компании равен:

• 10,5 месяца (10 месяцев и 15 дней) и более (п. 28 правил № 169, письмо Минтруда РФ от 28.10.2016 № 14-1/В-1074);
• 5,5 месяца (5 месяцев и 15 дней) и более, а увольнение связано с особыми обстоятельствами (п. 28 правил № 169).

По мнению Роструда, правило о полной компенсации распространяется на работников, которые проработали в компании менее года. За второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1).

Полная компенсация отпуска при увольнении полагается работникам, проработавшим у данного работодателя не менее 11 месяцев, как в первом рабочем году, так и в последующие годы (письмо Минтруда РФ от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

3. Определить количество дней отпуска, накопленных работником с начала работы в компании. В общем случае продолжительность основного отпуска равна 28 календарным дням (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). За один полностью отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ). Отметим, что непосредственно для расчетов обычно используется частное 28 дн. / 12 мес. (сайт «Онлайнинспекция.рф», 2021 год). Например, если работник принят в организацию 14.02.2023, а увольняется 04.07.2023, то количество дней отпуска за этот период с учетом округления до целого числа месяцев (4 месяца — с 14 февраля по 13 июня 2023 года и 21 день — с 14 июня по 4 июля 2023 года) составит 11,67 дня (28 дн. / 12 мес. x 5 мес.).

4. Определить количество дней отпуска, использованных работником за все время работы в организации.

5. Определить количество дней не использованного сотрудником отпуска по формуле (письмо Минтруда РФ от 28.10.2016 № 14-1/В-1074): количество дней отпуска с начала работы – количество дней отпуска, использованных за время работы.

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Но если в компании принято решение об округлении до целых дней, то это нужно делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письма Минтруда РФ от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717, Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17). Например, неиспользованный отпуск продолжительностью 9,32 календарных дня надо округлить до 10 дней, а не до 9.