Как рассчитать численность работников

Сотрудники, которые заключили трудовой договор с организацией или индивидуальным предпринимателем, составляют списочную численность (СП) работодателя. Этот показатель очень важен, от его значения зависит возможность применения государственных льгот. Эти сведения часто необходимо отражать в отчетности.

При расчете СП учитывают физических лиц, работающих по трудовым договорам. Не имеет значения, на какой срок заключено соглашение, надо учитывать работников, которые выполняют постоянную, временную, сезонную работу, даже если трудовой договор заключен только на один день.

В списочную численность работников включают также собственников компании, которые получают зарплату в данной организации. В расчет вписывают как фактически работающих, так и отсутствующих по каким-либо причинам сотрудников. Дополнительно в СП организации включают работников в простое, командированных, отпускников, находящихся на больничном и сотрудников на удаленке. Внутренних совместителей учитывают единожды, по месту основной работы.

Не учитываются в списочной численности:

● внешних совместителей;
● исполнителей по договорам ГПХ;
● сотрудников, обучающихся с отрывом от производства;
● граждан, с которым заключили ученические договоры;
● работников, которых перевели в другие организации и за границу без сохранения заработной платы.

Среднесписочная численность сотрудников, работающих по трудовым договорам, необходима для представления сведений в контролирующие органы. Ее указывают:

● в расчете по страховым взносам;
● форме ЕФС-1;
● статистической отчетности, например, П-4.

Эти сведения необходимы для определения, в какой форме сдавать отчеты — в бумажной или электронной. Бизнес обязан подавать налоговые декларации в электронном виде, если среднесписочная численность за предыдущий год превысила 100 человек (п. 3 ст. 80 НК). Исключение – декларации по НДС, которые нужно сдавать в электронном виде независимо от среднесписочной численности.

Для расчета среднесписочной численности персонала сначала необходимо определить списочную численность сотрудников на каждый день. Затем надо сложить среднесписочную численность сотрудников на каждый день и полученную сумму разделить на количество календарных дней периода.

Потом надо рассчитать среднесписочную численность работников с полной занятостью. Для этого необходимо разделить общую численность работников с полной занятостью на количество календарных дней в месяце, включая выходные и праздничные дни

Если в организации работают сотрудники, занятые неполный рабочий день, необходимо отдельно вычислить их среднесписочную численность. В расчеты включают данные пропорционально отработанному времени. Сначала определяют общее количество человеко-дней: отработанное число часов делят на продолжительность полного рабочего дня и полученный результат умножают на количество отработанных дней. Затем определяют среднее число сотрудников: общее число человеко-дней делят на количество рабочих дней в месяце.

Суммирование данных о среднем количестве сотрудников с полным и неполным рабочим временем дает общую среднесписочную численность персонала за период. Для расчета средних значений за более длительный период необходимо просуммировать результаты за каждый месяц данного периода и разделить их на количество месяцев в этом периоде.

Рассмотрим пример расчета среднесписочного числа сотрудников. ООО «Бухгалтерский консалтинг НН» зарегистрировано 05.11.2024, с даты регистрации трудоустроен генеральный директор. Второй сотрудник, с которым подписан трудовой договор, — менеджер по продажам, который трудится с 18 ноября. Оба работают на полных ставках.

Списочная численность сотрудников в ноябре 2024-го за каждый календарный день составила:

● за период с 5 по 16 ноября (13 календарных дней) — 1 сотрудник;
● с 18 по 30 ноября (13 дней) — 2 работника.

Расчет среднесписочной численности за месяц будет следующим: (13 дней х 1 чел. + 13 дней х 2 чел.) / 30 дней = 1,3 человека.

Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим временем за ноябрь 2024 года в рассматриваемой компании равна 1,3 человека.

Вместе СП  бизнесу часто необходимо рассчитывать среднюю численность сотрудников. Этот показатель необходим для анализа возможности перехода на упрощенную систему налогообложения: чтобы начать применять специальный режим, среднее число сотрудников за год не должно превышать 100 человек. Для продолжения применения УСН среднее число сотрудников должно быть меньше 130. Аналогичные правила действуют для патентной системы: ИП вправе работать на патенте, если средняя численность наемного персонала не превышает 15 человек.

Расчет средней численности работников за требуемый период начинается с подсчета СП сотрудников за календарный месяц. Определяют эти показатели по общим правилам. Следующий шаг — подсчет средней численности внешних совместителей. Этот показатель рассчитывается аналогично среднему числу работников, занятых неполный рабочий день. Сначала подсчитывается сумма человеко-дней, которые отработали внешними совместителями. Затем определяется средняя численность внешних совместителей.

Далее считается среднее число физических лиц, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам. Их учитывают за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора. Срок выплаты вознаграждения значения не имеет. При этом в расчет не включают самозанятых, индивидуальных предпринимателей и лиц, с которым заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Финальный шаг — определение средней численности сотрудников за месяц. Для этого суммируют СП сотрудников, внешних совместителей и физлиц на договорах ГПХ.

Продолжая рассмотрение примера расчета средних показателей по персоналу в нашей компании «Бухгалтерский консалтинг НН», приведем пример алгоритма расчета средней численности работников за ноябрь 2024 года.

Организация работает по типовому графику пятидневной рабочей недели. Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. В ноябре 2024 года 21 рабочий день.

В компании работают два внешних совместителя — налоговые консультанты, у которых индивидуальные графики работы. По табелю за ноябрь 2024-го первый совместитель отработал 45 часов, второй – 54 часа. Средняя численность совместителей:

1) (45 часов + 54 часа) / 8 часов = 12,37 человеко-дня;
2) 12,37 человеко-дней / 21 день = 0,59 человека.

В результате средняя численность внешних совместителей составила 0,59 человека.

Продолжаем расчет. Компания нанимала по гражданско-правовым договорам пять аудиторов. Они работали:

1) с 1 по 5 ноября — 1 человек;
2) с 1 по 10 ноября — 2 человека;
3) с 1 по 31 ноября — 2 человека.

СП физлиц на ГПД за ноябрь составила: (1 человек х 5 дней + 2 человека х 10 дней + 2 человека х 30 дней) / 30 дней = 2,83 человека.

Итоговая средняя численность персонала в рассматриваемой компании, с учетом штатных сотрудников: 1,3 человека + 0,59 человека + 2,83 человека = 4,72 человека.